Redenen om DMS te adopteren als Startups en de Voordelen voor Werknemers

Met de drukte waar startups mee te kampen hebben, zoals het uitvoeren van een vloerplan, het ontwikkelen van hun product, groeien, staat document management niet echt op de prioriteiten lijst. Dit is vooral omdat organisaties nog lerende zijn terwijl ze aan het groeien zijn. Een cloud opslag kiezen die daarom is afgestemd op het managen van documenten van werknemers, zal het zo veel makkelijker maken voor jou en je team leden. De juiste cloud opslag oplossing kan een positieve impact hebben op je startup en de ruimte bieden om te focussen op wat nou eigenlijk echt belangrijk is, maar deze oplossing vinden is érg lastig.

Een centrale locatie

Iedereen heeft wel eens bestand uit het oog verloren, of nog erger een heel document kwijt geraakt in een reeks aan mailtjes en slecht gemanagede oplossingen. Een opsomming van chaos dus. Dit is te voorkomen door het gebruik van een document management systeem, vooral een die toegankelijk is vanaf het web met het beheer van verschillende versies, metadata en gelinkte bestanden. Om daaraan toe te voegen biedt een DMS de mogelijkheid om verschillende rechten toe te wijzen aan individuen of aan teams. Op deze manier, heb je volledige controle over de flow van je documentatie.

Op een veilige manier documentatie delen

Security is een prioriteit voor elke organisatie. Startups die nieuwe concepten aan het ontwikkelen zijn, kunnen het zich niet veroorloven om hun intellectueel eigendom te laten ondermijnen door een onveilige cloud opslag. De beste digitale beveiliging is een hyper- veilige cloud gebaseerde opslag oplossing, die dezelfde level van online bescherming biedt als banken, door het gebruik van SSL encryptie en (op wens) twee factor autorisatie. Om daar aan toe te voegen, kun je een wachtwoord instellen.

Samenwerkingsmogelijkheden en Software integraties

Veilig zijn is belangrijk, maar productief zijn moet het belangrijkste doel zijn binnen elke organisatie. Met behulp van integraties zoals Microsoft Office 365 en DailyDrive, kun je met je team samenwerken alsof je praktisch naast elkaar zit. Je kunt het systeem ook configureren om je goedkeuringen te verlenen en de beveiliging van je bestanden te waarborgen en je governance dus op peil te houden. Een robuust documentbeheersysteem zoals DailyDrive maakt real-time feedback en bestandsuitwisseling mogelijk zonder compromissen.

Naleving

Een ideaal documentbeheersysteem beheert bestanden en media-assets en draagt bij aan het beheer van alle kantooractiviteiten. Zodra je een documentbeheersysteem begint te gebruiken voor nalevingsdoeleinden, zal je merken hoe gemakkelijker je werkleven is geworden. Je kunt niet alleen bestanden en papieren verwerken die verband houden met je werk, maar een goed documentbeheersysteem biedt ook extra voordelen, naast de belangrijkste taak op het gebied van activabeheer.

De voordelen voor werknemers

1. Verhoogde productiviteit

Goede cloudopslag voor werksoftware moet je de tools bieden om je eigen werk-leven te beheren en een heel bedrijf te ondersteunen. Gebruiksgemak is een noodzakelijke overweging bij het kiezen van een nieuw systeem. Zo kun je bijvoorbeeld makkelijk rapporten genereren en documenten makkelijk delen met werknemers en de juiste managers. Met het gebruik van bewaarregels kun je een systeem instellen om verouderde documenten automatisch te labelen op basis van parameters opgesteld door de organisatie.

Waarom zou je je kostbare tijd besteden aan het doorzoeken van werknemersbestanden als een eenvoudige zoekopdracht alle benodigde informatie kan opleveren?

Het document management systeem zou niet moeten vereisen dat je handmatig door elk bestand graaft, op zoek naar een bepaald document. Zonder een eenvoudige manier om je documenten te delen, mis je alle voordelen van het hebben ervan. Zorg ervoor dat er ingebouwde opties voor veilig delen zijn, zodat mensen snel toegang kunnen krijgen wanneer ze het het meest nodig hebben. Met ingebouwde opties voor veilig delen, zoals een gecodeerde koppeling naar de pdf-document, kun je je werk eenvoudig met anderen delen. Een goed systeem moet taken stroomlijnen en tijd besparen op de lange termijn. De waarde van een geschikte cloudoplossing kan niet worden overschat. Je team profiteert van gedetailleerde, op maat gemaakte training en voortdurende ondersteuning bij het beheren van de technologie voor je bedrijf. Het gebrek aan goede ondersteuning voor nieuwe tools kan een negatieve invloed hebben op de productiviteit en werknemerstevredenheid, die tegenwoordig van vitaal belang zijn voor elk succesvol bedrijf.

2. Gebruikerstransparantie

Document management software voor bestandsopslag met de meest nauwkeurige controle biedt je ultieme flexibiliteit bij het beheren van de gegevens van je bedrijf.

Met de beste van deze programma’s heb je grote controle over wat elke gebruiker (of groep) op het systeem kan doen, van het bekijken van profielen en het aanbrengen van wijzigingen in gegevens invoervelden tot toegang tot beperkte secties waar nodig. Een audit rail moet automatisch zowel bestandstoegang als acties bijhouden die in je systeem worden uitgevoerd om naleving te garanderen.

Het is de taak van de organisatie om de privacy en vertrouwelijkheid van persoonlijke en zakelijke gegevens van werknemers te beschermen. Hoe meer documenten een gebruiker bekijkt, downloadt of deelt in je organisatie, hoe groter het risico dat ze zichzelf kunnen opleveren. Zorg ervoor dat alle medewerkers begrijpen hoe belangrijk het is om hun "digitale voetafdruk" bij te houden, zodat je kunt zien welke informatie het huis uit is gegaan met gemak. Het is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat en voldoet aan de trainingsbehoeften. Als je merkt dat een verouderde of niet bijgewerkte versie van je handboek wordt geüpload, werk je terug totdat je erachter komt welk teamlid fouten heeft gemaakt om deze rechtstreeks te corrigeren. Versiegeschiedenissen bieden hier dus veel uitkomst.

3. Documentbeveiliging

Je kunt catastrofaal verlies voorkomen door je documenten te beschermen tegen fysieke vernietiging en onbedoelde verwijdering met de nieuwe bestands cloud. Een goed documentopslagsysteem moet meerdere niveaus van redundante kopieën en een eenvoudig te volgen noodherstelplan voor eventuele datacenterstoringen bevatten. Het helpt zeker ook als je op zoek bent naar cloud software die is gecertificeerd door de Security Standards Organization (SOC) of HIPAA.

De leverancier moet een solide werkrelatie hebben met IT om je bedrijf veilig te houden. Op deze manier kunnen ze helpen voldoen aan eventuele nalevingsbehoeften, zoals wachtwoordvereisten en uitsluitingen na pogingen tot toegang door hackers, om te voorkomen dat er überhaupt gegevensinbreuken plaatsvinden. Je software moet je team helpen beschermen tegen schadelijke factoren, maar het is ook van cruciaal belang dat je eerlijke fouten kunt begrijpen en herstellen. De functie voor het verwijderen van documenten in je software is een belangrijke. Het moet melden welke documenten zijn verwijderd en door wie en hulpmiddelen bieden om je te helpen ze indien nodig te herstellen.

4. Flexibele configuratie

HR-software voor bestandsopslag is een tool die kan worden geconfigureerd om nu aan de behoeften van je team te voldoen, maar heeft ook de flexibiliteit om te veranderen naarmate jij en je bedrijf groeien.

Als het gaat om HR, zijn er geen twee afdelingen zoals zij. Zorg er dus voor dat je bestandsopslagsoftware meerdere opties heeft voor het scannen en uploaden van documenten rechtstreeks naar de cloud. Je bent altijd op de hoogte van alle aspecten van medewerkersbeheer vanaf elke locatie. De verschillen in behoeften tussen bedrijven kunnen enorm zijn bij het scannen, uploaden en toegangsvereisten.

Elke afdeling moet in staat zijn om het bestandsopslagsysteem te configureren op basis van de soorten documenten die worden toegevoegd, de teamstructuur en andere prioriteiten zonder contact op te nemen met IT voor hulp. Dit kan gelukkig ook heel gemakkelijk met het gebruik van de DailyDrive.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo!

Plan een demo