Waarom je jouw DMS Oplossing moet integreren binnen Microsoft 365

De meesten van ons kunnen nu werken vanuit waar we ook zijn. Met de juiste tools ben je namelijk niet afhankelijk van de locatie van je werkplek. Samenwerken binnen Microsoft Teams, ondersteunen van organisatie breed communiceren met het gebruik van SharePoint sites en het ondersteunen van proces matige digitalisering met het gebruik van makkelijke applicaties ben je als organisatie al een stap dichterbij het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie.

Het introduceren van Microsoft 365 binnen een organisatie en het grotere traject wat het nodig heeft, kan een echte uitdaging zijn voor je huidige document management strategie. Vooral als je geen idee hebt hoe je dit moet aanpakken. Aan de andere kant, maakt het gemak van het platform, het een perfecte manier voor werknemers om steeds meer documenten te managen binnen Microsoft 365.

In veel organisaties merken ze een groei in verdwaalde documenten, met alle nadelen van dien. Zo hebben werknemers moeite met het vinden van de juiste informatie omdat de data verspreid is over verschillende systemen. Ook worden de kosten omhoog geduwd door de verschillende document repositories. Veiligheid wetgeving moet in elk systeem apart worden ingesteld, wat ook tot veel ellende kan zorgen.

Moet je ingrijpen?

Onvermijdelijk, brengt dit dus de vraag binnen de organisatie of er moet worden ingegrepen of niet. De voordelen zijn duidelijk. Als eerst kan de werkdruk enorm worden verlaagd voor de IT-afdeling. Naast de werkdruk, kunnen software en licentie kosten enorm worden verlaagd. Als laatst, heb je te maken met de gebruikers. Het is essentieel om het voor hun zo consequent en makkelijk mogelijk te maken om de digitale werkplek te gebruiken.

Binnen de IT-wereld was een lokale schijf erg populair, tot 10 jaar geleden. In de praktijk blijkt het echter dat performance en schaalbaarheid problemen ervoor hebben gezorgd dat deze manier van werken toch niet zo optimaal waren voor organisaties. Het digitale tijdperk heeft echter voor nieuwe regels gezorgd. Schaalbaarheid is een must binnen elke organisatie net als het makkelijk kunnen vinden van documenten. Organisaties moeten dus bij hun zelf nagaan of de huidige applicaties genoeg ondersteuning bieden en het digitaal werken niet moeilijker maken.

Waarom je SharePoint Online zou moeten overwegen voor je organisatie

Wanneer je overweegt om één systeem te gebruiken voor al je documenten binnen je organisatie, zijn er een aantal goede redenen waarom je voor SharePoint moet kiezen. SharePoint kun je zien als een digitaal zakmes. Het platform is enorm flexibel en kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van communicatie, samenwerkingen, digitalisering en automatisering. Omdat het een SaaS product is, biedt het ook makkelijk toegang tot belangrijke documenten, wat weer belangrijk is voor de productiviteit en efficiëntie wanneer je op afstand werkt. Ook is opschalen geen enkel probleem. Het integreren van het platform binnen de organisatie vergt echter wel wat wilskracht vanuit de gebruikers en het adoptie team. De veiligheid wordt constant ge-update, deze hoef je bij ons nooit handmatig door te voeren.

Geïntegreerde gebruikerservaringen, op mobiele en desktop toestellen is een groot voordeel als het gaat om gebruikersadoptie en veranderingen binnen een organisatie. Er is namelijk ook een grote kans dat de organisatie al gebruik maakt van SharePoint, maar deze nog niet optimaal is ingesteld. Dit biedt voordelen, gezien je geen geheel nieuw product hoeft te introduceren binnen de organisatie. Het is dus erg duurzaam om SharePoint Online te overwegen als document management systeem.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op!