Hoe kun je effectief vergaderen binnen Microsoft 365 met hulp van de DailyDrive?
In een tijd waar digitaal vergaderen centraal staat, is het extra essentieel om ervoor te zorgen dat deze meetings effectief verlopen. Vaak loopt dit toch net even wat anders, naast het gemak die online vergaderingen biedt, zorgt het ook voor risico’s. Denk aan bijvoorbeeld meer afleidingen, minder structuur in de vergaderingen zelf en het oog verliezen op wat er nou eigenlijk besproken werd. Dit kán anders, uiteraard met de juiste tooling. Lees snel verder hoe je op een effectieve manier kunt vergaderen binnen Microsoft 365 met het gebruik van een document management systeem, de DailyDrive.
Zo je bent dus benieuwd geworden naar hoe je je online vergaderingen nieuw leven in kunt blazen. Nu Microsoft Teams de norm geworden is voor het nieuwe vergaderen, komen we tot een punt dat we ook hier structuur in moeten aanbrengen. Online vergaderen biedt natuurlijk veel mogelijkheid om flexibel te werk te gaan, zo kun je onafhankelijk van je locatie je werkzaamheden uitvoeren en in contact met elkaar blijven op een laagdrempelige manier door het gebruik van het Microsoft Teams platform en de DailyDrive. Of dit nou voor een geplande meeting of een spontaan gesprek is, de mogelijkheden zijn eindeloos met de DailyDrive. Maar laten we nou eerlijk zijn, we weten allemaal dat deze vergaderingen niet altijd even effectief zijn. Dit is vooral afkomstig door het gebrek aan structuur binnen de SharePoint Online omgeving. Hoe kun je dit anders doen?
Beschikbaarheid
Om te beginnen, zijn er een aantal richtlijnen voor het houden van effectieve vergaderingen binnen de digitale werkplek. De eerste richtlijn is de afgesproken tijd. Zorg ervoor dat je de digitale vergadering op tijd begint én op tijd eindigt binnen Microsoft Teams. Wanneer hier laks mee omgegaan wordt, zal de discipline afnemen en ook de motivatie om te werken met een digitale werkplek. De tijd van je deelnemers is kostbaar, dus zorg dat hier respect voor getoond wordt. Verder kun je de beschikbaarheid van alle deelnemers uit je digitale werkplek makkelijk terugzien. Zo weet je altijd wie wanneer beschikbaar is en kun je je digitale vergaderingen makkelijk inplannen met behulp van de planningsassistent binnen Microsoft Teams.
Zoals te zien op de screenshot, kun je makkelijk de vereiste deelnemers toevoegen. De agenda's worden op deze manier gesynchroniseerd en kan er makkelijk een meeting gepland worden.
Meeting Agenda
De tweede belangrijke richtlijn is het opstellen van een meeting agenda. Zonder een duidelijke agenda, heeft de meeting geen duidelijke structuur en loop je dus het risico dat deze vergadering niet effectief zal verlopen. Dit wordt vaak nog wel eens met PowerPoint presentaties vooraf gedaan, of dit een effectieve manier is, wie zal het zeggen. Vaak wordt dit tijdens de meeting besproken en krijgen deelnemers niet de kans om zich vooraf voor te bereiden op de genoemde punten, wat tot ineffectiviteit kan zorgen. Met de DailyDrive kun je vooraf onderwerpen inbrengen voor de vergadering. Ook kun je vooraf bepalen hoelang elk onderwerp ongeveer zal duren om te bespreken, zo weet iedereen wat zich of haar te wachten staat. Ook kun je zelf onderwerpen inbrengen met een tijdsindicatie en wat extra uitleg, zo weet iedereen altijd wat er besproken zal worden en komt niemand voor verrassingen te staan.
Taken Toewijzen
De laatste belangrijke richtlijn, is het duidelijk noteren van de toegewezen taken. Waar er soms verwarring kan ontstaan over de gemaakte afspraken en de gemaakte notities, zou het erg handig zijn als dit zichtbaar zou zijn voor iedereen. Zo weet iedereen altijd wie wat moet doen én kunnen ze waar nodig terug kijken in de notities.
Nu je weet waarom het zo belangrijk is om structuur aan te brengen in je vergaderingen binnen Microsoft 365, kunnen we ons voorstellen dat je dit graag live in actie wilt zien. Bekijk hier dan een korte demo over hoe dit exact in zijn werking gaat en de voordelen die de DailyDrive biedt voor je Microsoft 365 omgeving.
Nu weet je hoe je effectief kunt vergaderen binnen Microsoft 365 en de voordelen die DailyDrive biedt in dit proces.
Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen wat betreft de DailyDrive en het gemak van vergaderen? Plan dan snel en vrijblijvend een demo in!
