Koppel je financieel beheer in Exact Online aan ons DMS, de DailyDrive

Exact Online biedt veel mogelijkheden op het gebied van finance. Zo is het mogelijk om boekjaren bij te houden en inkoop/verkoop facturen te beheren, maar is het bijvoorbeeld niet geschikt als een document management systeem. Tuurlijk kun je er wat documentatie opslaan, maar is het erg beperkt en kun je bijvoorbeeld niet digitaal tekenen, delen met externen op een veilige manier of samen aan een project werken. Vandaar dat we hebben besloten om deze twee zaken met elkaar te koppelen. Zo hoef je nooit meer heen en weer te schakelen tussen de verschillende applicaties en kom je met 1 klik op de knop in je DMS terecht.

Laten we beginnen bij de voordelen van een DMS systeem naast je Exact Online omgeving. Zoals we eerder al verklapt hebben biedt een DMS veel mogelijkheden rondom je documenten, veel meer dan je Exact Online omgeving.

Juiste toegang tot documenten

Binnen ons document management systeem, de DailyDrive, zijn je rechten op zo een manier ingedeeld dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten. Onze document bibliotheken hebben wij ingedeeld in drie verschillende bibliotheken, de leden bibliotheek, de verantwoordelijke bibliotheek en een bibliotheek voor bezoekers. De documenten in deze bibliotheken zijn zichtbaar op basis van de rechten die een gebruiker toegewezen gekregen heeft. Deze worden overgeërfd vanuit het bronsysteem, in dit geval Exact Online. Naast de rechten, worden ook de projecten en de klanten overgenomen. Metadata als de klantnummers, het account en de verantwoordelijke worden allemaal overgenomen.

Deze manier van de indeling van de bibliotheken zorgt ervoor dat iedereen met de rechten de juiste toegang tot de documentatie heeft.

Effectief beheer van taken

Wanneer je werkt in een digitale werkomgeving, heb je natuurlijk ook te maken met verschillende taken die je moet uitvoeren. Stel dat je samen met je team aan een project werkt, is het wel zo handig om de taken op zo een manier te kunnen verdelen dat het voor elk teamlid inzichtelijk is wat de taken zijn en wanneer deze uitgevoerd moeten worden. Dit is allemaal mogelijk binnen ons document management systeem. Zo hebben we ons taakbeheer opgedeeld in standaard taken en in agile taken. De taken zijn inzichtelijk via het dashboard. Zo kun je in je persoonlijke dashboard altijd zien welke taken aan jou zijn toegewezen. Binnen de projecten kun je ook zien welke taken er uitgevoerd moeten worden en aan wie deze zijn toegewezen. Zo is iedereen altijd op de hoogte van het project en wat er uitgevoerd moet worden.

De koppeling inhoudelijk

We hebben de Exact Online en DailyDrive omgeving dus met elkaar gekoppeld. Maar wat houdt deze koppeling inhoudelijk eigenlijk in? Vanuit je Exact Online omgeving kun je makkelijk je accounts aanmaken en je boekhouding beheren. Zo heb je natuurlijk te maken met NAW gegevens binnen de omgeving en account nummers. Wat de koppeling doet is de gegevens binnen Exact Online 1-op-1 synchroniseren met de gegevens binnen de DailyDrive. Het moment dat er dus een account wordt aangemaakt binnen Exact Online, wordt er een site aangemaakt binnen DailyDrive met dezelfde gegevens als in Exact. Door dit te automatiseren wordt de foutgevoeligheid enorm verlaagd en zorg je ervoor dat alle gegevens in beiden systemen goed staan.

Om onze koppeling te laten zien hebben wij een korte demo opgenomen. Bekijk hieronder de demo die de koppeling tussen de Exact Online omgeving en de DailyDrive laat zien!

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op en plan een vrijblijvende demo in!