Welkom in de wereld van Like-IT
Wat is Daily Drive? Daily Drive is een SaaS-oplossing waardoor het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams enorm eenvoudig wordt gemaakt. Met deze veilige online werkomgeving is samenwerken nog nooit zo efficiënt geweest. Door de overzichtelijke structuur van Daily Drive is het eenvoudig om orde te scheppen in je documenten en kan je alles veilig opslaan en archiveren. Door deze Cloud oplossing hoef jij je dus nooit meer af te vragen waar je je documenten moet opslaan. Daily Drive is net zo makkelijk in gebruik als in onderhoud. Over updates van de software hoef jij je namelijk nooit meer zorgen te maken. Verder kun je met één druk op de knop, eenvoudig zelf nieuwe sites aanmaken waardoor je geen helpdesk meer nodig hebt.
Waarom heb ik het nodig?
Vele gebruikers van Microsoft 365 hebben vast wel eens vragen gehad over de productiviteit, migratie van data, provisioning (het geautomatiseerd aanmaken en updaten van (Site)Templates in SharePoint Online), en document management systemen. Om een software te maken die alle bovenstaande punten voor je regelt is helaas veel tijd en energie nodig. Werken met Microsoft 365 is hetzelfde als SAP zonder goede inrichting. Wanneer de inrichting ontbreekt komt er geen rapportage uit. Dit geldt ook voor Microsoft 365, zonder juiste inrichting geen resultaten. Daily Drive tackelt deze problemen. Daily Drive is namelijk binnen één klik geïnstalleerd en daarom tijdbesparend. In totaal zijn er drie verschillende pakketten die je compleet naar eigen wens kunt indelen en vormgeven. Ongeacht hoe jij jouw Daily Drive aanpast aan jouw organisatie, is ervoor gezorgd dat toekomstige updates blijven werken. Bovendien is Daily Drive eenvoudig in gebruik, gestructureerd en veilig. Wat betekent Daily Drive voor jou? Buiten de eenvoud, structuur en veiligheid die Daily Drive biedt zijn er ook praktische voordelen waar jij van kunt profiteren. Met Daily Drive is het volstrekt eenvoudig om samen te werken in hetzelfde bestand binnen jouw online werkomgeving. Hierdoor wordt samenwerken efficiënter en eenvoudiger. Ook houdt de software bij welke versie je van het geselecteerde document gebleven bent. Met andere woorden, Daily Drive onthoudt alle versies van het document zo kun jij dus eenvoudig terug kijken in de voortgang en geschiedenis van jouw documenten. Ook presenteert Daily Drive duidelijk in welke versie je momenteel aan het werk bent. Zo ben jij nooit meer een document versie kwijt en werk jij altijd met de juiste up-to-date informatie. De bescherming en organisatie van jouw documenten staat ook als een huis met Daily Drive door de verbeterde rechten structuur. Simpelweg kun je vanaf nu alleen maar de documenten zien waar jij recht toe hebt. Dit geldt ook voor anderen, zowel interne als externe gebruikers. Op deze manier blijft de structuur overzichtelijk en beschermd. Tot slot staan we nog een keer stil bij de verbetering van samenwerken die Daily Drive biedt. Dit komt simpel weg door de ondersteuning van samenwerking op projectbasis en tasks forces. Kortom, zowel technisch als praktisch, een hoop voordelen.
De voordelen van Daily Drive
Hier nog een keer op een rijtje wat de voordelen zijn van Daily Drive en waarom jij het moet hebben.
Van hiërarchisch naar matrixorganisatie.
Efficiëntie staat voorop.
Duidelijke structuur en overzicht in documenten.
Veilige rechten structuur.
Samenwerken wordt ondersteund met task forces.
Daily Drive kan aan de hand van jouw persoonlijke wensen aangepast en ingedeeld worden.
Geen technische kennis nodig.
Migratie en adoptie was nog nooit zo eenvoudig, gestructureerd en veilig.
Wij optimaliseren jouw Daily Drive aan de hand van Microsoft updates.
Daily Drive is binnen één klik geïnstalleerd.
