Zoeken

Wat absoluut niet mag ontbreken tijdens jouw ShareGate migratie

Toegankelijkheidsweergave

Migraties zijn vaak spannende projecten en aan de hand van de grootte en complexiteit soms ook tijdrovende projecten. Ongeacht dat een migratie voor sommige wellicht als eenvoudig wordt beschouwd, is het een flinke klus waar met een grote hoeveelheid uitzonderingen en complicaties rekening gehouden moet worden. Hoe gaan migraties eigenlijk en hoe zet je zoiets in zijn werk? Een tooling om migraties efficiënt uit te voeren is Share Gate en in deze blog vertellen we je daar graag meer over! Share Gate Share Gate is een goede tooling waarmee migraties efficiënt en compleet uitgevoerd kunnen worden. Ongeacht de capaciteiten en mogelijkheden van Share Gate zijn er natuurlijk scenario's waarbij er nog steeds handwerk vereist is. In gevallen waarbij men bij moet springen, is er vaak spraken van het omzetten van een enorm groot aantal sites die van een oude naar een nieuwe structuur gemigreerd moeten worden. Wanneer dit het geval is, is er dus handwerk en configuratie in Share Gate zelf nodig. Dit kan je vervolgens aanpakken om beter het hele migratieproces te definiëren en dit daarna automatiseren. Maar goed, hoe ziet zo’n migratie van een oude naar een nieuwe situatie er met Share Gate dan uit?

  • Aanmaken van sites in de nieuwe omgeving;

  • Oude omgeving op alleen lezen zetten;

  • Overzetten van data middels Share Gate;

  • Nieuwe omgeving voorzien van toegangsrechten.

Bulkmigraties Indien de omvang van de omgeving behoorlijk groot is dienen een aantal van de hierboven genoemde stappen in bulk uitgevoerd te worden. Dit is nodig om de migratie behapbaar te maken. Het maken van nieuwe sites doen we daarom bijvoorbeeld met onze provisioning engine. Wat houdt dit nu precies in? Simpel, het overzetten van groot aantal bibliotheken en sites kan met behulp van Scripts en onze provisioning engine geoptimaliseerd worden. Om dit goed in werk te zetten kan je gebruik maken van een Excel/csv lijst, om zo ShareGate automatisch aan te sturen. Dit heeft zowel voordelen voor als tijdens en na de migratie. Deze lijsten voeren controle uit op de resultaten en kunnen afwijkingen in data rapporteren. Wanneer er dan incomplete migraties of niet geheel succesvolle migraties voorkomen, kunnen deze opnieuw beoordeeld en hersteld worden. Denk hierbij aan uitgecheckte bestanden, verbindingsproblemen, ongeldige metadata, etc.

Provisioning is het geautomatiseerd aanmaken en updaten van (Site)Template in SharePoint en of SharePoint Online. Het aanmaken, inrichten, updaten en beheren van de behoeften van je organisatie kun je dus volledig onder controle hebben. Provisioning is iets wat ook door Microsoft wordt geadviseerd en zij bieden dit aan middels een platform (PnP), maar daarvoor geldt dat dit niet alle noodzakelijke en relevante opties biedt. Wij bij Like-IT hebben onze Provisioning gebaseerd op PnP en geperfectioneerd voor het uitrollen en updaten van alle mogelijk scenario’s. Je wilt nu eenmaal niet alles met de hand inrichten en zeker niet updaten. Onze Provisioning tool zorgt dat je in controle bent en blijft van je SharePoint (Online) omgeving.

Wanneer de omvang van de migratie dusdanig groot wordt dat het resulteert in een migratie die niet fatsoenlijk uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld in het weekend) zijn er uiteraard ook mogelijkheden. Als eerst kan een groot deel van de migratie in kwestie uitgevoerd worden tijdens operationele uren (primaire migratie). Dit voorwerk zorgt ervoor, dat dan in het weekend een incrementele migratie uitgevoerd kan worden. Deze incrementele migratie is een kleinere variant en duurt aanzienlijk korter. Dit hangt af van de omgeving van de wijzigingen die zijn gedaan tussen de primaire migratie en de incrementele migratie.

Soms gaat een migratie over een enorm aantal dossiers. Wanneer dit het geval is het mogelijk om meerdere instanties van Share Gate te gebruiken. Om dit te kunnen doen is het wel vereist om ook daadwerkelijk meerdere sharegate licenties te hebben. Wanneer je voor deze optie kiest, kan je ook gebruik maken van throttling. Dit is een proces wat Microsoft toepast om de belasting van Office 365 te beperken. Throttling zorgt ervoor dat jij niet tegen performance problemen aan zult lopen tijdens en na je migratie.

Herinrichtingen

In sommige gevallen bevat de nieuwe SharePoint omgeving een andere structuur dan de oude SharePoint omgeving. Denk hierbij aan verplaatsen op basis van bibliotheken naar sites of verplaatsingen op basis van folders\metadata naar een nieuwe structuur in SharePoint. Aan de hand van deze wensen is het mogelijk om deze verwerking in een script te verwerken om dan vervolgens met ShareGate de migratie uit te voeren op deze specifieke datasets. Indien dit handmatig gedaan wordt is het relatief makkelijk om fouten te maken. Dit is dus precisie werk waar wij bij Like- IT je natuurlijk goed bij kunnen helpen.

Like-IT migratie.

Een migratie project bij Like-IT loopt in 4 verschillende stappen! In het volgende stuk leggen we graag het migratie project van Like-IT uit zodat jij weet waar je aan toe bent! 1. Inventarisatie Bij de inventarisatie wordt gekeken naar de huidige omgeving. Hierin staan een aantal vragen centraal. Hoeveel documenten dienen er gemigreerd te worden? Wat is de omvang van deze documenten? Hoe worden deze documenten naar de nieuwe omgeving overgezet? 2. Proefmigratie Op basis van de inventarisatie wordt gezamenlijk met de klant een plan van aanpak gekozen. Alvorens over te gaan tot migratie is het belangrijk om een proefmigratie te doen. Deze proefmigratie wordt gedaan om de definitieve planning op te kunnen stellen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar de doorlooptijd van de migratie, de controle van de migratie naar de nieuwe omgeving en e.v.t. onvoorziene situaties. 3. Planning opstellen Op basis van de proefmigratie en de omvang kan gezamenlijk met de klant een planning gemaakt worden om live te gaan. Afhankelijk van de omvang, de oorsprong en de complexiteit kan de totale doorlooptijd liggen tussen een paar weken of een enkele maanden. 4. Migratie uitvoeren Als de planning is gedaan, dan dienen er stappen ondernomen te worden om de gebruikers en de organisatie te informeren. Daarna kan conform planning de migratie worden uitgevoerd.

Interesse? Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten over Share Gate of migraties. Voor nu is dit hem weer, maar mocht je niet kunnen wachten op één van onze volgende blogs mail ons dan met een onderwerp waar jij meer over zou willen weten. Je kunt ons bereiken via info@like- it.nl . Kijk gerust ook eens bij onze voorgaande blogs.


9 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Dezelfde tijd op een andere locatie? Of een andere tijdstip op dezelfde plaats? Wij gaan uitleggen hoe je mensen kunt helpen naadloos samen te werken in tijd en ruimte. Lees dus snel de handleiding. W