Microsoft 365 om de workflow van jouw bedrijf te stroomlijnen
De workflows van bedrijven zijn verschillend en uniek voor elk bedrijf. Het addertje onder het gras is echter dat ze gebonden zijn aan velen andere factoren. Denk aan technische integratie, het vervullen van organisatiedoelen en aan kantoorefficiëntie. Wij gaan je in dit artikel uitleggen hoe het gebruik van Microsoft 365 deze workflows kan stroomlijnen!
De basisvereisten voor veel organisaties zijn in de loop van tijd veranderd, zaken als het delen van bestanden en online samenwerkingstools worden tegenwoordig als het centrale proces voor bedrijven beschouwd. Deze verandering heeft geleid tot een groeiende vraag naar middelen die workflow oplossingen bieden, direct of indirect.
Een van de beste oplossing die verkrijgbaar is, is Microsoft 365, speciaal ontworpen om de workflow van een bedrijf te stroomlijnen. Deze tool kan jouw organisatie transformeren door de vele mogelijkheden. Denk aan de mogelijkheid om aangepaste apps te bouwen, gegevensbeheer te stroomlijnen en repetitieve taken te automatiseren.
Het probleem echter met Microsoft 365 is dat wanneer deze niet is geharmoniseerd en op de juiste manier is ingericht, het niet zoveel resultaat zal opleveren als dat het eigenlijk zou kunnen.
Wanneer het wel op de juiste manier is ingericht, transformeert het de workflow van een organisatie volledig. Als je als organisatie concurrerend wilt blijven in de kennis gebaseerde en snelle economie van vandaag, moet je gebruik maken van ICT en de verschillende tools die daarbij horen, zoals Microsoft 365.
Hoe werkt Microsoft 365 dan om de workflow binnen een bedrijf te stroomlijnen
Er zijn verschillende opties en voordelen van Microsoft 365 die helpen bij het workflow beheer van een bedrijf. Enkele voorbeelden zijn:
1. Het automatiseren van repetitieve taken.
Als individu of teamlid heb je te maken met verschillende terugkerende taken. Deze taken zijn vaak een belangrijk onderdeel van de organisatorische processen. Helaas nemen deze taken veel tijd in beslag, tijd die je beter kunt besteden aan andere productievere projecten. Deze repetitieve taken verminderen uiteindelijk de productiviteit van werknemers en bieden niet genoeg resultaten voor de tijd die eraan besteed wordt. Een tool als Office 365 hoef je je hier geen zorgen meer over te maken. Zo kun je deze automatisch laten afhandelen door bijvoorbeeld in Power Automate noodzakelijke stappen in te delen. Het aanmaken en toewijzen van taken gaat ook erg makkelijk in Microsoft 365 en vooral in DailyDrive. Zo worden taken getoond op jouw persoonlijke dashboard en kun je deze makkelijk tracken d.m.v. de DailyApp de Task Manager.
2. Verzamelen en beheren van bestanden en gegevens
Microsoft 365 heeft buiten de hulpprogramma's ook programma's als SharePoint, waar documenten mee gemaakt kunnen worden en gegevens kunnen worden gedeeld. Het verschil is echter dat het meerdere gebruikers in staat stelt om bestanden tegelijkertijd te bekijken en te bewerken, dit geldt voor zowel internen én externe gebruikers. Dit betekent natuurlijk wel dat je zeker moet zijn van de personen die toegang hebben tot de bestanden. Dit kun je garanderen door de toegang tot de site te beheren en de maker van het bestand.
Samenwerking
Als organisatie, wordt er waarschijnlijk het model gebruikt voor werken op afstand of hybride werken. Dit betekent dat veel van je werknemers die onderweg werken op afstand, ook toegang nodig hebben tot sommige bestanden. Microsoft Teams biedt de mogelijkheid om laagdrempelig contact te houden met de partner of klant met wie ze samen werken. Deze applicatie is in ons geval volledig geïntegreerd met SharePoint en andere Office 365 applicaties. Zo kun je naadloos werken met elke applicatie met al je bestanden in de cloud en versterk je relaties en samenwerkingen tussen medewerkers en teamleden.
Cloudopslag
Als je de documentenstroom binnen je organisatie wilt stroomlijnen, moet je mogelijk de huidige opslag van bedrijfsdocumenten in SharePoint overbrengen en opnieuw opbouwen. De nieuwe opslag kun je gebruiken om interne documenten en bestanden op te slaan die samenwerking tussen mensen vereisen. Dit zorgt voor een snelle toegang tot de documentatie samen met bewerkingen en wijzigingen die zijn aangebracht in het document. Zo kan de definitieve versie van het document veilig worden gebruikt.
Hoe workflow oplossingen met Microsoft Office 365 werknemers beïnvloeden
Onder kantoormedewerkers in verschillende landen is een recent onderzoek gedaan naar repetitieve kantoortaken. Uit dit onderzoek blijkt dat deze taken de meeste tol eisen van werknemers als het om de productiviteit gaat. Voorbeelden van deze taken zijn: gegevensinvoer, factuurbeheer, het beheer van e-mail verkeer, invullen van digitale documenten en het samenstellen van rapporten. Het faciliteren van deze taken kost dus enorm veel tijd. De introductie van workflow oplossingen zoals Microsoft 365 lossen dit probleem op voor de medewerker. Zo verhoogt het de productiviteit en is het zeer efficiënt met een hoge ROI. Wil je een schatting ontvangen van de ROI die je kunt behalen bij het gebruiken van SharePoint en dan met name de DailyDrive? Neem dan contact met ons op.
Conclusie
Naarmate bedrijven zich ontwikkelen en er concurrerender uitzien in de zakelijke wereld, zijn workflow oplossingen om de workflow te stroomlijnen cruciaal. Microsoft 365 biedt alles wat een organisatie nodig heeft om de workflow te stroomlijnen en de efficiëntie van productiviteit van haar personeel te verhogen.
Heb je vragen of wil je meer informatie ontvangen na het lezen van deze post? Neem dan gerust contact met ons op.
