Zoeken

Vijf kern Waarheden over het Managen van Digitale Werkplekken

Bijgewerkt op: 10 mrt.

De digitale werkplek is een hele klus om te managen. Zo heb je niet altijd overzicht over de systemen waar je gebruik van maakt. Hoe kun je dit dan wel realiseren? Dit is een belangrijk vraagstuk voor teams die een digitale werkplek strategie operationeel moeten maken. Omdat de scope van een digitale werkplek zo breed is en niet altijd duidelijk en altijd aan het evalueren is met meerdere betrokken partijen, is het managen van een digitale werkplek erg uitdagend. Wij gaan dit inzichtelijk voor jouw en je organisatie maken.

De digitale werkplek is altijd in ontwikkeling. Zo is er geen standaard manier van vastgestelde processen waar digitale werkplek teams op kunnen bouwen; het is erg verschillend van bijvoorbeeld het managen van een intranet, een product of een IT service, dus zelfs als deze elementen relevant zijn voor digitale werkplek management, nieuwe skills, structuur en governance zijn ongetwijfeld ook nodig om dit succesvol te maken.


1. Digitale Werkplek Programma’s hebben een andere aanpak nodig

Het managen van een digitale werkplek is niet recht door zee en heeft een andere aanpak nodig vergeleken met traditionele gebieden van IT programma en project management. Het aanbrengen van samenhang en verbinding aan verschillende systemen is moeilijk door de technische en organisatorische grenzen. Om een digitaal werkplek programma succesvol te kunnen inzetten, zal er meer nadruk moeten zijn op:

  • Gebruikersbehoefte: alles moet gecentreerd zijn rondom de gebruiker

  • Structuur en samenhang: een meer samenhangende en vereenvoudigde benadering van inhoud, functionaliteit, berichten en workflow.

  • Gebruikers gegenereerde risico: gebruikers voorzien van de juiste tools zodat ze geen gebruik hoeven te maken van ongeautoriseerde of risicovolle IT programma’s.

  • Organisatorische gereedheid: ervoor zorgen dat verandermanagement, training en ondersteuning allemaal aanwezig zijn om acceptatie op schaal en goede gebruikerspatronen mogelijk te maken.

2. Digitale werkplek programma’s hebben een strategie nodig

Het succesvol uitvoeren van een digitaal werkplek programma gebeurt niet zomaar even. Het vergt het uitvoeren van veranderingen en een andere aanpak dan eerst. Van A naar B gaan vergt de formatie van een digitale werkplek strategie.

Voor het creëren van een digitale werkplek strategie zijn er een aantal stappen:

  • Onderzoek: het begrijpen van je huidige situatie door onderzoek bij de gebruikers en de stakeholders.

  • Identificatie: het identificeren van trends en problemen uit de onderzoek fase.

  • Leidend beleid: het definiëren en omschrijven van je strategische aanpak op een hoger niveau.

  • Tactieken en strategisch plan: het uitwerken van de hoofd tactieken en het gevorderde plan om de strategie te kunnen uitvoeren.

  • Constante strategische governance: wees er zeker van dat er verantwoordelijkheden en processen op zijn plaats zijn die de strategie omzetten naar een concreet plan.

3. Stakeholdermanagement en het creëren van duidelijkheid zijn de sleutel tot succes

De digitale werkplek is groter dan welke afdeling of functie dan ook. De breedte van de digitale werkplek en de applicaties die daar deel van uitmaken, gaan verder dan alleen IT. Het strekt zich namelijk ook uit tot HR, marketing en andere bedrijfstakken. Om een samenhangend programma voor digitale werkplekken op te zetten, is het belangrijk om het vertrouwen van een bredere doelgroep te winnen om op een effectieve manier verander management te kunnen realiseren.

Hier is stakeholder management cruciaal gezien dit de manier is om de visie te communiceren en het management proces te veranderen vanaf het begin. Voorbeelden hiervan zijn het vooraf bepalen van de rechtenstructuur in SharePoint zodat de regie direct duidelijk is.


4. User journeys kunnen een belangrijke rol gaan spelen

Voorheen werd IT volledig rondom de producten van verschillende afdelingen gemanaged. Dit leidt echter tot een half beeld van de digitale werkplek ervaring. Een betere manier om de digitale werkplek te managen is om deze rondom de gebruikers journey te realiseren, een collectie van taken verzameld rondom gebruikers behoeftes. Wij hebben dit vanuit onze eigen behoefte ingeregeld, namelijk de klant, net als voor velen andere organisaties. Door koppelingsmogelijkheden en het vergemakkelijken van het proces naar één hoofdproces voor iedereen. Zo blijft het overzichtelijk om te managen en makkelijk te gebruiken.


5. Het ontstaan van nieuwe bondgenoten

Het beheren van de digitale werkplek is heel wat anders dan het beheren van een intranet. Het beheer van digitale werkplekprogramma’s kan leiden tot nieuwe bondgenoten. Traditioneel hebben intranet projecten de neiging om IT, communicatie, merkteams en senior management samen te brengen. Digitale werkplekken kunnen echter ook betrekking hebben op:

  • Inkoopteams: ervoor zorgen dat inkoopprofessionals digitale werkplekbeheer integreren in de belangrijkste inkoopprocessen.

  • HR-functies: hoewel HR vaak betrokken is geweest bij intranetprojecten, is hun betrokkenheid essentieel voor digitale werkplekprogramma’s waar HR-systemen worden geïntegreerd die zich nu vaak in de cloud bevinden.

  • IT-servicedesks: er zijn aanzienlijke kansen om interactie met IT-servicedesks in de digitale werkplekervaring te brengen.

  • Klantgerichte gebieden: het is van grote waarde om medewerkers op deze gebieden te ondersteunen via de digitale werkplek.

Heb je een vraag of wil je meer informatie ontvangen na het lezen van de post? Neem dan contact met ons!




10 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Dezelfde tijd op een andere locatie? Of een andere tijdstip op dezelfde plaats? Wij gaan uitleggen hoe je mensen kunt helpen naadloos samen te werken in tijd en ruimte. Lees dus snel de handleiding. W