Migreren van je Data: De eerste stap naar gemak met M365

Dus eindelijk is het zo ver, Je hebt besloten om te migreren naar SharePoint om zo gebruik te kunnen maken van het gemak van samenwerkingen en veilige oplossing binnen Microsoft 365, oftewel de DailyDrive. Met zoveel opties als migratie tool en de mogelijkheden binnen een migratie, is het plannen van dit proces essentieel voor het goed aflopen van dit traject.

Wij zullen ons hier aan toewijden om jullie wijzer te maken op het gebied van data migratie en dat begint met een korte toelichting. Naderhand zullen we de onderstaande onderwerpen in toekomstige blogs nog verder uitbreiden.

In een notendop zijn er een aantal dingen die je moet overwegen voor het migreren naar de nieuwe omgeving. Zo moet je:

• Een inventarisatie doen van je data binnen je huidige omgeving

• De omgeving opschonen van data die niet meer gebruikt wordt of niet meer relevant is.

• Structuur brengen in je informatie architectuur voor je organisatie om je nieuwe omgeving klaar te stomen

• De voordelen naar je werknemers communiceren

• Kick-off je migratie met de juiste tooling om succes te behalen. Idealiter kies je een tool die geautomatiseerde processen rapporteert om dingen soepel te laten lopen.

• Een checklist opstellen voor na de migratie om zicht te houden op de dingen die je moet doen.

Het opzetten van een gedetailleerd migratie plan, voorkomt het maken van potentiële fouten, het verlaagt de kans op eventuele time-outs en zorgt ervoor dat je SharePoint migratie project goed verloopt. Zorg dus dat je hier voldoende tijd aan spendeert.

Start je migratie op de juiste manier. Zo kun je bijvoorbeeld een bron analyse runnen om een compleet overzicht te krijgen van de omgeving en wat je precies wilt migreren. Daarna kun je van start gaan met de volgende punten.

We beginnen dus bij het inventariseren van je SharePoint data. De belangrijkste stap is het inventariseren van wat je in de huidige omgeving hebt met een sterke audit. Is het file-share? On-premise? Of wellicht een oudere versie van SharePoint? Je moet weten wat je in huis hebt om zo de migratie juist te kunnen uitvoeren. Op deze manier kun je betere beslissingen maken en een inschatting van hoelang het duurt voordat je gebruikers de voordelen van een moderne werkplek kunnen meemaken.

De tweede en een erg belangrijke is het opschonen van je omgeving. Het moment dat je een stabiele inventarisatie hebt, begin dan met het uitfilteren van data die niet meer gebruikt worden of niet meer up-to-date zijn. Focus dus op het geen wat gemigreerd moet worden. Je wilt namelijk uiteraard een SharePoint omgeving die het ook volhoudt voor op de lange termijn. Wanneer je data aan het filteren bent houd dan ook rekening met documenten die verschillende versies hebben, zich op meerdere locaties bevinden of dat bestanden dubbel zijn.

Nadat je dit gedaan hebt, moet je de nieuwe omgeving gaan voorbereiden. Spendeer wat tijd aan het plannen en structureren van informatie voor je organisatie. Je kunt hier uiteraard helemaal los mee gaan. Ook kun je een SharePoint migratie plan opzetten en uitleggen hoe dit in je organisatie gebruikt zal worden.

Stap vier en dit is misschien een van de belangrijkste is het voorbereiden van de gebruikers. Om de best mogelijke uitkomst te krijgen, wil je er zeker van zijn dat je gebruikers de voordelen van SharePoint begrijpen en achter de beslissing staan. Besluit wat je zult bieden wat betreft het trainen van je gebruikers en je team klaar te stomen voor succes voor op de lange termijn. Zo kun je bijvoorbeeld uitleggen dat hybride werken voordelen met zich meebrengt als online vergaderen en chatten in Teams, en het onafhankelijk van je locatie bij je werk kunnen en dit uitvoeren. Real-time samenwerkingen en de beveiligde omgeving voor externen is hier bijvoorbeeld ook een van. Zorg er ook voor dat je werknemers over de juiste apparatuur beschikken om dit te kunnen realiseren.

Nu je deze zaken allemaal in kaart gebracht hebt, is het tijd om de migratie te starten. Het is essentieel om fouten die worden aangegeven tijdens de migratie direct op te lossen. Deze stap gaat uiteraard makkelijker wanneer je gebruik maakt van de juiste tooling. Geautomatiseerde migratie tooling helpt hierbij en zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. Wij maken gebruik van onze eigen tooling. Zo heb je normaliter in de nieuwe omgeving ook al metadata nodig om dit te kunnen realiseren. Onze tooling zorgt ervoor dat dit geen vereiste meer is. Ook is het zo dat waar je normaliter bij foutmeldingen helemaal opnieuw moet beginnen, onze tooling stopt bij het probleem en doorgaat met de migratie vanaf het moment dat die gestopt is nadat het probleem is opgelost.

Nu je gemigreerd bent en de gebruikers aan boord zijn is het heel makkelijk om de vervolgstappen te overzien. Het migreren naar de omgeving is al iets maar er ook daadwerkelijk blik op houden is wat het moeilijk maakt. Een juiste aanpak van te voren zorgt voor succes op de lange termijn. Wees er dus ook strak in dat je de gebruikers blijft motiveren en iedereen blijft meenemen in het proces.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen wat betreft data migratie? Neem dan contact met ons op.