Waarom jouw bedrijfsproces niet COVID19-Proof is
Nu we in de inmiddels derde lockdown van het land zitten en een nieuw jaar tegemoet gaan, is het goed om wat perspectief te bieden aan jouw organisatie. Zo worden bedrijven steeds creatiever in hun oplossingen en hoe ze met deze crisis omgaan. Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar dit veel minder soepel bij gaat. Waar komt dit dan door? En hoe kun je dit zelf verbeteren? Wij leggen je in dit artikel uit hoe je dit het best kunt aanvliegen en hoe je jouw bedrijfsproces zo kunt optimaliseren dat er een digitale werkplek ontstaat die COVID19-proof is! Laten we er gelijk induiken. Hoe zorg je ervoor dat jouw bedrijf dan wél bestendig is tegen deze crisis en wat zijn de valkuilen voor organisaties?
De eerste valkuil als organisatie is het gebrek aan een goede interne communicatie. Voor de crisis werd dit waarschijnlijk niet voorop gesteld en was dit geen prioriteit. De crisis heeft ons echter laten zien dat een zwakke interne communicatie voor veel problemen kan zorgen en dat het juist zo belangrijk is om hier goed in te investeren en over de juiste tools te beschikken. Deze tools hoeven overigens niet duur te zijn of veel tijd te kosten. Zolang jouw organisatie het juiste platform met de juiste expertise in handen neemt, zal dit zeker goed komen.
Een tweede valkuil is de chaos rondom de organisatie van documenten. Hoe vaak gebeurt het je wel niet dat je net dat ene bestand nodig hebt maar hem gewoon écht niet kunt vinden. Vaak genoeg, het overkomt de beste van ons. Een betere vraag om te stellen is, wat doe je hieraan en hoe ga je dit voorkomen voor de volgende keer? De eerste stap is een goed werkend document management systeem in huis te hebben. Zo adviseren wij verschillende document types verschillende tags te geven zodat je deze altijd kunt terugvinden.
Een derde valkuil is het gebrek van een goede strategie in je IT-beleid. De IT afdeling wordt vaak geporteerd als de “fix het” afdeling en worden hen gevraagd om veranderingen door te voeren die wellicht niet heel verstandig zijn voor op de lange termijn. Dit komt vaak door druk van bovenaf om iets te implementeren wat wellicht niet rendabel of verstandig is. Dit soort aanpassingen kunnen flinke problemen met zich mee brengen wanneer het neerkomt op je gehele bedrijfsproces. Een goede strategie binnen in je IT-beleid zorgt er ook voor dat je bedrijfsproces op peil zal blijven.
Een van de grootste valkuilen is een data opslag die niet met je organisatie meegroeit. Dit is het geval wanneer er gebruik gemaakt wordt van de “oude manier van werken”. Wanneer niet gewerkt wordt met de cloud of met clouddiensten in het algemeen, is de kans groot dat je server snel vol zal raken. Dit kan beperkingen met zich mee brengen wanneer de organisatie flink aan het groeien is of opeens (door een crisis bijvoorbeeld) heel veel digitaal moet gaan werken. Een oplossing hierin is om na te denken over een clouddienst.
Om samen te vatten zijn er dus zeker een aantal zaken om op te letten voor het verbeteren van jouw bedrijfsproces en het COVID19-proof maken van jouw organisatie. Zou je hier begeleiding bij willen hebben? Plan dan direct een kennismaking met een van onze adviseurs!
