Zoeken

De ultieme gids voor jouw SharePoint migratie

Bijgewerkt op: 10 okt.

De stap is gezet naar het willen werken met hét DMS systeem van de eeuw, SharePoint Online. Wat is de volgende stap? Wat heb je nodig? In deze gids gaan wij het je uitleggen zodat je probleem over kunt naar de nieuwe omgeving. Dus lees snel verder.

Met meer dan 15 jaar ervaring, zijn wij specialist op het gebied van SharePoint en migraties. Om deze reden begrijpen wij heel goed waar je tegen aan kunt lopen tijdens het migratie proces en hoe moeilijk het eigenlijk is om al je gegevens écht over te zetten. Zo is dit proces enorm foutgevoelig , fouten die met de juiste aanpak makkelijk vermeden kunnen worden. Daarom is het extra belangrijk om dit op de juiste manier uit te voeren. Je wilt immers niet nog langer wachten met het werken in de nieuwe omgeving. Deze zaken en meer gaan wij je uitleggen in deze post.


Waarom is een data migratie belangrijk?

Voer een data inventarisatie uit

Onderzoek je herstelproces

 

Waarom is een data migratie belangrijk?

Onze data is verspreid. Zo is het vaak opgeslagen op verschillende schijven en is er geen centrale plek voor al je data. Echter is data zo veel meer waard wanneer dit opgeslagen staat op dezelfde plek. Door de data migratie uit te voeren zorg je ervoor dat je organisatie agile aan de slag kan gaan en niet gebonden is aan één locatie of platform. Deze flexibiliteit is erg belangrijk. Onze data moet makkelijk met ons mee kunnen, gezien de behoeftes van een organisatie altijd veranderen. Het juist inventariseren en meenemen van deze data is dus erg belangrijk.


Naast de flexibiliteit die een cloud platform biedt, is het ook erg kosten efficiënt. Je data naar de cloud kan je helpen om geld te besparen op de hardware en op de arbeidskosten. Wel moet je je data dus op de cloud kunnen krijgen en dit lukt niet altijd even makkelijk. Het gebruik van een data migratie tool of een externe partij kan hier uitkomst bieden.


Ook zorgt het migreren van je data naar een centrale locatie ervoor dat er beter samengewerkt kan worden en zo de productiviteit van verschillende afdelingen verbetert. Zo weet iedereen altijd waar welke data staat en zijn de werknemers op de hoogte van wat er speelt binnen in de organisatie.


Voer een data inventarisatie uit


Het is onmogelijk om je data veilig en compleet te migreren als je niet weet waar alles staat en hoe het geformatteerd is. Voer een complete inventarisatie uit van al je data in al je systemen. Houd rekening met opslaglocaties, type data en het formaat van de data. Dit geldt voor zowel de opslag locatie als de target locatie. Begrijp hoe veel data er uit de bron locatie getrokken wordt en hoe deze data er dan uitziet.


Naast het type data en de grootte, moet je er ook voor zorgen dat de data compleet is. Voer een audit uit op de beschikbare data zodat je zeker weet dat wat je in huis hebt ook nog relevant is. Verder is het belangrijk om bewust te zijn van de impact van de data op bestaande bedrijfsprocessen. Een complete data migratie strategie zorgt ervoor dat problemen voorkomen worden.


Tijdens de planning, is het ook belangrijk om veiligheid plannen in kaart te hebben voor de data. Data die beschermd moet worden zou dit door het hele proces moeten hebben. Vraagstukken die hier belangrijk zijn, zijn o.a.:

  • Hoe zorg je voor een veilige data migratie?

  • Hoe zorg je voor veilige toegang op de omgeving?

  • Rollen en rechten die nodig zijn voor de migratie

  • Protocollen voor het gebruik van email en cloud locaties

Er zijn verschillende voorbeelden van bronlocaties, denk bijvoorbeeld aan:

  • Google Drive

  • FileShare

  • Dropbox

Andere voorbeelden zijn Exact en Salesforce. Dit zijn in principe geen DMS systemen en zijn daarom dus ook niet bedoeld om je documenten op op te slaan. Óók dit kan naar de cloud gezet worden. Lees daar hier meer over.


Bepaal en ontwerp je migratie

De ontwerp fase is waar organisaties bepalen wat voor soort type migratie ze gaan uitvoeren. Dit houdt ook in dat zij de technische plattegrond van de migratie in kaart brengen en het gedetailleerde proces. Hier hoort een duidelijke migratie methodiek natuurlijk ook bij. De meeste organisaties die deze diensten bieden hebben een eigen methodiek, zo wij ook. Wat de methodiek ook is zorg er in ieder geval voor dat je hier genoeg inzicht over hebt en weet wat er per stap precies gedaan wordt.


Afhankelijk van het ontwerp, de data die gemigreerd moet worden en de doel locatie, kun je beginnen bij het definiëren van deadlines en mogelijke project complicaties. Aan het eind van deze stap, zou het hele project gedocumenteerd moeten worden.


Onderzoek je herstelproces

Data verliezen is een enorme stap achteruit en kan voor serieuze problemen zorgen binnen de organisatie. Voor dat je begint met het migratie proces en je data wilt verplaatsen, moet je er zeker van zijn dat je complete en recente back-ups hebt van je data. Ook wil je een validatie plan ter plekke hebben om te bevestigen dat je data migratie proces succesvol is verlopen.


Stimuleer organisatie adoptie

Overgaan naar de cloud is natuurlijk geweldig. Een centrale locatie voor de documenten, makkelijke samenwerkingen, een beveiligde omgeving, echter moeten de gebruikers er ook actief gebruik van maken. Zorg er dus voor dat senior bedrijfsleiders achter het migratie project staan en het team de benodigde middelen biedt om dit succesvol te laten verlopen. Zorg er dus voor, dat voordat je begint met migreren er zeker van bent dat het project in scope is met de organisatie prioriteiten. Er realistische verwachtingsmanagement wordt uitgevoerd en gebruikers ook goed begeleid worden in het proces.


Zo nu je weet hoe je data migratie moet aanvliegen, vraag je je waarschijnlijk af wat de eerste stap is. Het moment dat je besluit om over te stappen naar de cloud, heb je de eerste stap al gezet. Data migratie is dus eigenlijk de tweede stap. Het is echter wel één van de belangrijkste stappen die gezet moeten worden, zorg er dus voor dat je dit traject aangaat met een partij die hier veel ervaring en verstand van heeft. Zorg dat je de juiste vragen stelt en genoeg transparantie op het proces hebt. Doe zelf ook onderzoek naar je data, jij kent jouw data uiteindelijk het best!


Heb je hier vragen over en wil je dit met een onafhankelijke partij bespreken? Dan kun je gerust bij ons terecht. Wij delen onze expertise graag! Mocht je dit willen kun je contact met ons opnemen.




19 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Dezelfde tijd op een andere locatie? Of een andere tijdstip op dezelfde plaats? Wij gaan uitleggen hoe je mensen kunt helpen naadloos samen te werken in tijd en ruimte. Lees dus snel de handleiding. W