Outlook add-in
Belangrijke informatie zit lang niet altijd in documenten. Afspraken, goedkeuringen en besluiten worden vaak per e-mail vastgelegd. Maar zolang die informatie in een persoonlijke mailbox blijft staan, is deze niet centraal beschikbaar voor collega’s.
Met de Outlook add-in van Like-IT sla je e-mails, bijlagen of beide rechtstreeks vanuit Outlook op in SharePoint. Je kiest zelf de juiste klant, het juiste project of dossier. Zo wordt waardevolle correspondentie onderdeel van de centrale informatiehuishouding van je organisatie.
Wat levert het op?
De add-in verlaagt de drempel om e-mails goed vast te leggen. Medewerkers hoeven informatie niet eerst te downloaden, SharePoint te openen en handmatig naar de juiste map of locatie te navigeren.
Dat levert op:
- Minder handmatige stappen bij het archiveren van e-mails en bijlagen.
- Completere klant-, project- en organisatiedossiers.
- Minder informatie in persoonlijke mailboxen.
- Snellere toegang tot relevante correspondentie voor collega’s.
- Meer duidelijkheid over waar informatie thuishoort.
- Een betere basis voor samenwerking, overdracht en compliance.
Een betere informatiebasis voor Copilot
Copilot kan pas goed ondersteunen wanneer relevante informatie beschikbaar is binnen Microsoft 365 en gebruikers toegang hebben tot de juiste bronnen. Informatie die uitsluitend in persoonlijke mailboxen staat, is minder breed bruikbaar binnen de organisatiecontext. Door belangrijke e-mails en bijlagen op te slaan in SharePoint:
- ontstaat een completer beeld van klanten, projecten en dossiers;
- wordt relevante informatie toegankelijk voor bevoegde collega’s;
- kan Copilot beschikbare informatie beter meenemen bij het zoeken, samenvatten en voorbereiden van werkzaamheden;
- blijven bestaande rollen en toegangsrechten leidend voor wat gebruikers kunnen vinden.
De kwaliteit van de antwoorden van Copilot begint daarmee bij de kwaliteit en inrichting van de onderliggende informatie.
Neem contact met ons op
Veelgestelde vragen
Wat zijn de kosten voor de Outlook add-in?
Hoe werkt de add-in
Open of selecteer in Outlook de e-mail die je wilt opslaan.
2. Open de Like-IT add-in
Start de add-in rechtstreeks vanuit Outlook. Je hoeft hiervoor niet apart naar SharePoint te gaan.
3. Kies wat je wilt opslaan
Bepaal of je alleen de e-mail, alleen de bijlagen of beide wilt opslaan.
4. Selecteer de juiste locatie
Kies de klant, het project, de afdeling of het dossier waarin de informatie thuishoort.
5. Sla de informatie op
De geselecteerde e-mail en bijlagen worden direct op de juiste plek in SharePoint opgeslagen en zijn beschikbaar voor gebruikers met de juiste toegangsrechten.
Hoe verloopt het proces?
1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over dadd-in
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie