Over
DailyDrive
Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan is DailyDrive dé geschikte oplossing om structuur te krijgen in jouw document management systeem. DailyDrive is voor iedereen die grip wilt krijgen op haar DMS. Denk aan accountantskantoren, hogescholen en meer.
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive, dan doorlopen we samen de onderstaande stappen:
1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over DailyDrive
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie DailyDrive
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive middels een pilot, dan zullen wij samen de onderstaande stappen doorlopen. Een pilot bieden wij fixed priced aan.
1. Volledige installatie van DailyDrive op eigen Microsoft 365 tenant
2. Inrichting a.d.h.v. gesprekken en functionele keuzes
3. Koppelingen inrichten
4. Proefdata inladen in dossiers
5. Twee dagdelen een ambassadeurstraining
6. Ondersteuning vanuit Like-IT gedurende de pilot
7. Toepassen van de huisstijl
Met een DailyDrive pilot ervaar je binnen je eigen M365 omgeving onze oplossing. Tijdens de pilot ervaar je enkele voordelen, namelijk: 1) hoe de software werkt binnen je eigen Microsoft 365 omgeving, en 2) alle medewerkers maken kennis met de software wat zorgt voor een betere adoptie. Ook maak je kennis met het team van Like-IT. Wij ondersteunen je gedurende het proces en helpen bij de installatie. Als de pilot succesvol is afgerond, maken wij de omgeving direct beschikbaar voor de gehele organisatie.
Er zijn veel wegen die naar Rome leiden. We gaan op zoek naar wat dat past bij jouw organisatie. Het betreft altijd een project ‘op-maat’, rekening houdende met cultuur en digitaal geletterdheid. Communicatie en kennisoverdracht is ontzettend belangrijk. De communicatie is altijd specifiek en afhankelijk van de cultuur en voorhanden communicatiemiddelen. Voor de overdracht van kennis beschikken wij over onder andere video’s en presentaties. Op deze manier raken je medewerkers sneller vertrouwd met DailyDrive en de nieuwe manier van werken.
Het uiteindelijke doel is om de bestaande data over te zetten in de nieuwe DailyDrive structuur. We verplaatsen de data en zorgen dat deze in de nieuwe structuur komt. Daarmee wordt de toegang tot de data voor de juiste medewerkers gegarandeerd en de beveiliging op orde gebracht. Het migreren van de data doen we met onze eigen slimme tools en ShareGate. Wij brengen de bestaande data in kaart zodat we daarna een inschatting kunnen maken van de tijd die nodig is om de data naar DailyDrive te migreren.
We inventariseren de beschikbare data en stellen een budget op. Voor de inventarisatie hebben we inzicht nodig in de hoeveelheid data, mapping en meta-data.
Voor DailyDrive betaal je een vast bedrag van € 1450 excl. btw. per maand, tot 99 medewerkers. Boven de 99 medewerkers wordt er € 4,50 per medewerker extra in rekening gebracht.
Er zijn natuurlijk verschillende mogelijkheden om digitaal te tekenen. Het voordeel van onze methodiek is dat wij de getekende documenten automatisch terugzetten op de plek waar ze vandaan komen. Scheelt weer een handeling.
We maken gebruik van alle M365 apps. Per functie gebruiken we de ‘best’ passende app. In DailyDrive worden beide gebruikt en ook aan elkaar gerelateerd zodat het voor de gebruiker eenvoudiger wordt. In onze software bepaald ‘het proces’ eigenlijk welke ‘onderliggende’ app wordt toegepast. De gebruiker hoeft niet te kiezen waar en hoe e.e.a. wordt opgeslagen. Dat regelen wij voor je.
Per onderdeel (hub) kunnen we dit aanbieden. Naast gestandaardiseerd en in de huisstijl werken is er nog een bijkomend voordeel te behalen met Meta-data (categories en tags). Deze worden automatisch gekoppeld aan de documenten.
Folders kunnen nog steeds worden toegepast maar onze voorkeur gaat uit naar een inrichting gebaseerd op meta-data. Als je folders wilt toepassen ga dan niet meer dan 1 niveau diep. In de pilot fase richten we vaak beide opties in om de verschillen te laten zien. Onze app ‘File Explorer’ navigeert eigenlijk op en file-share manier. Dit kan de gebruiker zeker in het begin ondersteunen.
Geheel geautomatiseerd vooraf gedefinieerde site aanmaken. Dit kan vanuit een bronsysteem of in DailyDrive. Dit kan ook afgeschermd worden zodat bijvoorbeeld de service desk dit voor haar rekening neemt. We kunnen ook (Excel) lijsten als bron gebruiken en deze provisionen. In veel gevallen gaat het om veel sites (meer dan 500) en dat is voor ons geen enkel probleem.
Alle data wordt opgeslagen in de Microsoft cloud en dat blijft daar staan ook als je stop met je DailyDrive licentie. Wat stopt er;
- De updates zijn niet meer voorhanden,
- Specifieke DailyDrive navigatie vervalt,
- DailyDrive webparts zijn niet meer beschikbaar
- Het aanmaken van site via DailyDrive of wellicht en ERP connector werkt niet meer
Over
DailyApps
Ja, het maakt niet uit of je gebruik maakt van DailyDrive of andere software. Deze apps komen er in feite naast te staan.
Klopt, maar wij maken het mogelijk om via Docubird of via Outlook plug-in de bestanden direct van SharePoint en naar Outlook te kopiëren of vice versa.
Een DailyApp heb je al voor slechts € 995,- per jaar ongeacht het aantal gebruikers.
Over koppelingen
Nee deze worden altijd geprogrammeerd omdat we dan beter kunnen managen en o.b.v. foutcodes achterhalen waar eventueel een fout is ontstaan. Tevens kunnen we deze koppelingen op nemen in onze monitoring zodat e.e.a. pro-actief wordt beheerd.
Een koppeling wordt door ons als SaaS aangeboden. Dus inclusief monitoring, technisch onderhoud .
Met een nieuwe connector wordt je proces gewoon gecontinueerd.
Ja, dat kan zeker. We leggen ook een relatie tussen de site-collecties zodat de meta-data automatisch van beide (klant-project-dossier) wordt toegevoegd aan elke vorm van content.
Wij zijn (nog) niet zover dat wij taken met bronsystem uitwisselen. Dit geeft in veel gevallen synchronisatie problemen.
“Wij gaan in op de voordelen van Microsoft 365 voor jouw organisatie.”
Marcel van Gelderen
sharepoint expert
Heb jij een andere vraag?
Wil jij meer weten over onze oplossingen of Like-IT? Stel dan je vraag aan Marcel tijdens een kennismaking.
Wil jij meer weten over DailyDrive?
Wij vertellen je graag meer over onze unieke oplossing, zodat jij in de toekomst eenvoudig en gestructureerd documenten beheert.