Daily Drive Excellent
Het Excellent pakket is het meest inclusieve pakket en uitsluitend als SaaS af te nemen. Voor dit pakket is dan ook meteen gekozen. Binnen het Excellent pakket is het mogelijk om klant specifieke modules in te richten. Heb je jaarlijks vier software updates, die wij automatisch voor je doorvoeren, zodat jij er geen last en omkijken naar hebt. Met het Excellent pakket kun je gemakkelijk gebruik maken van technische support met betrekking op het product Daily Drive. Ook heb je met het Excellent pakket gratis toegang tot onze Support-desk. Dit bespaart overige kosten. Als laatst heb je met het Excellent pakket ook direct toegang tot de Outlook/SharePoint add-in. Het Excellent pakket is het meest complete pakket van Daily Drive en is maandelijks opzegbaar.
Functionaliteiten van Daily Drive Daily Drive is een portaal van waaruit jouw organisatie dagelijkse werkzaamheden verricht. Logischerwijs heeft het Daily Drive portaal dan ook een zakelijk karakter. Toch zijn er ook elementen in het portaal terug te vinden die het geheel een wat modernere/socialere uitstraling geven.
Daily Drive en Teams
Laten we beginnen met de zakelijke kant. Microsoft zet al enige tijd volop in op Teams als dé hub voor teamwork. Het is eigenlijk de centrale toegangspoort tot diverse andere Office 365 applicaties. Heel mooi natuurlijk, maar hoe pas je dit op een efficiënte manier toe in jouw SharePoint portaal? Bij Like-IT hebben wij daar een oplossing voor ontwikkeld. Op iedere site binnen het Daily Drive portaal is een “Create Team” button toegevoegd. Zo kun je met één druk op de knop een team aanmaken. Echter kan dit alleen als jouw account daar het rechtenniveau voor heeft. Het aangemaakte team wordt weergegeven in Teams. Het desbetreffende team is herkenbaar aan de naam, doordat het team de naam draagt van de site van waaruit deze werd aangemaakt. Je kunt het aangemaakte Team op twee manieren bereiken, zowel rechtstreeks in Teams als vanuit het portaal. Wanneer het team is aangemaakt verandert de tekst op de button “Create Team” namelijk in “Go to Team“ button.
Dit biedt veel mogelijkheden, zeker op de vergadersites binnen het door Like-IT ontwikkelde Daily Drive portaal. Zo kun je snel met al je teamleden vergaderen. Dit kan ook als niet al jouw teamleden op dezelfde locatie aanwezig zijn. Met Teams ben je dus niet tijd of locatie gebonden. Ook kun je spoed vergaderingen met het gehele team snel organiseren. Teams is geïntegreerd met jouw Outlook-kalender. Dit is handig wanneer je een spoed vergadering moet inplannen. Door de integratie met Outlook kan je namelijk eenvoudig zien wie er allemaal beschikbaar is.
Document management van Daily Drive
Laten we het nu hebben over de documenten en content die aangehaald worden tijdens vergaderingen. Want je vraagt je ongetwijfeld af: “Hoe zit het met alle bestanden die in de vergadering gedeeld worden via de applicatie Teams?”. Dit is een iets technischer vraagstuk, maar laten we het simpel houden. Het werkt dus als volgt; wanneer een Team wordt aangemaakt dan wordt er automatisch een SharePoint team-site gegenereerd die gekoppeld is aan dit team. Óók worden alle leden samengevoegd in een Office 365 groep. Alle bestanden die in het desbetreffende team zijn aangemaakt, worden op deze site gearchiveerd. Dit is handig omdat je hier versiegeschiedenissen hebt. De bestanden zijn echter helaas niet zichtbaar op de site van waaruit het team is aangemaakt. Gelukkig kun je de bestanden met de “Copy to” functie makkelijk naar de juiste site in het portaal kopiëren.
De andere kant op, van SharePoint naar Teams is natuurlijk ook mogelijk. Hiervoor is een “Publish to Team” functie voor ontwikkeld. Wanneer je het bestand selecteert dat je naar Teams wilt overzetten, klik je op de rechtermuisknop en selecteer je de optie “Publish to Team”. Je bestand wordt vervolgens naar Teams gepubliceerd als een Pdf-bestand. Teams heeft een redelijk informeel karakter. Daarnaast kunnen gebruikers die geen toegang hebben tot het team, niet bij de documenten die binnen het team gedeeld worden. Simpelweg omdat zij geen toegang hebben tot de SharePoint site waar die documenten worden opgeslagen. Een mooie werkwijze binnen Daily Drive is om de finaleversies van documenten vanuit Teams te kopiëren naar de site van waaruit het team is aangemaakt. Zo kan de rest van de organisatie deze ook raadplegen vanuit de Visitor Libraries. Een mooie integratie van Teams in SharePoint Tot zover het ‘zakelijke’ gedeelte. Zoals in de inleiding aangegeven heeft het Daily Drive portaal ook een wat minder strikt zakelijke kant. Zo kun je als admin in het portaal op het dashboard een tweetal extra webparts toevoegen, namelijk de verjaardag- en poll webparts. Dit kan voor meer interactie onder collega’s zorgen, en laten we eerlijk zijn, dit kan geen kwaad met al dat thuiswerken.
Daily Apps
Daily App: Outlook/SharePoint add-in
Vind jij de manier waarop Outlook en SharePoint samenwerken ook onlogisch. Ben jij het zat om altijd maar via je browser documenten te moeten uploaden en downloaden voordat je ze kunt mailen of opslaan? Wij ook! Bij Like-IT vonden we dat de integratie tussen Outlook en SharePoint eenvoudiger, gestructureerder en veiliger kon! Dit is precies één van de redenen waarom we een nieuwe serie Daily Apps uitbrengen. Om soortgelijke problemen of obstakels eenvoudig weg te nemen voor organisaties. Daarom in deze aflevering van Daily Apps de Outlook/SharePoint add-in. Voor slechts 995,- per jaar maakt jouw hele organisatie gebruik van onze Outlook/SharePoint add- in! De SaaS-oplossingen zoals onze Daily Apps zijn compleet geïntegreerd met Microsoft 365, heel voordelig, enorm handig en efficiënt en al met al niet te missen in jouw SharePoint modern omgeving.
Daily App: File Explorer
Met de File Explorer wordt werken nog eenvoudiger, gestructureerder en veiliger gemaakt. De file Explorer zorgt ervoor dat jouw content en documenten overzichtelijker georganiseerd zijn. Deze Daily App biedt het oude vertrouwde folder systeem wat het navigeren door jouw folders en documenten zal doen versnellen en versoepelen. Hierdoor is de adoptie minimaal en bespaar je geld omdat een training om personeel bekend te laten worden met de folderstructuren niet langer meer van toepassing is. Dit zal werken efficiënter maken gezien je minder tijd kwijt bent aan het zoeken van bestanden of opleiden van personeel.
Daily App: Birthday Calendar
Juist in tijden van thuiswerken is het belangrijk om goed in contact te blijven met je collega’s en medewerkers. Ondanks dat dit een voor de hand liggend gegeven is, merken we toch dat afstand tussen medewerkers er langzaam in kan sluipen. Gelukkig zijn er vandaag de dag allerlei mogelijkheden om jouw online werkomgeving socialer te maken. Buiten de gebruikelijke online platformen waarmee we dagelijks in contact staan met onze collega’s hebben wij iets nieuws voor jullie. Een app die het dashboard van jouw intranet socialer maakt. Ik heb het nu natuurlijk over de Daily App: Birthday Calendar van Like-IT. Je verjaardag vieren in tijden van COVID-19 is op zichzelf al een hele uitdaging, en wordt vaak daarom een keertje overgeslagen. Dit is zonde en daarom is het extra belangrijk om jouw collega een mooie dag te wensen op zijn of haar speciale dag!
