Veilig samenwerken met gasten in Microsoft Teams
Als teamlid is het belangrijk dat je goed kunt samen werken met externen in Microsoft Teams. Wanneer je dit doet, is het nóg belangrijker om controle te houden over de toegang tot deze gegevens. Wij delen tien tips om samenwerken veilig te houden in Microsoft Teams.
De voordelen van een veilige samenwerking tussen gasten en werknemers in teams
Wellicht heb je gasttoegang nog niet ingeschakeld in Microsoft Teams. Waarom dan niet? De meeste organisaties hebben namelijk te maken met externen, denk bijvoorbeeld aan leveranciers, klanten of partners. Als je je deze mogelijkheid uit hebt staan, waar moeten deze mensen dan samenwerken? Sturen ze belangrijke gegevens via e-mailbijlagen? In dat geval ben je de controle over je gegevens kwijt op het moment dat er op de verzendknop wordt gedrukt.
Medewerkers zijn erg innovatief en zij zullen dan geheid alternatieve manieren vinden om samen te kunnen werken en hun productiviteit te ondersteunen. Het is erg waarschijnlijk dat deze alternatieve manieren gebruikt worden zonder de goedkeuring van de organisatie. Dit is een serieus risico omdat je niet langer in controle bent over je gegevens.
Door samenwerkingen in Teams mogelijk te maken, kun je beveiligingsrisico’s voor je gegevens minimaliseren.
1. Behoud volledige controle over je gegevens
2. Je gegevens blijven binnen in je organisatie
3. Bepaal wie toegang heeft tot welke informatie
4. De juiste toegangscontroles op de gastenaccounts
5. Toegang van gasten controleren
Top 7 tips om veilig samen te werken met externen in Microsoft Teams
Hier zijn onze top 7 tips over hoe je veilig kunt samenwerken met gasten in Microsoft Teams.
1. Welke domeinen gastuitnodigingen mogelijk maken
Wanneer gasten toegang is ingeschakeld, kun je externen uit elk domein uitnodigen. Sommige organisaties zijn genoodzaakt alleen extern samen te werken in Teams. In dit geval kun je makkelijk mensen uitnodigingen door ze bezoekers rechten te geven vanuit de SharePoint site. Vanuit hier kun je makkelijk een Teams site aanmaken, waar die automatisch de zelfde rechtenstructuur in meeneemt.
2. Wie mag gasten uitnodigen
In de standaard instellingen kan iedereen gasten uitnodigen in de tenant. Andere gastgebruikers kunnen dus ook andere gasten uitnodigen. Dit is misschien te open en kan ook aangepast worden zodat deze rechten beperkender worden. Zo voorkom je dat de rechtenstructuur overhoop komt te staan.
3. Een gast specifiek beleid voor acceptabel gebruik
Externen zijn geen intern personeel en hebben dus ook geen toegang tot het interne beleid. Dit is geen probleem, gezien je een beleid kunt maken voor gasten. Zo kun je een startdatum instellen om het beleid af te dwingen en een beoordelingsperiode. Wijs daarna het beleid voor toegang toe aan alle gastgebruikers die toegang hebben tot de Office 365 omgeving.
4. Aanmeldingsfrequentie van een gast beheren
Gezien je geen controle hebt over de apparaten van gasten of de bescherming op deze apparaten, is het belangrijk om te beperken hoe lang er toegang is voordat er opnieuw aangemeld moet worden. Gebruik een beleid voor voorwaardelijke toegang om aanmeldingsfrequentie voor gastgebruikers te beheren.
5. Beheer van gasttoegang per team door gebruik van gevoeligheidslabel
Wanneer gasttoegang is ingeschakeld in Teams, kunnen alle team eigenaren gasten toevoegen aan de teams. Om dit per team te beheren, kun je gevoeligheidslabels instellen voor groepen en sites. Deze labels beheren externe gasttoegang en je machtigingen voor het delen van SharePoint-sites.
6. Controleer regelmatig de toegang van gasten om te zien of ze nog steeds toegang nodig hebben
Je gasten maken geen deel uit van je interne organisatie, dus het beheren van de levenscyclus van een gast wordt vaak over het hoofd gezien. Wel is dit een enorm belangrijk proces om uit te voeren gezien deze gasten nog steeds toegang kunnen hebben tot bedrijfsinhoud.
7. Verwijder regelmatig de B2B-accounts van inactieve gasten
Een ander belangrijk punt is het tijdig opmerken van een gastaccount in je Teams Site. Zo kun je de toegang tijdig beperken en goed toezicht houden binnen je Teams omgeving.
Heb je vragen of wil je meer informatie ontvangen over hoe je veilig kunt samenwerken met externen in Teams? Neem dan contact met ons op!
