Niet te missen voordelen SharePoint bibliotheek
Geef maar toe… jij bent stiekem wel eens tijdelijk een document “kwijt”. Je weet zeker dat je hem hebt opgeslagen, maar je weet alleen niet meer precies waar en onder welke titel. Dit overkomt de beste wel eens, maar wat nou als ik je kan garanderen dat jou dit nooit meer zal overkomen! Ik kan jou beloven dat je nooit meer eindeloos hoeft te zoeken naar bestanden en dat jij nooit meer bang hoeft te zijn dat je iets verkeerd hebt opgeslagen. Ben jij benieuwd hoe? Lees dan verder, wij gaan het je uitleggen. Vergeet jouw folderstructuur
Eerder in onze blogs bespraken we hoe SharePoint is verbeterd ten opzichte van vroeger. Ook bespraken we 10 handige tips hoe jij jouw SharePoint ervaring kunt verbeteren. Deze blog staan we weer stil bij de mogelijkheden van SharePoint. Vandaag gaan we het echter hebben over jouw data beheer. Vele van ons zijn nog steeds een voorstander van de folderstructuur. Dit komt omdat deze manier van werken vastgeroest zit in onze denkwijzen. Natuurlijk werkt het prima, maar het kan zo veel eenvoudiger, efficiënter, gestructureerder en over het algemeen beter! Hoe je dit kunt bereiken leggen we je uit in deze blog. Daarom presenteren wij graag de voordelen van het opslaan in SharePoint Online en hoe je snel kunt zoeken en sorteren op documenten.
Metadata en zoeken
Het grootste voordeel van zoeken naar documenten in SharePoint Online, in vergelijking met dat in een folderstructuur, is dat je naast de naam van een document ook kunt zoeken op bepaalde eigenschappen van een document. Deze eigenschappen noemen we metadata. Metadata klinkt ingewikkeld, maar het is eigenlijk niets meer dan data over data. In Daily Drive werken we bijvoorbeeld met Categories & Tags. Dit is aanvullende informatie gelinkt aan ieder document. Deze data is extra informatie naast bijvoorbeeld de standaard naam van het document zelf en die van de auteur.
Je vraagt je nu misschien af: "Wat heb ik hier aan?". Simpel, het vergroot de kans dat jij jouw document sneller terug vindt, omdat je meer opties hebt in jouw zoektocht. Want mocht je nu niet meer de naam van het document weten waar je naar opzoek bent of wellicht weet je niet meer waar deze precies staat, dan kun je dus ook zoeken op bijvoorbeeld een categorie of tag. Zoals je in onderstaand voorbeeld ziet, kun je de resultaten die je terugkrijgt van jouw zoekopdracht vervolgens doorfilteren, door specifieker aan te geven waar je naar op zoek bent. Daarnaast kun je in de zoekresultaten een preview van het bestand inzien om te controleren of dit inderdaad het bestand is wat je zoekt. Als laatste extraatje kun je ook het document openen in een nieuw tabblad. Dit zorgt ervoor dat je niet je zoekopdracht opnieuw hoeft uit te voeren, wanneer een extra zoekopdracht noodzakelijk is. In Daily Drive hebben we iets moois bedacht, een feature genaamd Recent Documents. Met één klik op de knop zie jij de meest recente documenten waaraan je gewerkt hebt. Hiernaast kun je ook jouw documenten waar je vaak in werkt “pinnen”. Handig, want zo hoef je dus nooit naar de locatie waar het bestand is opgeslagen te navigeren. Door het document te pinnen zal die altijd voor jou op de voorgrond paraat staan.
Sorteren
In vergelijking met een folderstructuur kun je in een SharePoint bibliotheek ook veel sneller documenten naar voren halen. Wil je bijvoorbeeld een factuur uit 2019 naar voren halen dan zou je in een folderstructuur, dus eerst naar de map facturen en vervolgens naar de sub-map 2019 moeten gaan. Klik, klik, klik. Ander jaartal nodig? Een mapje terug en weer naar de juiste sub-map. In onderstaand voorbeeld zie je een SharePoint bibliotheek met daarin documenten met toegevoegde metadata zoals de eerder aangegeven Categories en Tags. Bedenk dat een Categorie nu Factuur zou kunnen zijn en tag bijvoorbeeld 2019. Door nu te filteren op deze metadata kun je heel snel documenten selecteren op deze eigenschappen. Je kunt dit ook met een klik weer aanpassen door bijvoorbeeld verder te filteren op tag. Zie hiervoor onderstaande voorbeelden. Gefilterd op categorie Wil jij meer weten over de voordelen van SharePoint, lees dan onze vorige blog! Heb je vragen over jouw SharePoint bibliotheek of over Daily Drive? Neem dan contact met ons op. Graag sluiten wij deze blog af met een vraag. Wat vind jij van onze blogs? Heb je opmerkingen of tips? Laat het ons weten in de reacties!
