Zoeken

Hoe voorkom je dat Digitale Frictie de Productiviteit van Werknemers doodt?

Bijgewerkt op: 26 apr.

De huidige tijd biedt veel mogelijkheden maar ook veel problemen voor werknemers. Zo is de gemiddelde persoon vaak uitgeput door het werk wat zij uitvoeren. Deze vermoeidheid is vaak afkomstig van een werkdag die gevuld is met onnodige zaken. Werknemers brengen een derde van hun leven door met werken en een groot deel van die tijd wordt besteed aan het vervullen van taken die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden. De productiviteit daalt zeker met 40% omdat werknemers een aanzienlijk deel van hun dag verspillen aan het wisselen van context, het zoeken van informatie en het samenwerken.



De statistieken:

  1. 68% van de werknemers schakelt tot zeker 10 keer per uur tussen apps.

  2. 31% van de werknemers zeiden dat schakelen ervoor zorgt dat ze hun gedachtegang verliezen.

  3. 53% van de werknemers vindt het navigeren tussen apps vervelender dan het doen van huishoudelijke taken.

  4. 41% van alle informatie die aan werknemers wordt verstrekt, is niet relevant voor hun specifieke functie.

  5. Sommige studies suggereren dat het 23 minuten duurt om je weer te kunnen concentreren na een afleiding.

Was technologie niet bedoeld om ons leven te verbeteren?

Dit dilemma van verdeelde aandacht en de groeiende frictie in het digitale werkpleklandschap, is een groot probleem die organisaties nu moeten oplossen als ze met succes door de toekomst van werk willen navigeren. Dus, tijd om erover te praten! Wat is digitale wrijving, waar komt het vandaan en hoe kunnen we het voorkomen?


Wat is digitale frictie en waar komt het vandaan?

Digitale frictie wordt gedefinieerd als “onnodige inspanning die een medewerker moet leveren om data of technologie van het werk te gebruiken”. Dit staat in de weg om te focussen op de juiste taken en het nemen van de juiste beslissingen. Kortom, alle digitale “dingen” die wegversperringen creëren. Extra stappen die genomen moeten worden. Extra systemen die gebruikt worden. Moeilijk te vinden gegevens en informatie. Alle onnodige zaken die voorkomen dat medewerkers zich richten op hun werkzaamheden.


Maar waar komt digitale frictie vandaan? Het is overal om ons heen en het valt in drie hoofdgebieden:

  1. Application overload – het steeds groter wordende scala aan applicaties en bronnen waar informatie en activiteit worden gehost.

  2. Informatie-overload - het volume van inhoud, gesprekken, activiteit, interacties, taken en informatie die werknemers naar verwachting voortdurend verwerken.

  3. Digitale geluidsoverlast - het exponentiële echo-effect van signalen, pings en klokkenspel die strijden om de aandacht van werknemers.

Laten we elk van deze bronnen eens nader bekijken .


Application Overload

De gemiddelde werknemers gebruikt 35 verschillende tools op een dag, en wisselt meer dan 1100 keer tussen deze applicaties.


De wildgroei van applicaties is ook geen nieuwe. Als zolang apps bestaan, is er een drive om meer en betere applicaties te ontwikkelen. Dit heeft geresulteerd in apps die overal opduiken om aan elke denkbare behoefte te voldoen. We zijn zo ver gegaan dat het van eenvoudige wildgroei, naar applicatieoverbelasting is gegaan. Technologieën die worden geïmplementeerd met weinig tot geen richtlijnen over wat wanneer te gebruiken. Er zijn simpelweg meer apps dan werknemers aan kunnen. Dit probleem is tijdens de pandemie alleen maar erger geworden doordat organisaties zich haastten om technologie te implementeren die inspeelt op de unieke en veranderende behoeften van een hybride en extern personeelsbestand.


De applicaties zijn natuurlijk met de beste bedoelingen ingezet. Ze beloven allemaal de productiviteit te verbeteren, de samenwerking te verbeteren, de gebruikersacceptatie te versnellen en natuurlijk ROI te leveren. Wanneer hier onafhankelijk naar gekeken wordt, lijkt het een no-brainer om ze allemaal toe te voegen aan de technische stack. Helaas werken deze apps vaak niet goed samen en zijn ze slechts een klein deel van het totale pakket van digitale oplossingen en services waar de gemiddelde werknemer mee communiceert. Dus, als geheel genomen, creëert deze wildgroei aan applicaties aanzienlijke verwarring voor de eindgebruikers, vooral wanneer ze niet goed bestuurd worden vanuit een strategische lens. Denk hier aan een eigen ervaring met bijvoorbeeld het opzetten van een Teams vergadering, of het opslaan van een document. Moet dit in SharePoint of in OneDrive staan? De opties zijn eindeloos en het resultaat is altijd frustrerend en verwarrend. De bottom line is: hoe meer gebieden er zijn om activiteiten uit te voeren en informatie te vinden, hoe groter de kans is dat digitale wrijving toeneemt.


Information Overload

Het verzamelen van te veel bronnen en stromen van inhoud en informatie, brengt het vermogen van een organisatie om snel beslissingen te nemen in gevaar. Tegenwoordig erkennen we dat dit concept een belangrijk onderdeel is van het grotere probleem van digitale wrijving.


Digitale frictie wordt niet alleen veroorzaakt door de verwarring waar je terecht kunt om informatie te vinden, maar ook door de enorme hoeveelheid informatie die door een organisatie wordt gegenereerd. Informatie die werknemers zorgvuldig moeten doorzoeken om hun werk goed te kunnen doen. Hoe meer applicaties in de tech-stack van een organisatie, hoe meer obstakels worden gecreëerd die werknemers in de weg staan om productief en efficiënt te zijn. Ook zorgt dit ervoor dat er dubbele locaties ontstaan waar activiteiten worden uitgevoerd. Dit vermindert de informatieverzadiging en activiteit rijkdom, waardoor gebruikers meer tijd nodig hebben om te ontdekken, te evalueren en om samen te werken. Het eindresultaat? De kans op verouderde, overlappende informatie, wat verder leidt tot vertragingen in productiviteit en besluitvorming.


Digitale geluidsoverlast

Dus, wat is het resultaat van al deze apps en de stortvloed aan informatie die ze leveren?

Helaas is het digitale geluidsoverlast. Constant worden blootgesteld aan "ruis" – denk aan alle pings, waarschuwingen, signalen, e-mails, @mentions, taken en taken - die geen van allen prioriteit hebben - die voortdurend om onze aandacht schreeuwen. Het is vermoeiend. Het is ook ongelooflijk problematisch voor zowel bedrijven als hun werknemers.


Mensen hebben een beperkte aandacht span en een beperkte capaciteit om gegevens te bewaren en te verwerken. Denk aan je eigen ervaringen. Wanneer een overvloed van informatie en signalen op je afkomen, wat gebeurt er dan over het algemeen? Naar alle waarschijnlijkheid neemt je stress toe naarmate je hersenen moeite hebben om het allemaal te verwerken. Het gevolg is, het wordt moeilijk om goede beslissingen te kunnen nemen (of zelfs maar een beslissing te nemen) en lijdt de algehele prestatie eronder.


Dit is het probleem waar werknemers de hele dag mee worstelen, elke dag. Het wordt over het algemeen beschouwd als een werknemersprobleem, met de verantwoordelijkheid die op werknemers wordt gelegd om erachter te komen, wat ze bewonderenswaardig proberen te doen door te multitasken.


Op papier is de multitasking-aanpak logisch. Mensen zijn volleerde adapters, dus onszelf trainen om gewoon mentaal wendbaarder te worden om effectief door de snel veranderende digitale wereld te navigeren, zou een no-brainer moeten zijn. Je denkt misschien dat je een reeks ongelijksoortige taken tegelijkertijd uitvoert, maar wat je echt doet, is snel schakelen tussen hen.

Wat is er dan echt nodig om het probleem van digitale frictie op te lossen?


Organisaties moeten verantwoordelijkheid nemen om werknemers te helpen effectief te werken - en dat begint met het optimaliseren van hun aandacht. Hier is hoe het wordt gedaan ...


Digitale frictie overwinnen

Tegenwoordig is het minimaliseren van afleiding op de werkplek de snelste manier om werknemers te helpen stress en burn-out te overwinnen en hun potentieel te optimaliseren. Hoe meer je platforms kunt stroomlijnen door aanmeldingen, toegang, transacties en communicatie te vereenvoudigen, hoe beter het voor iedereen is.


Om te weten waar stroomlijning het meest nodig is, moet je beginnen met het begrijpen van de cultuur en persona's in de hele organisatie, evenals het proces- en technologielandschap waarmee ze elke dag worden geconfronteerd. Met een diep begrip daarvan kun je dan verder gaan met ...


1. Het aanpakken van quick wins - het nemen van stappen om de belangrijkste pijnpunten van werknemers te verlichten.


2. Het moderniseren van legacy-systemen - beoordelen hoe bestaande technologie lopende problemen kan bestendigen en fundamentele vragen stellen, zoals:

  • Wanneer is het digitale landschap voor het laatst gerationaliseerd?

  • Wat wordt er gebruikt?

  • Wat wordt er niet beheerd?

  • Wanneer moeten bepaalde technologieën worden gebruikt en voor welke activiteiten?

  • Hoeveel tech schuld is er de afgelopen jaren opgebouwd?

3. Gebruik maken van resultaatgericht ontwerp - het ontwerpen van processen die werknemers helpen hun intentie te vervullen en hun gewenste resultaat zo effectief mogelijk te bereiken door vragen te stellen over hoe werknemers willen communiceren, samenwerken, verbinden en werken.


4. Multi channel ervaring faciliteren – ervaringen leveren waar werknemers toegang nodig hebben, of dat nu via mobiel is, in een work stream-samenwerkingsapp zoals SharePoint of DailyDrive.


Naast de strategische veranderingen heb je natuurlijk ook een technische tool nodig die deze zaken kan faciliteren. DailyDrive biedt hier gemak en structuur in de omgeving en zorgt ervoor dat je probleemloos direct aan het werk kunt zonder een lang implementatie proces.


Het is ironisch dat in een tijd van zo'n enorme verandering, zoiets fundamenteels als het vereenvoudigen van de digitale werkplek de sleutel tot vooruitgang zou zijn. Maar het is eigenlijk heel simpel, soms maken we dingen moeilijker dan dat ze zijn, door te versimpelen zorgen we voor eenvoud en structuur en zorgen we ervoor dat de productiviteit wordt bevorderd in plaats van verminderd!


Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!




























11 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Dezelfde tijd op een andere locatie? Of een andere tijdstip op dezelfde plaats? Wij gaan uitleggen hoe je mensen kunt helpen naadloos samen te werken in tijd en ruimte. Lees dus snel de handleiding. W