Modern vs Classic SharePoint

SharePoint is een populair samenwerkingsplatform van Microsoft. SharePoint wordt voornamelijk gebruikt voor het opslaan en delen van documenten maar vooral om effectiever samen te werken in een cloud omgeving op een veilige en verantwoorde manier.

Momenteel, bestaan er twee verschillende kaders binnen SharePoint Office 365, namelijk de classic en modern variant. Classic is het kader wat al meer dan twee decennia gebruikt wordt. Toch heeft SharePoint de moderne versie uitgebracht met aanvullende opties en een betere gebruiksvriendelijkheid. Zo kun je je natuurlijk ook afvragen wat het verschil nou eigenlijk echt is tussen de twee en wat het best werkt voor jouw organisatie. Wij gaan je vandaag hier meer over vertellen en hopelijk weet jij dan na het lezen van deze post van Like-IT wat het verschil tussen de twee is zodat je een goede afweging kunt maken.

1. Voorpagina

Om te beginnen, de voorpagina. Deze pagina heeft in de modern versie een vernieuwd uiterlijk gekregen voor een gebruiksvriendelijkere ervaring. De klassieke SharePoint omgeving heeft deze opgedeeld in gedeeltes van aankondigingen, kalenders en verschillende links op een vrij statische manier. De nieuwste SharePoint versie heeft deze opties ook, maar is veel gebruiksvriendelijker in de vorm van een sociaal intranet. Denk bijvoorbeeld aan snelle koppelingstegels naar de juiste afdeling, nieuwsbrieven en een documentenbibliotheek. De DailyDrive is daar nog een laagje bovenop en biedt de gebruiker het gemak van het aanmaken van sites binnen SharePoint in no-time, samen met het aanmaken van polls, persoonlijke takenoverzichten, quick links naar verschillende afdelingen en het aanmaken van projecten/klanten/vergaderingen allemaal met een uitzonderlijke documenten bibliotheek en de juiste rechtenstructuur zodat jij veilig SharePoint bestanden kunt delen met externe gebruikers!

2. Team Sites

Een SharePoint site is dé ideale plaats voor samenwerkingen. Deze plek is volledig gerenoveerd in de DailyDrive met verschillende voordelen. Zo kun je bijvoorbeeld je documenten bibliotheek direct koppelen aan SharePoint en Outlook zodat je niet voor elke applicatie telkens je document moet downloaden doormiddel van de DailyApp de Outlook add-in. Ook is het aanmaken van sites veel sneller dan in de klassieke omgeving. Onze eigen provisioning tool geeft daar nog een extra boost aan en maakt binnen gemiddeld 30 minuten automatisch een site voor je aan binnen SharePoint. Zónder enige IT-kennis! Ook kun je binnen team sites makkelijk de toegankelijkheid aanpassen. Zo kun je mensen aanwijzen als bezoeker, lid of als verantwoordelijke binnen je site, elk met een andere documenten bibliotheek zichtbaar. Op deze manier zorg je ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documentatie en verlaag je het risico op bijvoorbeeld datalekken door een goed beveiligd cloud systeem die werkt als een sociaal intranet als SaaS.

3. Integratie met Microsoft 365 tooling

Wat het echte verschil tussen een klassieke en moderne omgeving maakt is de integratie met de Microsoft 365 applicaties. Dit is hetgeen wat het verschil gemaakt heeft en SharePoint het all-in-one platform gemaakt. De gebruikers kunnen lijsten aanmaken voor kalenders, aankondigingen, taken en veel meer! Zo heb je toegang en een volledige integratie met de verschillende applicaties, denk aan OneNote, Planner, Stream, Microsoft Teams en nog veel meer! De DailyDrive biedt daar nog een extra laag bovenop met de DailyApps die een volledige adoptie bieden in de digitale werkplek.

4. SharePoint Document Bibliotheek

Lijsten en bibliotheken zijn een cruciaal deel van SharePoint en de modern versie biedt een verbeterde interface voor gebruikers. De nieuwe lijst en bibliotheken interface van de moderne SharePoint omgeving biedt een strakker uiterlijk en betere prestaties.

Nu, kun je bijvoorbeeld meerdere bestanden downloaden vanuit de SharePoint omgeving naar een ZIP bestand. Uiteraard probeer je al je bestanden in SharePoint op te slaan om zo de opslag van je computer optimaal te houden. Ook heb je de mogelijkheid om in SharePoint te zoeken naar documenten zoals je dat eigenlijk altijd al gewend bent, d.m.v. een folder structuur en kun je tags toevoegen om documenten sneller en makkelijker terug te vinden. Dat laatste is wel een DailyDrive specifieke functie die je DMS veel en veel makkelijker maakt.

5. Power Automate

In plaats van SharePoint workflows van de klassieke versie, kun je Power Automate gebruiken die geïntegreerd is met de moderne omgeving binnen SharePoint. Hier heb je ook geen uitgebreide ontwikkelvaardigheden voor nodig. Je kunt heel makkelijk verschillende databronnen combineren en ook verschillende processen inrichten onder je collega’s. Mocht je hier hulp bij nodig hebben kunnen wij je daar uiteraard de juiste informatie voor geven zodat jouw adoptie naar de digitale werkplek vergemakkelijkt wordt!

6. SharePoint nieuws

Maak je gebruik van de klassieke variant van SharePoint? Dan is een nieuwsoverzicht aanmaken niet zo makkelijk gedaan. Zo vereiste het aanmaken van hoofdpagina’s, web onderdelen, CSS en het aanpassen van de pagina lay-out. Aan de andere kant, biedt de moderne SharePoint omgeving juist een laagdrempelige manier van het aanmaken van een nieuwsoverzicht. Zo kun je makkelijk en snel nieuws delen met je teamleden. De UI is hier veel strakker en biedt een meer dynamische manier van samenwerken en nieuws delen binnen de organisatie. DailyDrive is zo ingericht dat je deze nieuwsberichten ook kunt indelen in categorieën en je zo dus altijd op de hoogte blijft van wat er speelt binnen jouw organisatie.

7. In-Line Editing

In de klassieke SharePoint omgeving, is zelfs een opdracht als het hernoemen van een item een moeilijk klusje. Zo werd je doorgestuurd naar een andere pagina. In de moderne omgeving, vervalt de omweg en kun je snel en makkelijk d.m.v. in-line editing je overzicht bepalen en bewerken. Zo kun je zelf bepalen wat je te zien krijgt en handige links toevoegen naar voor jou belangrijke pagina’s.

8. Communicatie (Publicatie) Sites

De klassieke SharePoint omgeving beschikt over beide communicatie en publicatie sites. De moderne omgeving binnen SharePoint beschikt enkel en alleen over communicatie sites. Door de aanmaak van het intranet portaal door gebruik van de communicatie sites, ben je minder tijd en middelen kwijt. De moderne omgeving biedt namelijk makkelijk te gebruiken tools aan. Zo kun je zelfs kiezen tussen verschillende templates voor hoe dit eruit moet zien. Heb je specifieke wensen als organisatie en kun je dit niet zelf inregelen? Dan kunnen we jou daar uiteraard bij helpen. Zo hebben wij verschillende templates gemaakt in verschillende industrieën die elk de specifieke klantbehoefte aangepakt hebben. Binnen DailyDrive maak je makkelijk met één klik op de knop sites aan die vooraf geconfigureerd zijn in door jouw organisatie bepaalde templates.

9. Compatibiliteit Mobiele Toestellen

Vandaag de dag wordt veel van de data en documenten op mobiele toestellen geopend. Aangezien de klassieke omgeving niet gebruiksvriendelijk was op mobiele toestellen, is dit probleem aangepakt. De moderne omgeving in SharePoint is erg responsief en heeft minder tijd nodig om de pagina’s te laden. Het draagt zelfs bij aan een verbetering in de productiviteit en efficiëntie van het team! Zo kun je SharePoint dus vanuit elk apparaat benaderen en zeker zijn van een gebruiksvriendelijke ervaring.

De keuze

Het grootste verschil tussen een classic en modern omgeving binnen jouw digitale werkplek is dat de modern omgeving volledig is geïntegreerd met de Office 365 groepen. Deze integratie zorgt ervoor dat gebruikers kalenderlijsten, taken lijsten en veel meer kunnen aanmaken. Ook is het belangrijk om te weten dat het aanmaken van een moderne SharePoint site veel sneller en makkelijker veel sneller en responsiever is dan een classic site. De DailyDrive biedt hier nog een extra makkelijke laag over en maakt binnen 30 minuten een site voor je aan.

Of je nou classic of modern SharePoint moet gebruiken heeft dus vooral te maken met de mate waarin men de omgeving wil kunnen aanpassen en welke aanpassingen dit dan specifiek zouden moeten zijn. Modern en classic sites kunnen beiden naast elkaar staan zonder enig probleem te veroorzaken, er zijn dus geen foute keuzes zolang je weet wat je doet en waarom je die keuze gemaakt hebt. Wil je dat je nieuwe digitale werkplek probleemloos werkt? Wij van Like-IT hebben zelf een oplossing gebouwd die het gebruik van SharePoint nóg makkelijker maakt.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen of opmerkingen? Laat het ons weten en we komen zo snel mogelijk bij je terug. Volg ons ondertussen ook op LinkedIn voor dagelijkse bijdrages w.b.t. SharePoint, het Microsoft 365 landschap en tips voor jouw cloud organisatie!