Zoeken

Waarom je zou moeten investeren in SharePoint als Bedrijf Automatisering Tool

De meeste mensen zijn zich bewust van de voordelen van automatisering. Waar het vaak lastig wordt is dat zij zich niet bewust zijn van de type automatiseringen die mogelijk zijn in het bedrijfsproces én hoe dit gerealiseerd kan worden. Bedrijf automatisering in combinatie met SharePoint en de DailyDrive betekent de conversie van handmatige, papier-gebaseerde processen worden omgezet naar een elektrisch systeem die vertragingen, menselijke fouten en variaties omzeilt.


Wanneer we puur kijken naar het optimaliseren van een bedrijfsproces, moeten we beginnen bij het begrijpen van hoe processen vandaag de dag in zijn werking gaan. Om structuur te bieden aan hoe we hier mee moeten omgaan, kunnen we denken aan:

  • Wat zijn de huidige bedrijfsprocessen en waar zitten de knelpunten?

  • Welke rol speelt het proces in de organisatie?

  • Welke systemen worden er gebruikt binnen de organisatie? ( Denk bijvoorbeeld aan SharePoint)

  • Hoe worden successen gemeten?

Een concreet voorbeeld. Je bent deel van een team, denk bijvoorbeeld aan sales management. Je mailt veel heen en weer met klanten en wilt eigenlijk graag één versie van de offerte die wordt opgesteld voor klanten en je wilt dat iedereen binnen jouw team hier toegang tot heeft in plaats van verschillende versies over de mail. Hoe ga je hier mee om? Het gebruik van technologie, in dit geval SharePoint of DailyDrive biedt hier uitkomst. Een project/team site binnen DailyDrive voor het centraal opslaan en delen van één document van een offerte die het hele team samen kan bewerken. Het succes van deze aanpak kun je meten door de productievere aanpak die uiteindelijk tijd zal besparen. Door het makkelijker aanmaken van offertes, heeft het team meer tijd over voor het vinden van potentiële klanten.

Welke staat bevindt zich de organisatie in?

Je moet begrijpen hoe de organisatie momenteel SharePoint gebruikt, maar nog belangrijker hoe de organisatie de dagelijkse activiteiten uitvoert. Wat zijn de processen die momenteel schriftelijk worden uitgevoerd? Hoe worden de verschillende documenten opgeslagen? Hoe worden deze momenteel gearchiveerd? Hoe vind je deze documenten op een snelle en efficiënte manier terug?

Het hebben van een centrale opslag voor samenwerkingen, zodat jij snel en makkelijk documenten kunt vinden en opslaan, is een van de hoofd voordelen van het gebruik van SharePoint en Microsoft 365. Het platform kan uiteraard worden aangepast aan de doelstellingen van het bedrijf om een beter proces, automatisering en workflow te faciliteren. Zo maak je de organisatie efficiënter en kun je volledig op afstand en mobiel te werk gaan.


Wat is het centrale bedrijfsproces?

Als iemand een aanbestedingsbedrijf runt, wat doen ze met de contracten? Hoe worden die contracten opgesteld? Met wie worden deze gegevens gedeeld? Alleen intern, of zijn er ook externen bij betrokken? Dit zijn allemaal cruciale vragen om het bedrijfsproces goed te kunnen begrijpen. Het moment dat dit proces duidelijk is uitgelijnd, kunnen we gaan onderzoeken hoe SharePoint, oftewel de DailyDrive van Like-IT, ingezet kan worden om werknemers op een veilige manier toegang te verlenen tot documenten en verschillende tooling om automatisering en reporten te verbeteren.

Wanneer je overweegt om een bedrijfsproces te optimaliseren, moet je hoofdconcepten als het efficiënt zijn in het vinden van content, bijhouden wat het proces betekent in de zin van relevantie, moet het ge-update, verbeterd of weggedaan worden enz. Het is ook cruciaal om de proces flow bij te houden waar beslissing bevoegde personen bij zijn betrokken.


Met het gebruik van SharePoint, DailyDrive, beschikt het nieuwe proces nu over:

  • Een modern samenwerkingsplatform

  • DMS systeem die veilig werken mogelijk maakt

  • Veiligheid

  • Snel zoeken en vinden van documenten met de file explorer

  • Schaalbaarheid

  • Mobiliteit

Meten van successen

Om even terug te gaan naar het voorbeeld van de contracten, laten we zeggen dan een proces 6 weken duurt van begin tot eind en er is geen centrale opslagplek voor het team. SharePoint en de DailyDrive kan hier vitaal in zijn bij het voorzien van gemakkelijk extern delen. We kunnen de successen delen door de tijd van het extern delen zonder SharePoint te vergelijken met het extern delen binnen SharePoint.


Een ander onderdeel wat makkelijk te tracken is, is het meten van de workflow. Waar iets normaliter langs vijf mensen zou moeten gaan, kun je in SharePoint veel workflow en goedkeuringen inbouwen. Ook kun je makkelijk meningen delen met anderen en zelfs je ROI uitrekenen voor je gebruik van SharePoint en DailyDrive.


Kortom, als je klaar bent om je organisatie en het bedrijfsproces naar het volgende niveau te tillen? Neem dan contact met ons op!




8 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven