Zo maak jij online meetings efficiënter!
Video call in en video call uit. Vergaderen, vergaderen en nog meer vergaderen. We doen niet anders. Ondanks dat het bijna dagelijkse routine is, klaagt meer dan 75% van ons over de kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid, en of de sfeer tijdens online meetings. Dit is natuurlijk hartstikke vervelend en buitengewoon onnodig. Vraag jezelf daarom eens af: Gebruik jij eigenlijk wel het juiste platform voor jouw online meetings? Lees verder en leer meer over waarom Microsoft Teams het ideale platform is! iBabs
iBabs is een cloud-based board portal dat is ontworpen om directeuren en secretarissen te helpen bij het beheren van bestuursvergaderingen, het verminderen van de tijd die nodig is voor het voorbereiden van vergaderingen, en het vastleggen van alle genomen besluiten. Gebruikers kunnen samenwerken door middel van samenvattingen van vergaderingen, annotaties en stemmingen. Verder hebben gebruikers ook toegang tot documenten vanaf elk apparaat.
Microsoft Teams!
Microsoft Teams is een chat-gebaseerde werkruimte in Office 365 waarmee gebruikers kunnen samenwerken aan documenten, spraak- en videoconferentie gesprekken kunnen voeren, chatlogs kunnen bekijken, en meer. Teams heeft Skype for Business vervangen als de online vergaderoplossing van Microsoft.
Ondersteuning
Beide portals worden ondersteund op het volledige aanbod van platformen. Zo zijn beide meeting portals ondersteund door IOS, Android en Windows apps. Ook zijn ze natuurlijk te gebruiken in de webbrowsers. Op het gebied van support options liggen beide portals dicht bij elkaar. Ibabs heeft ervoor gekozen om video tutorials ter beschikking te stellen aan haar gebruikers. Teams heeft echter ervoor gekozen om Forums te gebruiken om haar gebruikers te informeren en ondersteunen.
Het financiële plaatje
Zo op het eerste oog hebben beide platformen dus veel overeenkomsten. Toch verschillen ze enorm van elkaar en kunnen de verschillen ook cruciaal zijn voor jouw keuze. Het eerste verschil zit hem in de kosten. Ibabs is niet gratis te gebruiken, en een abonnement kost zo’n tientje per maand. Teams is echter wel gratis te gebruiken maar wanneer je er voor kiest om een abonnement af te sluiten ben je voor de helft goedkoper uit, teams kost namelijk 5 euro per maand.
Features of the future
Het grootste verschil tussen de platformen wordt duidelijk wanneer we naar de features kijken. Ibabs heeft 62 features in totaal ter beschikking gesteld tot haar gebruikers. Teams daarin tegen heeft 84 features. Over het algemeen is kwaliteit belangrijker dan kwantiteit, maar Teams is niet alleen kwantitatief sprekender dan Ibabs, maar ook kwalitatief hebben ze de overhand. Teams beschikt over belangrijke features zoals: Activity Dashboard Activity Tracking, Application Integration, CRM integration, Event management, Instant messaging, Multimedia support, Real time notifications en Workflow management. Dit zijn belangrijke features om een online meeting portal optimaal te kunnen gebruiken. Dit zijn features waar Teams wel in voorziet. Met Teams is het mogelijk om multimedia te integreren in jouw meetings, om te chatten met collega’s en om integraties met andere applicaties te hanteren. Ook kun je in Teams evenementen aanmaken en deze managen. Dit maakt plannen overzichtelijker en met de workflow management feature kan je werk efficiëntie optimaliseren. Dit scala aan cruciale en vereiste mogelijkheden worden helaas niet door Ibabs aangeboden. Hierdoor is Teams een veelomvattender en inclusiever, en daardoor een interessanter platform. Kort om op het gebied van functionaliteiten doet Ibabs echt onder aan teams.
Integreren
Op het gebied van integraties kan Ibabs ook nog wel het een of ander leren. Sterker nog, heel veel leren. Het is namelijk niet mogelijk om andere apps te integreren in Ibabs. Azendoo, Intercom, MailClark, Microsoft 365, Orcanos ALM 2.0, Statsbot, SurveyMonkey, Synapse, Wrike en Zoom zijn integraties die in vele recensies als relevant en gewaardeerd worden omschreven. Alle integraties zijn mogelijk met Teams. Helaas is geen van deze integraties te realiseren met Ibabs. Dit houdt in dat wanneer je voor Ibabs kiest je er rekening mee moet houden dat het werk met andere platformen en software niet te combineren is. Je zult dus altijd alle content en data gescheiden moeten houden. Dit kan resulteren in een onoverzichtelijke documenten structuur, wat ten koste kan gaan van jouw werk efficiëntie. Met Teams zal je niet tegen dit probleem aanlopen, omdat hier eenvoudig alle integraties eenvoudig mogelijk zijn gemaakt.
Conclusie waarom Teams beter werkt!
Kortom in de basis is er een grote overeenkomst met Ibabs en Teams. Echter wanneer je maar een geringe hoeveelheid verdieping wenst kom je met Ibabs al niet ver. Interessante features zijn niet te realiseren en integraties zijn helaas niet mogelijk bij de portal. Vanwege deze redenen is Teams een betere optie gezien daar de mogelijkheden en functionaliteiten vele maten uitgebreider zijn.
Teams en Daily Drive
Microsoft zet al enige tijd volop in op Teams als de hub voor teamwork. Het is eigenlijk de centrale toegangspoort tot diverse andere Office 365 applicaties. Heel mooi natuurlijk, maar hoe pas je dit op een efficiënte manier toe in jouw SharePoint portaal? Bij Like-IT hebben wij daar een oplossing voor ontwikkeld. Op iedere site binnen het Daily Drive portaal is een “Create Team” button toegevoegd. Zo kun je met één druk op de knop een team aanmaken. Echter kan dit alleen als jouw account daar het rechtenniveau voor heeft. Het aangemaakte team wordt weergegeven in Teams. Het desbetreffende Team is herkenbaar aan de naam, doordat het Team de naam draagt van de site van waaruit deze werd aangemaakt. Je kunt het aangemaakte Team op twee manieren bereiken, zowel rechtstreeks in Teams als vanuit het portaal. Wanneer het Team is aangemaakt verandert de tekst op de button “Create Team” namelijk in “Go to Team“ button.
Dit biedt veel mogelijkheden, zeker op de vergadersites binnen het door Like-IT ontwikkelde Daily Drive portaal. Zo kun je snel met al je teamleden vergaderen. Dit kan ook ook als niet al jouw teamleden op dezelfde locatie aanwezig zijn. Met Teams ben je dus niet tijd of locatie gebonden. Ook kun je spoed vergaderingen snel met het gehele team organiseren. Teams is geïntegreerd met jouw Outlook-kalender. Dit is handig wanneer je een spoed vergadering moet inplannen. Door de integratie met Outlook kan je namelijk eenvoudig zien wie er allemaal beschikbaar is. Dus, combineer Teams en Daily Drive en verbeter jouw online werkomgeving! Wil jij weten hoe je met Microsoft Teams jouw werk productiviteit kunt verbeteren? Of ben jij geïnteresseerd hoe je via Teams jouw thuiswerksituatie kunt optimaliseren? Lees dan onze vorige blog. Voor meer vragen neem contact met ons op of laat een bericht achter in de comment sectie! Wij bij Like-IT staan continu met elkaar in verbinding via Teams, dit levert zo een hoop grappige momenten op. Wees eens eerlijk, wat was jouw grappigste moment/blunder tijdens een online video call? Laat het ons weten in de reacties.
