SharePoint als SaaS: Dé online werkomgeving voor het verbeteren van je document management

Documenten en dossiers vormen het centrale punt van elk bedrijfsproces. De content van je bedrijf blijft groeien, is je software hier ook op voorbereid of heb je hier nog geen rekening mee gehouden? Een DMS biedt rust en structuur in je digitale werkomgeving en met SharePoint als SaaS oplossing biedt je jouw organisatie de juiste middelen voor het opslaan, beheren en delen van je data op een veilige manier. Laten we er samen in duiken!

Laten we beginnen bij de basis, de documenten. Als je nou digitaal werkt, op afstand of op kantoor je hebt altijd te maken met het beheren van documenten. Dit is van toepassing voor mensen die binnen de zelfde organisatie werken en ook voor de externen waar je mee samenwerkt. Hoe ga je om met documenten in je digitale werkomgeving?

Teams bestanden delen met externe gebruikers

Met de documenten als basis heb je veel applicaties in het digitale landschap waar je documenten kunt delen. Stel dat je een Teams meeting hebt met mensen buiten om je organisatie en er zijn belangrijke documenten van toepassing. Wat is dan de juiste manier om bestanden te kunnen delen met externe gebruikers? Je kunt natuurlijk de documentatie direct uploaden in de chat van je teams site. Zo loop je echter wel wat risico’s, denk aan het niet snel kunnen terug vinden van de documenten, je hebt te maken met verschillende versies en je loopt het risico dat iedereen toegang heeft tot deze documenten. Wat is dan de juiste toenadering? Heel simpel, door de Teams site te koppelen aan je SharePoint site. Zo kun je de documenten terug vinden op de project site met de juiste rechten indeling. Zo kan iedereen bij de juiste bestanden en blijft het overzichtelijk en kun je de teams chat gebruiken voor het stellen van vragen onderling en blijft het DMS beheer op SharePoint.

Veilig digitaal Ondertekenen

Naast het beheren van “gewone” documentatie kun je natuurlijk ook te maken hebben met contracten die ondertekend moeten worden. Dit kun je natuurlijk fysiek doen door al dat papierwerk uit te printen en heen en weer te rijden, maar je kunt dit ook digitaal realiseren. Zo bespaar je en papier en reistijd. Hoe dit gerealiseerd kan worden? Contracten kunnen binnen SharePoint (DailyDrive) digitaal ondertekend worden. Met de integratie met ValidSign zorg je ervoor dat de documenten direct juridisch correct zijn en archiveer je de contracten direct op de juiste manier.

Zoeken en vinden van documenten

Digitaal opslaan en archiveren is natuurlijk leuk, maar als je organisatie al wat groter is vraag je je natuurlijk af hoe je deze documenten dan kunt zoeken en terugvinden. Zo kan het soms heel lastig zijn om bepaalde content terug te vinden in je digitale werkomgeving. Dit is vaak afkomstig van een grote hoeveelheid aan content en een slechte archivering. Het moment dat je dit goed geregeld hebt vind je in een nom van tijd je documenten terug. Dit bevordert de efficiëntie van het bedrijf en je productiviteit. In de DailyDrive maken we gebruik van de File Search waar je documenten snel kunt terug vinden. Je kunt de documenten terug vinden op verschillende soorten metadata, denk bijvoorbeeld aan het zoeken op tags, het zoeken op publicatie datum, op auteur en zelfs op bestandstype!

Besparen van Opslag

Bestanden en documenten kunnen soms enorm veel opslag in beslag nemen. Denk bijvoorbeeld aan video’s, Pdf’s, contracten, dit zijn allemaal bestanden met een grote bestandsgrootte en nemen dus enorm veel opslag in beslag op je lokale computer schijf. Als je de documenten op een cloud omgeving opslaat, bespaar je dus de lokale opslag. De cloud opslag is zo flexibel dat die makkelijk mee groeit met de groei van de organisatie. Zo kun je makkelijk documenten opslaan op de omgeving en hoef je je geen zorgen te maken over de opslag van je computer. Want hoe groter de bestanden, hoe sneller de computer opslag vol raakt en hoe trager je computer wordt.

