Tips & Tricks om jouw online werkomgeving te verbeteren!
In een vorige blog vertelden we je alles over Daily Drive en de verschillende modules van ons product. Vandaag vertellen je graag wat tips & tricks voor Daily Drive die jouw werkomgeving nog meer zullen verbeteren. Daily Drive is een portaal van waaruit jouw organisatie dagelijkse werkzaamheden verricht. Logischerwijs heeft het Daily Drive portaal dan ook een zakelijk karakter. Maar toch zijn er ook elementen in het portaal terug te vinden die het geheel een wat modernere/ socialere uitstraling geven. Daily Drive en Teams
Laten we beginnen met de zakelijke kant. Microsoft zet al enige tijd volop in op Teams als dé hub voor teamwork. Het is eigenlijk de centrale toegangspoort tot diverse andere Office 365 applicaties. Heel mooi natuurlijk, maar hoe pas je dit op een efficiënte manier toe in jouw SharePoint portaal? Bij Like-IT hebben wij daar een oplossing voor ontwikkeld. Op iedere site binnen het Daily Drive portaal is een “Create Team” button toegevoegd. Zo kun je met één druk op de knop een team aanmaken. Echter kan dit alleen als jouw account daar het rechtenniveau voor heeft. Het aangemaakte team wordt weergegeven in Teams. Het desbetreffende team is herkenbaar aan de naam, doordat het team de naam draagt van de site van waaruit deze werd aangemaakt. Je kunt het aangemaakte Team op twee manieren bereiken, zowel rechtstreeks in Teams als vanuit het portaal. Wanneer het team is aangemaakt verandert de tekst op de button “Create Team” namelijk in “Go to Team“ button.
Dit biedt veel mogelijkheden, zeker op de vergadersites binnen het door Like-IT ontwikkelde Daily Drive portaal. Zo kun je snel met al je teamleden vergaderen. Dit kan ook ook als niet al jouw teamleden op dezelfde locatie aanwezig zijn. Met Teams ben je dus niet tijd of locatie gebonden. Ook kun je spoedvergaderingen snel met het gehele team organiseren. Teams is geïntegreerd met jouw Outlook-kalender. Dit is handig wanneer je een spoedvergadering moet inplannen. Door de integratie met Outlook kan je namelijk eenvoudig zien wie er allemaal beschikbaar is.
Document management van Daily Drive
Laten we het nu hebben over de documenten en content die aangehaald worden tijdens vergaderingen. Want je vraagt je ongetwijfeld af: “Hoe zit het met alle bestanden die in de vergadering gedeeld worden via de applicatie Teams?”. Dit is een iets technischer vraagstuk, maar laten we het simpel houden. Het werkt dus als volgt; wanneer een Team wordt aangemaakt dan wordt er automatisch een SharePoint team-site gegenereerd die gekoppeld is aan dit team. Ook worden alle leden samengevoegd in een Office 365 groep. Alle bestanden die in het desbetreffende team zijn aangemaakt worden op deze site gearchiveerd. Dit is handig omdat je hier versiegeschiedenissen hebt etc., maar de bestanden zijn dan helaas niet zichtbaar op de site van waaruit het team is aangemaakt. Gelukkig kun je de bestanden met de “Copy to” functie makkelijk naar de juiste site in het portaal kopiëren. De andere kant op, van SharePoint naar Teams is natuurlijk ook mogelijk. Hiervoor is een “Publish to Team” functie voor ontwikkeld. Wanneer je het bestand selecteert dat je naar Teams wilt overzetten, dan klik je op de rechtermuisknop en selecteer je de optie “Publish to Team”, je bestand wordt vervolgens naar Teams gepubliceerd als een Pdf-bestand.
Teams heeft een redelijk informeel karakter. Daarnaast kunnen gebruikers die geen toegang hebben tot het team, niet bij de documenten die binnen het team gedeeld worden. Simpelweg, omdat zij geen toegang hebben tot de SharePoint site waar die documenten worden opgeslagen. Een mooie werkwijze binnen Daily Drive is om de eindversies van documenten vanuit Teams te kopiëren naar de site van waaruit het team is aangemaakt. Zo kan de rest van de organisatie deze ook raadplegen vanuit de bzoekersbibliotheek. Een mooie integratie van Teams in SharePoint.
Tot zover het ‘zakelijke’ gedeelte. Zoals in de inleiding aangegeven heeft het Daily Drive portaal ook een wat minder strikt zakelijke kant. Zo kun je als beheerder in het portaal op het Dashboard een tweetal extra webparts toevoegen, namelijk de Verjaardag- en Poll webparts. Dit kan voor meer interactie onder collega’s zorgen, en laten we eerlijk zijn. Dit kan geen kwaad met al dat thuiswerken.
Verjaardagen
De verjaardag-webpart toont, zoals de naam al zegt, de verjaardagen van gebruikers binnen de organisatie. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van wanneer jouw collega’s jarig zijn. Je kan de verjaardag-webpart zelf inrichten. Je kan dus zelf aangeven vanaf hoe ver van te voren je wil dat de verjaardagen getoond worden. Kleine sidenote, het is wel van belang dat de gebruikers de datum van hun verjaardag opnemen in hun Delve profiel.
Poll
Even inspiratieloos omdat je als personeelsvereniging niet meer weet waar het jaarlijkse uitje nu weer heen moet? Is er discussie over het thema voor het bedrijfsfeest? Niet zeker of de koffie wel in de smaak valt? Of merk jij dat er een andere discussie te rondte gaat op werk? Bij dit soort informele vraagstukken kan de Poll webpart helpen. Voeg als beheerder een poll webpart in, vul een stelling of vraag in en creëer een aantal antwoordmogelijkheden. Zodra gebruikers de poll invullen wordt in percentages getoond voor welke opties zijn gekozen. Op deze manier kan je op een speelse en leuke manier samen events plannen en beslissingen maken op werk.
Smoelenboek
Daily Drive biedt ook het algemeen bekende smoelenboek aan. Het smoelenboek hoort bij de Departments (afdelingen) module in Daily Drive. Dit is handig voor nieuwe werknemers om zo hun collega’s te leren kennen. Of voor jou wanneer je naar een afdeling maar je niemand kent? Het smoelenboek kan je als beheerder dusdanig invullen dat ook externe zichtbaar zijn. Zo kunnen collega’s makkelijk bijvoorbeeld klanten opzoeken. In het smoelenboek kan je simpelweg op naam zoeken, maar je kunt ook zoeken door op functie te filteren.
Zoals eerder gezegd behoort het smoelenboek tot de module Departments, het is daarom handig om de link naar het smoelenboek op te nemen op het Dashboard bij de organisatie tegels. Zo is deze snel bereikbaar voor iedere gebruiker. Ben jij nieuwsgierig geworden naar Daily Drive of wil jij meer weten over ons product? Neem dan contact met ons op! Kijk ook eens naar onze andere blogs, wie weet vind je daar de informatie die je zoekt. Bij Like-IT staat de klant voorop. Daarom willen we je graag de volgende vraag stellen. Wat zou jij een interessante feature vinden die wij aan Daily Drive toe zouden moeten voegen? Laat het ons weten in de reacties of neem contact met ons op.
