Je bent gemigreerd naar een nieuw DMS, maar wat heb je over het hoofd gezien?

Migraties in Microsoft 365 zijn erg complex. Zo lijkt het elke keer dat er iets vastgelegd wordt, er weer nieuwe apps of functionaliteiten verschijnen. Elke uitbreiding van het platform, betekent dat dit een andere overweging is voor migratie teams en IT-afdelingen. Het plannen van een data migratie, van tenant tot tenant, of anderzijds, is een moeilijk traject en er zijn veel variabelen om te overwegen. Het is daarom ook erg makkelijk om het gevoel te hebben dat er iets is wat je bent vergeten, al weet je niet zeker wat dit dan zou kunnen zijn tijdens zo een migratie. Gelukkig zijn er hulpprogramma’s beschikbaar om te helpen bij de planning en het daadwerkelijke migratieproces. Het probleem is echter dat elk van deze tools eist dat je alles weet over de benodigdheden voor zo een migratie. De ervaring is dat dit zelden het geval is.

Waar moet je beginnen?

Het uitgangspunt voor veel organisaties, zijn de “heavy hitters” van Microsoft 365: Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams. Dit zijn de meest zichtbare applicaties waar gebruikers toegang tot hebben en waar veel van de rapportages beschikbaar zijn. Zo is het ook cruciaal dat de meeste bedrijfsgegevens in de tenant gehost worden, vaak ter ondersteuning van andere services.

Een ander belangrijk aspect is identiteit. Het kunnen begrijpen van hoe gebruikersidentiteiten naar de nieuwe omgeving gebracht worden, is van cruciaal belang voor elke migratie en heeft misschien wel de grootste impact op de eindgebruikerservaring. Dit kan zo eenvoudig zijn als het instellen van nieuwe identiteiten, of zo complex als het uitvoeren van een volledige AD-migratie om gebruikerstoegang en referenties te behouden.

Wat moet nog meer worden overwogen?

Buiten de hierboven genoemde voorbeelden zijn er een groot aantal andere dingen die moeten worden overwogen tijdens zo een data migratie. Een identiteit is bijvoorbeeld een belangrijke overweging voor Microsoft 365, maar dat geldt ook voor externe toepassingen die gebruik maken van Azure AD als verificatieprovider. Veel organisaties bieden eenmalige aanmeldingen voor SaaS-toepassingen via de AD groepen. In dit scenario zal de migratie van de huidige tenant de toegang tot belangrijke bedrijfsonderdeeltoepassingen effectief verbreken.

Een ander punt om te overwegen zijn lokale bestanden van eindgebruikers. Vaak worden in een tenant-naar-tenant migratiescenario niet alleen gebruikers verplaatst naar een nieuwe tenant, maar mogelijk ook hun apparaten. Dit scenario komt steeds vaker voor naarmate het geval voor Azure AD-verbindingsapparaten aantrekkelijk wordt voor organisaties. Ook hebben we gezien dat organisaties Windows Autopilot gebruiken om eindgebruikers in staat te stellen hun eigen apparaten in een paar eenvoudige stappen op afstand naar een nieuwe tenant te migreren. Wat hier echter niet altijd wordt overwogen, zijn bestanden op het apparaat.

Ook zou het bijvoorbeeld geweldig zijn als alle gebruikersbestanden in de OneDrive map staan en zonder enige fouten naar de cloud worden gesynchroniseerd, echter is het realistisch gezien vrij naïef om te verwachten dat dit in de realiteit het geval is. De OneDrive Sync client is de afgelopen jaren zeker verbeterd waardoor fouten minder vaak voorkomen. Nog iets wat niet gedekt wordt door OneDrive, zijn bestanden die gebruikers opslaan buiten hun OneDrive bekende mappen, zoals dat certificaat dat op de C:-schijf van een gebruiker staat waarmee ze toegang hebben tot bankservices voor de organisatie, of de jarenlange hoeveelheid bestanden die een gebruiker als archief heeft gemaakt. Wat ook makkelijk te missen is, zijn de Power Platform-componenten. Zo is het niet ongebruikelijk dat organisaties applicaties of stromen hebben die kritieke bedrijfsprocessen uitvoeren waarvan de IT-afdeling niet volledig op de hoogte is. Een eenvoudige stroom om bijlagen van een e-mailbericht te downloaden en te verwerken, kan grote problemen veroorzaken als het niet aanwezig is op dag één in de nieuwe omgeving.

Hoe te benaderen

Dit zijn slechts enkele van de vele bewegende delen in een migratieproject die moeten worden vastgelegd en de lijst blijft groeien. Gezien de complexiteit is het belangrijk dat het ontdekkingsproces de juiste tijd en energie krijgt om zoveel mogelijk onbekende factoren te identificeren. Iets dat techneuten niet altijd overwegen, is dat ontdekking niet puur een technische oefening is, zo moet het ook zakelijke betrokkenheid en begrip omvatten.

Het uitvoeren van technische beoordelingen is een goed startpunt om die belangrijke work-loads te verzamelen, maar zo raden we ook ten zeerste aan om met elke afdeling te praten en te begrijpen wat belangrijk voor hen is en hoe ze werken. Het uitleggen aan eindgebruikers wat het plan is en met hen samenwerken om te begrijpen hoe het hen kan beïnvloeden, is van onschatbare waarde en kan enkele essentiële zakelijke praktijken benadrukken om te overwegen.

Om migratie succesvol te laten zijn, moet het hele bedrijf worden meegenomen. Door belanghebbenden uit belangrijke bedrijfssectoren op te nemen, kan informatie in beide richtingen stromen en de last voor technische teams worden verminderd.

Communicatie is de sleutel

Afgezien van technische overwegingen, kan een robuust adoptie- en verandermanagementprogramma het verschil zijn tussen een technisch succesvol project dat als een succes wordt gezien of een mislukking voor het bedrijf. Als alle technische aspecten van een project op tijd en binnen het budget worden opgeleverd, maar de eindgebruikerservaring slecht was, zal het project geen succes worden.

De eerste dag nadat een gebruiker is gemigreerd, kan een verwarrende tijd zijn, zelfs voor technisch onderlegde gebruikers. Kleine dingen die geen groot probleem lijken voor het migratieteam, zoals URL's van SharePoint-sites, gemigreerde Teams-vergaderingen of nieuwe naamgevingsconventies, kunnen vaak voorkomen dat gebruikers hun werk gedaan krijgen. Als mensen hun werk niet kunnen doen, hebben ze de neiging om geïrriteerd te raken, en dit overschaduwt de hoeveelheid werk die is gestoken in het laten plaatsvinden van de migratie in de eerste plaats.

Een goed veranderingsmanagement programma kan ervoor zorgen dat gebruikers begrijpen wat er gaat gebeuren en dat ze uitgerust zijn met alle informatie die ze nodig hebben om productief te blijven tijdens de verandering. Dit moet ook worden ondersteund door een duidelijk plan voor gebruikersacceptatietests om de omgeving te valideren voordat gebruikers worden overgebracht.

Wat vergeten we nog meer?

In dit artikel hebben we slechts enkele van de vele onderdelen opgesomd die aandacht vergen tijdens migraties. Zoals bij elke taak die zo complex is als deze, moet deze stap voor stap worden benaderd. De plannings- en ontdekkingsfase moeten niet worden onderschat en vertegenwoordigt vaak het grootste deel van de inspanning in een migratie.

Voor meer informatie over vaak over het hoofd geziene aspecten van migraties, kun je contact met ons opnemen.