Daily App: Poll
Om voort te borduren op het creëren van een collegiale en inclusieve sfeer hebben wij een app ontwikkeld die interactie uitlokt onder de werknemers. Deze Daily App legt niet alleen de focus op interactie maar ook op het bieden van een podium voor werknemers waar zij hun stem kunnen laten horen. Met de Daily App: poll van Like-IT kunnen collega’s eenvoudig hun mening geven over verschillende stellingen. Op deze manier kan iedereen zijn steentje bijdragen en weet je direct welke (verschillende) meningen er zijn binnen jouw team over bepaalde stellingen en onderwerpen
Daily App: Find My Colleague
De Daily App: Find My Colleague van Like-IT is een app die eenvoudig het overzicht biedt over alle werknemers van jouw organisatie. Door middel van ingevulde gegenereerde werknemer profielen kun je in één oogopslag naam, foto, functie, contactgegevens en dagelijkse planning van de juiste werknemer zien. Op deze manier weet jij altijd wie je voor je hebt en wie je nodig hebt voor een desbetreffende klus. Het is dus een moderne variant van het oude vertrouwde smoelenboek! In de app kun je je eigen profiel vormgeven en invullen. Op deze manier wordt er een overzichtelijke database aangemaakt van alle werknemers van het bedrijf. Vervolgens wordt deze data intern weergegeven in de Daily App: Find My Colleague van Like-IT, waardoor je altijd je weg kunt vinden naar de juiste collega!
De Daily App: Find My Colleague van Like-IT is een handige manier om mensen met elkaar in verbinding te brengen op de werkvloer en om de bedrijfsstructuur helder te krijgen. Op deze manier wordt samenwerken overzichtelijker en daardoor efficiënter omdat je met onze app sneller op het juiste adres bent. Ook geeft de Daily App: Find My Colleague van Like-IT de agenda weer van de collega in kwestie. Hier kan je dus ook snel registreren wanneer je hem of haar het beste kan bellen.
Daily App: Online Task Manager
Het hebben van een strakke en overzichtelijke planning is iets wat we ons allemaal voornemen maar ergens toch lastig vinden om te maken laat staan er ons aan te houden. Dit merken wij ook en daarom hebben we een geïntegreerde app gemaakt die jou hierbij eenvoudig kan ondersteunen. Met de Daily App: Online Task Manager maak jij eenvoudig een strakke planning waar je duidelijk overzicht mee houdt. Via deze Daily App kun je taken aanmaken op verschillende pagina’s binnen jouw dashboard. Afhankelijk van jouw SharePoint omgeving kun je simpel weg taken toevoegen aan project, meeting en contract pagina’s. Vervolgens worden deze taken dan netjes weergegeven op jouw dashboard. Zo ben jij altijd op de hoogte van wat er per dag gedaan moet worden.
Daily App: Resource Report
De Daily App: Resource Report van Like-IT is een app waar je verbeterd inzicht in de consultancy planning van jouw organisatie mee kunt creëren. Door het verhelderende inzicht in welke consultant welke (on)betaalde uren maakt de komende periode, kun je een realistische schatting van de omzet maken. Daarnaast zorgt het gecreëerde inzicht door deze app er ook voor dat je de capaciteit van jouw consultants maximaal kunt inzetten. Maak geschatte uren declarabel met de Daily App: Resource Report van Like-IT.
Daily App: Filtered Searchbar
Met de Like-IT Daily App: de Filtered Searchbar kun je optimaal zoeken binnen SharePoint. De standaard zoekfunctie van SharePoint is hiermee uitgebreid met de mogelijkheid om jouw zoekopdracht te verfijnen met specifieke eigenschappen van de documenten die je zoekt. Stel, je weet ongeveer de naam van het document dat je zoekt, maar je krijgt steeds een enorme lading zoekresultaten terug. Dat schiet niet op. Gelukkig weet u wel dat het een Pdf-bestand is en dat het ergens vorige maand gecreëerd was. De Filtered Searchbar stelt je in staat om de zoekresultaten te filteren op Pdf-bestanden en creatiedatum, zodat je jouw document sneller kunt vinden.
Ben je geïnteresseerd in Daily Drive of heb je vragen over de verschillende pakketen? Klik dan hier voor het contact formulier. Wil je meer weten en een demo inplannen? Klik dan hier om een afspraak te maken. Wij van Like-IT zijn er van overtuigd dat werken eenvoudiger, gestructureerder en veiliger wordt met Daily Drive.
