Waarom jouw SharePoint Problemen onnodig zijn!
Om maar gelijk met de deur in huis te vallen, SharePoint kan een echte nachtmerrie zijn. Sommige organisaties en gebruikers ervaren al problemen met en stress van SharePoint in een beginstadium. Dit is natuurlijk vreselijk! Gelukkig zijn er ook gebruikers die positieve ervaringen hebben met SharePoint. Maar als je dan gebruik maakt van SharePoint, welke functionaliteiten heb je dan nodig? In de Cloud kun je alle opties makkelijk aanzetten, maar niet alles heeft toegevoegde waarde voor jouw organisatie. Over het algemeen is de visie over de inrichting van de online werkomgeving iets wat nog niet volledig is uitgewerkt of iets waar nog helemaal niet over nagedacht is. Dit kan vervolgens in de praktijk stress opleveren. Naar onze mening hoef je van SharePoint helemaal geen slapeloze nachten te hebben, je moet alleen de juiste eerste stappen maken. SharePoint van toen Jouw problemen met SharePoint begrijpen wij als geen ander. SharePoint was namelijk en is voor sommige organisaties nog steeds een flinke uitdaging. Dit komt voornamelijk door de vroegere en klassieke omgeving van SharePoint. Vroeger moest men -voor dat je aan de slag kon- eerst de juiste hardware aangeschaft worden. Dit klinkt simpeler dan dat het daadwerkelijk was. Om de geschikte hardware aan te schaffen was er al enig gespecialiseerde kennis nodig op dit gebied. Dan heb ik het nog niet gehad over de daarna opvolgende installatie en de technische inrichting, waarvoor ook een bepaalde skill-set vereist was. Kortom, voor dat alles goed en wel was opgezet en aangeschaft was je voor het aanmeten van een nieuwe SharePoint omgeving al snel een halfjaar kwijt. De volgende stap was de functionele inrichting van de omgeving. Dit is kostbaar, ingewikkeld en het kost veel tijd. Vervolgens komt fase twee, de functionele inrichting van de omgeving. Dit is wederom kostbaar, ingewikkeld en tijdrovend. Vandaag de dag heeft niemand hier nog tijd voor en überhaupt zin in. Gelukkig is deze manier van zaken doen met SharePoint dan ook verleden tijd!
Structureren en beheren In de basis is SharePoint gecreëerd om jouw data goed, gestructureerd en veilig op te slaan. Toch ondervinden vele van ons hier nog problemen mee. Dit is echter te weiden aan de structuur die handmatig is aangebracht aan de SharePoint omgeving. Met andere woorden, SharePoint biedt de mogelijkheid om het goed te doen, we moeten het alleen wel zelf goed gebruiken! Het gevaar zit dus in dat gebruikers een niet efficiënte structuur aanmaken. Wanneer de basis daardoor misloopt, stapelen de problemen vervolgens op. Herken jij jezelf in deze situatie? Dan is hier de oplossing. De eerste stappen in het ‘SharePointproces’ zijn cruciaal voor het succes van een werkomgeving binnen jouw organisatie. Om een goede basis te creëren voor je omgeving, is het aan te raden om alle wensen en behoeftes van de uiteindelijke eindgebruikers goed in overweging te nemen. Vraag jezelf dus goed af waar jouw collega’s gebruik van willen maken. Maak de afweging of alle gewenste functionaliteiten ook daadwerkelijk nodig zijn en kies zo hoe jouw ideale inrichting eruitziet. Focus je dus op de voordelen van SharePoint die van belang zijn voor jouw organisatie.
SharePoint van nu SharePoint vandaag de dag heeft vaarwelgezegd tegen de langdurige aanschaffingsperiode en hoge kosten. Tegenwoordig kan SharePoint snel en koste besparend aangeschaft worden. Wel is aan te raden om SharePoint te laten inrichten met een goede basisstructuur. Dit werpt later zijn vruchten af! Hoe doe je dit nu precies? Ga voor een inrichting die op alle sites hetzelfde werkt. Houd je SharePoint omgeving simpel. Kom je er gaande weg achter dat bepaalde functionaliteiten ontbreken dan zijn deze eenvoudig toe te voegen op een later moment. Door stapsgewijs uit te breiden, blijft jouw SharePoint omgeving altijd overzichtelijk. Wanneer SharePoint overzichtelijk en gestructureerd blijft zal iedereen ook plezierig werken in deze nieuwe omgeving. Dit zal met de juiste sturing vanuit het MT de adoptie versoepelen.
Wil jij meer weten over de voordelen van SharePoint, lees dan onze vorige blog! Heb je vragen over jouw SharePoint omgeving of over Daily Drive neem dan contact met ons op. Graag sluiten wij deze blog af met een vraag? Wat vind jij van onze blogs? Heb je opmerkingen of tips? Laat het ons weten in de reacties!
