Van hybride werken naar het realiseren van succesvolle samenwerkingen – het nieuwe werken met de DD

Nu dat hybride werken “gewoon” werken geworden is, ligt de uitdaging bij organisaties om de eisen van de werknemers voor flexibiliteit te balanceren met de zakelijke behoeften. Meer dan ooit, vraagt de hedendaagse macro-economische omgeving om een aanpak die de productiviteit maximaliseert en de kosten verlaagt. De digitale plicht van elke organisatie is om geïntegreerde technische oplossingen te bieden, ondersteund door metadata, om werknemers te helpen om beter en slimmer te kunnen werken.

Om deze kans te grijpen, is het belangrijk om de nieuwe patronen van werk te begrijpen die de toekomst vorm geven.

• Hybride werken mogelijk maken: mensen helpen flexibel te kunnen werken door tijd en ruimte, synchroon en asynchroon.

• Implementeren van gezamenlijke ervaringen in de werkstroom: van data tot werkstromingen en business processen, over verschillende rollen en functies binnen de organisatie.

• Creëren van de digitale werknemers ervaring: het verbinden van een verspreide beroepsbevolking, aan elkaar en aan de organisatie.

Toelaten van hybride werken met Teams en DailyDrive

Het afgelopen jaar zijn er meer dan 450 nieuwe features in Microsoft Teams geïmplementeerd om mensen te helpen werken. Van het ondersteunen van hybride vergaderingen met functies als Front Row en AI-ondersteunde camera’s en intelligente sprekers, tot het bieden van dynamische presentaties met tools als Cameo, PowerPoint Live en de Recording Studio.

Zo komen er vanuit Microsoft 365 updates aan voor hun oplossing en automatisch ook in die van ons!

• Excel Live: Naast PowerPoint Live, komt Microsoft ook uit met Excel Live. Zo kunnen deelnemers binnen de Teams meeting gezamenlijk aan een werkblad binnen Excel werken, zonder het vergaderscherm te verlaten. Iedereen in de meeting kan dus inspringen om het werkblad real-time aan te passen. Dit is gebouwd op het nieuwe concept, namelijk Live-Share binnen Microsoft Teams. Na je meeting kun je dan uiteraard de afgesproken taken makkelijk terug vinden op je meeting site binnen de DailyDrive en weet je precies wat er besproken is op die dag en de taken die erbij horen. Ook kunnen de bestanden gedeeld in deze meeting hier worden teruggevonden door iedereen en eventuele aanpassingen worden dan nog steeds real-time bijgehouden in het document.

• Gezamenlijke notities maken het mogelijk voor alle deelnemers in de meeting om te tekenen, te typen en te reageren op content gedeeld in een meeting, door het gebruik van de rijke toolkit van Microsoft WhiteBoard. Een niet veel gebruikte maar erg handige applicatie. Zo biedt het enorm veel flexibiliteit en biedt het de mogelijkheid om iedereen de kans te geven die iets belangrijk vindt toe te voegen. Ook dit document is uiteraard beschikbaar in je documentenbibliotheek binnen de DailyDrive site voor deze vergadering. Mocht je deze meeting met externen houden, kun je het bestand ook op een veilige manier delen doormiddel van de Outlook-add in.

Naast de updates vanuit Microsoft 365 hebben we natuurlijk zelf ook al dingen geïmplementeerd om ons product DailyDrive verder af te stemmen op de medewerker van vandaag! Zo hebben we een aantal zaken geïmplementeerd.

Slimme koppelingen naast je DMS systeem maak je waarschijnlijk ook gebruik van een bronsysteem. Het constant moeten schakelen tussen deze twee systemen kan als inefficiënt worden ervaren. Zo heb je te maken met verschillende locaties waar je je documenten opslaat die relevant zijn voor die ene klant of dat project. Niet alleen de verschillende documenten locaties leidt tot verwarring, maar ook iets heel simpels als de NAW-gegevens. Als je werkt met verschillende systemen, moet je deze gegevens handmatig kopiëren en plakken. Dit verhoogt de foutgevoeligheid enorm en werkt erg inefficiënt. Om dit te omzeilen hebben wij een koppeling ontwikkeld die je bronsysteem koppelt met ons DMS, de DailyDrive.

Bekijk in de onderstaande video hoe dit eruit ziet!

Dossiervorming – uiteraard werken we allemaal met projecten, of dit nou kleine of grote projecten zijn is verder ook niet relevant. Vaak zijn hier ook dossiers aan verbonden, denk bijvoorbeeld boekjaren of projecten binnen de gekozen site. Zo hebben we het mogelijk gemaakt om makkelijk te schakelen tussen de verschillende boekjaren en de bijbehorende documentatie. Ook kun je met dossiervorming makkelijk projecten of boekjaren “sluiten”. Zo heb je je zaken altijd op orde! Bekijk in de onderstaande video hoe wij dossiervorming geïmplementeerd hebben.

Heb je vragen of wil je graag meer weten over de koppelingen of dossiervorming? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!