Is SharePoint en met name de DailyDrive, vervanging voor de oude vertrouwde netwerkschijf?

Dit is waarschijnlijk een van de eerste dingen die je je afvraagt wanneer je overweegt je bestanden en netwerkschijven te migreren naar de SharePoint Online of de DailyDrive omgeving. Of je organisatie nou nog nieuw is met het gebruik van Microsoft 365 of deze al een tijd gebruiken, vraag je je af of je die sprong moet maken om je gehele netwerk schijf te migreren naar SharePoint Online. Hier gaan wij vandaag antwoord op geven!

Mogelijke gebruikers scenario

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen overwegen om te migreren naar de SharePoint omgeving en je je afvraagt of dit dan de vervanging voor je netwerkschijven betekent. Hieronder zijn een aantal scenario’s die zich kunnen afspelen.

• Je hebt bestanden op je lokale server en toegang vereist een VPN verbinding.

• Je lokale netwerkschijf moet worden ge-upgrade en de kosten van de upgrade zijn hoger dan de kosten voor SharePoint Online.

• Je server bevindt zich nu ergens fysiek bij een IT-partij

• Je maakt momenteel gebruik van Dropbox of Google Drive

• Je organisatie is gestart met het gebruik van Teams/SharePoint tijdens de pandemie en heeft de meest recente bestanden gemigreerd, maar niet alles waardoor je vaak dubbel werk verricht.

Kan SharePoint of de DailyDrive de huidige file server vervangen?

Het concrete antwoord is, ja, dat kan. Om dit succesvol te laten lopen moeten er echter wel wat dingen gebeuren. Dus lees snel verder.

Juiste Informatie Infrastructuur is nodig

Als je denkt dat je zomaar even al je bestanden kunt migreren naar een enkele SharePoint site/documentbibliotheek, kun je er beter niet aan beginnen. Dit is een van de grootste fouten die gemaakt worden door velen IT-organisaties – het migreren van alle bestanden zonder het vaststellen van een juiste informatie architectuur. In SharePoint denken we ook niet in termen van mapjes, maar in sites. Verder heeft SharePoint uiteraard ook limieten. Deze negeren zal je snel in de problemen brengen en je op lange termijn tegenwerken.

Het gaat niet alleen om bestanden en mappen

Een ander aspect waar je rekening mee moet houden is dat, hoewel SharePoint de file server kan vervangen, het niet gebruikt moet worden als een File Server. Tuurlijk is het navigeren door de 10-level mappenstructuur op zijn tijd leuk, maar tegenwoordig verwachten gebruikers meer dan alleen basis toegang tot documentatie. Gebruikers verwachten moderne eigenschappen als extern delen, gesprekken rondom documenten (denk bijv. aan Teams) en de mogelijkheid om workflows te creëren en mogelijke manieren om documenten op een slimmere manier te organiseren met bijvoorbeeld metadatering.

Een plek voor al je content

Deze geldt in het bijzonder voor gebruikers die al gebruik maken van Teams. Dit betekent dat een gedeelte van je bestanden zich al in de cloud bevinden. Een aparte (lokale) netwerkschijf hebben is dan ook niet erg logisch, gezien gebruikers geneigd zullen zijn om op verschillende locaties op zoek te gaan naar content. Wanneer je al je bestanden gecentraliseerd hebt, kunnen gebruikers deze opzoeken van uit één locatie, alle bestanden en mappen zullen zich moeten houden aan de zelfde governance regels. Bekijk in de video hoe wij omgaan met governance.

Goede training is belangrijk

Naast het verplaatsen van de bestanden naar SharePoint Online, moet je uiteraard de gebruikers ook mee krijgen. Hier komen adoptie trajecten van toepassing. In SharePoint Online gaat het om de gebruikers. In plaats van dat de gebruikers toegang hebben tot een paar bestanden, zijn de gebruikers nu verantwoordelijk voor de sites en de teams die hieraan gebonden zijn, uiteraard kunnen hier rechten aan gekoppeld worden zodat niet iedereen overal toegang tot heeft. Dit betekent echter ook dat gebruikers goed begrip moeten hebben over wat het betekent als zij een externe gebruiker uitnodigen tot een SharePoint site. Ook moeten zij begrijpen hoe versie geschiedenissen werken of hoe je bestanden kunt herstellen vanuit de prullenbak óf gehele bibliotheken. Velen implementaties falen niet omdat “SharePoint niet werkt” maar omdat de gebruikers niet de juiste adoptie trajecten ontvangen hebben om dit tot een succes te brengen.

Naast goede training voor gebruikers, moet de organisatie ook écht achter de adoptie staan en deze mogelijkheden bieden. Wat wij ook vaak genoeg meegemaakt hebben is dat de organisatie best wel wilt investeren in SharePoint, maar niet de nodige organisatorische veranderingen wilt implementeren. Zolang de organisatie niet achter het platform staat en de gebruikers niet de mogelijkheid biedt om een adoptie traject te volgen, zal er helaas nooit het maximale uit gehaald worden. Wat natuurlijk hartstikke zonde zou zijn!

Bronsysteem hoeft niet compleet weggegooid te worden

Een ander misverstand wat mensen hebben is dat zij gebruik maken van een bronsysteem als bijvoorbeeld SalesForce, Exact, Dynamics etc. en daardoor geen gebruik maken van software als de DailyDrive. Dit is natuurlijk geheel achterhaald! Geen een van deze bronsystemen dienen als een document management systeem. De genoemde software is uiteraard geschikt als accountmanagement software of voor het boekhouden, maar niet als document management systeem. Om dit probleem op te lossen hebben wij verschillende koppelingen ontwikkeld met deze software om zo je CRM/ERP te verbinden met ons DMS, de DailyDrive. Mocht je hier meer informatie over willen ontvangen kun je ons een berichtje sturen! Bekijk hieronder hoe de koppeling met Exact Online eruit ziet.

Heb je vragen of wil je graag informatie ontvangen naar aanleiding van deze blog? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!