Vijf kernwaarheden over het beheren van digitale werkplekprogramma’s

Het correct beheren van de digitale werkplek is een uitdaging waar vele organisaties tegen aan lopen. Hoe ga je hiermee om? Voor teams die een digitale werkplekstrategie leveren en deze vervolgens operationeel moeten maken is dit een gigantische drempel op de weg naar innovatie.

Met de reikwijdte van de digitale werkplek breed en niet altijd even duidelijk, evenals het vaak betrekken van meerdere belanghebbenden en het vereisen van aanzienlijke niveaus van verandering, maakt het beheer van de digitale werkplek zeer uitdagend.

Daarnaast is de digitale werkplek een gebied dat nog steeds in opkomst en in ontwikkeling is. Er is mogelijk geen set van gevestigde processen en goede praktijken waarop digitale werkplekteams kunnen putten; het is heel anders dan bijvoorbeeld intranetbeheer, product beheer of IT-services beheer. Dus hoewel elementen hiervan relevant kunnen zijn voor het beheer van digitale werkplekken als bijvoorbeeld Microsoft 365, zullen nieuwe vaardigheden, structuren en governance ongetwijfeld ook nodig zijn om het met succes te laten gebeuren.

We zullen kort toelichten hoe digitale werkplekteams zijn gestructureerd en het beheren van producten binnen de digitale werkplek. Zo zullen we uitleggen hoe het beheer van cloud diensten grootschalige veranderingen kunnen teweegbrengen.

1. Digitale werkplekprogramma’s als DailyDrive vragen om een andere aanpak

Het beheren van een digitale werkplekprogramma is niet eenvoudig en heeft een andere benadering dan sommige andere, meer traditionele gebieden van IT-programma- en projectmanagement. We willen erop wijzen dat het brengen van samenhang en onderlinge verbondenheid naar meerdere systemen moeilijk is vanwege zowel technologische als organisatorische grenzen.

Om een programma voor digitale werkplekken succesvol te laten zijn, moet er meer nadruk komen te liggen op:

1. Gebruikersbehoefte: alles moet draaien om de gebruiker.

2. Structuur en samenhang: een meer samenhangende en vereenvoudigde benadering van inhoud, functionaliteit, messaging en workflow.

3. User-generated risk: gebruikers voorzien van de juiste tools zodat ze geen gebruik hoeven te maken van niet-ondersteunde of risicovolle 'schaduw-IT', dit is heel makkelijk met de implementatie van selfservice d.m.v. de DailyDrive.

4. Organisatorische gereedheid: ervoor zorgen dat verandermanagement, training en ondersteuning allemaal aanwezig zijn om adoptie op schaal en goede gebruikspatronen mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan makkelijke instructievideo’s en technisch support.

2. Programma's voor digitale werkplekken vereisen een correcte strategie

Het succesvol kunnen uitvoeren van een digitaal werkplek programma gebeurt niet zomaar; het vereist steevast veranderingen en een andere benadering van wat eerder is gebeurd. Om van A naar B te komen, is de vorming van een goede digitale werkplekstrategie nodig.

Hoewel we niet in detail gaan over het creëren van een digitale werkplekstrategie, schetsten we de belangrijkste stappen bij het definiëren van een:

1. Ontdekking: inzicht in uw huidige situatie door middel van gebruikers- en stakeholderonderzoek.

2. Diagnose: het identificeren van eventuele trends, problemen en problemen uit uw ontdekkingsfase.

3. Beleid sturen: het definiëren en beschrijven van uw strategische aanpak op hoog niveau.

4. Tactiek en strategisch plan: het uitwerken van de hoofdtactiek en het plan op hoog niveau om de strategie uit te voeren.

5. Doorlopend strategisch bestuur: ervoor zorgen dat er verantwoordelijkheden en processen zijn om ervoor te zorgen dat de strategie een "levend en evoluerend plan" is.

3. Stakeholdermanagement en het creëren van bijbehorende duidelijkheid zijn de sleutel tot succes

De digitale werkplek, of de cloud, is groter dan welke afdeling of functie dan ook. De reikwijdte van de digitale werkplek en het portfolio van applicaties die er deel van uitmaken, gaan verder dan alleen IT en strekken zich ook uit tot HR, marketing, bedrijfsonderdelen en meer.

Om een coherent programma voor digitale werkplekken te creëren, is het daarom belangrijk om buy-in en consensus te krijgen onder een bredere groep belanghebbenden om ervoor te zorgen dat het nodige verandermanagement, governance en gerelateerde inspanningen plaatsvinden om effectief, bedrijf breed digitaal werkplekbeheer te stimuleren.

Hier zal stakeholdermanagement van cruciaal belang zijn. Wij zien goede stakeholdermanagement als een kans voor de digitale werkplek manager om zijn visie te communiceren en het verandermanagementproces te starten vanaf het allereerste moment van de ideeën van mensen.

4. User journeys en super journeys kunnen een belangrijke rol spelen

We willen benadrukken dat IT van oudsher zijn relaties met verschillende belanghebbenden beheert rond de portfolio's van producten die gebruikt worden, zoals klantenservice of HR. Dit kan echter leiden tot een gefragmenteerd beeld van de digitale werkplekervaring.

Een betere aanpak is suggereert dat een "betere aanpak van de digitale werkplek is om te proberen belanghebbenden te verzamelen rond gebruikerstrajecten: een verzameling taken verzameld rond gerelateerde behoeften". Hij noemt het voorbeeld van het boeken van reizen, gezien de gebruikte systemen en zelfs veel voorkomende ervaringen zoals het vragen van een collega die in de buurt om hulp zit. Het nemen van deze meer breedbeeldweergave van wat er daadwerkelijk gebeurt om aan een specifieke gebruikersbehoefte te voldoen, kan helpen om de benodigde verbeteringen te identificeren, waarbij de technologie- of eigendomsbarrières worden overstegen die vaak optreden wanneer belanghebbenden een proces puur door een lens bekijken en alleen gebieden zien waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn.

5. Nieuwe bondgenoten ontstaan

Het beheren van de digitale werkplek is heel anders dan het beheren van een intranet. Iets waar we ook de aandacht op willen vestigen, zijn de verschillende nieuwe belanghebbenden die kunnen voortkomen uit het beheer van digitale werkplekprogramma's - die hij "nieuwe bondgenoten" noemt.

Van oudsher hebben intranet- en portalprojecten de neiging om IT, communicatie, merkteams en senior management samen te brengen. Programma’s als Microsoft 365 en DailyDrive voor digitale werkplekken kunnen ook betrekking hebben op:

1. Inkoopteams: ervoor zorgen dat inkoopprofessionals digitale werkplek governance inbrengen in de belangrijkste inkoopprocessen.

2. HR-functies: hoewel HR vaak betrokken is geweest bij intranetprojecten, is hun betrokkenheid essentieel voor digitale werkplekprogramma's, waarbij HR-systemen worden geïntegreerd die nu vaak in de cloud staan.

3. Vastgoed en faciliteiten: ervoor zorgen dat vergader- en bureauboekingssystemen, evenals elementen van het slimme kantoor, aansluiten bij de digitale werkplek.

4. IT-servicedesks: er zijn aanzienlijke mogelijkheden om interactie met IT-servicedesks in de digitale werkplekervaring te brengen.

5. Klantgerichte gebieden: het is van grote waarde om medewerkers op deze gebieden te ondersteunen via de digitale werkplek.

Heb je na het lezen van deze post vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!