Disaster Recovery

Een ander voordeel van het digitaal beheren van je documenten in de DailyDrive is disaster recovery. Stel je werkt samen met een collega of een externe aan een document en deze persoon heeft per ongeluk een wijziging doorgevoerd. Kun je dan terug naar het oorspronkelijke document? In DailyDrive maken we gebruik van versiebeheer. Dit biedt de mogelijkheid om wijzigingen bij te houden en altijd terug te kunnen keren naar het originele document. Ook kun je zien wie deze wijzigingen heeft doorgevoerd en zo nodig de aanpassingen aanbrengen of het document herstellen. Geen paniek meer dus!

Correct Rechtenbeheer

Documenten digitaal opslaan brengt natuurlijk de nodige risico’s met je mee. Zo hebben meerdere personen toegang tot deze documenten, wellicht ook personen die deze documenten helemaal niet horen te zien. Hoe zorg je er dan voor dat alleen de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten? Dit kun je inregelen door de juiste rechten toe te wijzen in SharePoint. In SharePoint zelf gaat dit wat lastiger, hier heb je wel wat IT-kennis voor nodig. In DailyDrive kun je dit makkelijk realiseren door middel van de verschillende documenten bibliotheken en het makkelijk toevoegen van personen aan deze verschillende bibliotheken. Zo zorg je er voor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot bepaalde documenten en waarborg je veiligheid binnen je organisatie.

Verbetering van interne bedrijfsprocessen

Het gevolg van je documenten in SharePoint opslaan en werken in de digitale werkomgeving, is de enorme verbetering van het interne bedrijfsproces. Door de eerder genoemde simpele handelingen als het sneller kunnen terug vinden van documenten, het makkelijk delen met anderen en het makkelijk samenwerken met verschillende partijen, zorgt er eigenlijk al voor dat je je bedrijfsproces verbeterd. Mocht je hier geïnteresseerd in zijn, neem dan contact met ons op om je eigen ROI te berekenen.

Zijn er ook nadelen aan verbonden aan het gebruiken van SharePoint als je DMS?

Na de genoemde voordelen ben je wellicht ook benieuwd of er nadelen verbonden zijn aan het gebruiken van SharePoint als DMS. In de “normale” SharePoint omgeving zijn er wel een aantal risico’s waar je op moet letten. SharePoint heeft in de basis veel geregeld rondom Document Management. De voorwaarde is wel dat dit op de juiste manier is ingeregeld. Denk bijvoorbeeld aan compliance. De digitale werkomgeving zorgt ervoor dat je moet denken aan je compliance beleid op een andere manier. Als je geen extra handelingen hebt ingeregeld loop je het risico dat dit niet goed gaat.

Integratie met andere applicaties

SharePoint in de basis kan veel, maar we snappen natuurlijk dat je wellicht een bronsysteem hebt waar al je data zich bevindt. Een bronsysteem kan bijvoorbeeld Simplicate zijn, SalesForce, Exact etc. Allemaal bronsystemen die je kunt gebruiken voor het beheren van je data. Deze systemen kun je gelukkig ook koppelen aan je SharePoint omgeving en makkelijke integratie met de DailyDrive. Zo kunnen we makkelijk de gegevens van je bronsysteem overnemen naar een project site in SharePoint. De DailyDrive neemt direct de juiste rechtenstructuur en de inhoud van je bronsysteem over. In de basis is SharePoint dus heel makkelijk te integreren met verschillende applicaties. Buiten externe applicaties kun je de SharePoint site natuurlijk ook integreren met de verschillende applicaties binnen Microsoft 365, zoals Word, Teams, Outlook en OneNote. Allemaal applicaties die makkelijk met SharePoint te zijn integreren.

Kortgezegd, als DMS is SharePoint meer dan uiterst geschikt. Zo kun je makkelijk documenten op een veilige manier documenten delen met externe gebruikers en makkelijk onderling samenwerken. Een DMS in de cloud zorgt voor besparing van opslag op je lokale schijf en voor een gestructureerde archivering van je documenten. Ook zorg je voor compliance door de juiste rechten structuur te bieden binnen de project site en ervoor te zorgen dat alleen de juiste personen toegang hebben tot bepaalde documentatie.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact met ons op voor meer info of plan direct een vrijblijvende kennismaking in met een van onze adviseurs!