Zoeken

Hoe je veilig bestanden deelt met interne en externe gebruikers via SharePoint!

Bestanden delen, bestanden bewerken, en bestanden opslaan, we hebben het er maar druk mee. Ook willen we bestanden graag beschermen tegen bepaalde lezers. Vanwege deze redenen vinden we over het algemeen informatie delen met externe partijen een spannend begrip. Toch hoeft dit niet zo te zijn. Sterker nog, het is eigenlijk een fluitje van een cent. Hoe dit allemaal werkt vertellen we je in deze blog. Met deze blog wordt alles duidelijk gemaakt over hoe je veilig bestanden kan delen vanuit SharePoint Online met zowel interne als externe gebruikers. Bestanden delen in SharePoint

De kracht van SharePoint online is het kunnen delen van bestanden en het samenwerken met in- en externe contacten. De meeste organisaties die veel bezig zijn met AVG, die kiezen ervoor om extern delen niet aan te zetten. Dit wordt vaak gedaan vanuit een privacy of veiligheidsovertuiging. Dit is eigenlijk heel jammer en ook helemaal niet nodig! Echter komt deze gedachte gang wel ergens vandaan. In SharePoint Online standaard kun je zien welke personen welke rechten hebben. Helaas kun je alleen niet zien of deze gebruikers externe of interne users zijn. Dit kan het openbaar stellen van documenten natuurlijk een beetje spannend maken. Nu kan je wel jouw SharePoint Online koppelen met Active Directory groepen. Wanneer je dit doet kan je wel de groepsnamen van de users zien. Hierdoor krijg je meer inzicht in wie er allemaal gebruik van maakt. Echter kan je hier nog steeds niet de specifieke personen zien.

SharePoint Online biedt de mogelijk om per aangemaakte site binnen de software aan te kunnen zetten of je de data wil delen met externe users en partijen. Deze mogelijkheid van sharen is genuanceerd en opgesplitst in drie instellingen.

  • Met iedereen kunnen delen(met willekeurige e-mails);

  • Uitsluitend delen met gebruikers die al met SharePoint Online bekend zijn;

  • De site collectie afschermen met een domein extensie. Je kunt bijvoorbeeld uitsluitend de medewerkers van Like-IT(X.@like-it) uitnodigen.

Oke, er is dus het een en het ander mogelijk maar ik ben nog niet helemaal overtuigd. Ik denk dat het anders kan en anders moet. Het heet tenslotte niet voor niks SharePoint, delen moet anders kunnen. Hoe kan het dan anders, hoe kan het AVG-proof, technisch ondersteunt en gebruiksvriendelijk? Het antwoord is DailyDrive. Wat voegt DailyDrive aan de standaard van SharePoint online toe?

Wij van Like-IT bieden een portaal in SaaS-model aan waarbij updates gegarandeerd zijn. Hier hoef jij je dus nooit meer zorgen over te maken. Dit product noemen we DailyDrive. Het DailyDrive portaal is een totaal oplossing voor een online werkomgeving binnen jouw organisatie. DailyDrive is een inclusief portaal en bevat een intranet, nieuws, CMS en DMS opties en is naar wens aan te passen en in te delen. Aan de hand van provisioning beschikt DailyDrive over gestandaardiseerde templates waardoor jouw sites er gemakkelijk en snel uitrollen. Per template hebben wij drie document libraries tot jouw beschikking gesteld:

  • Visitor(leesrechten)

  • Member(samenwerkings-groep)

  • Responsible(eigenaar, afgeschermde informatie)

Zoals je ziet zijn er drie gradaties in rechten met alle drie aansluitende mogelijkheden. Degene die een site template aanvraagt en aanmaakt valt in de categorie responsible. Dit hoeft niet een individuele gebruiker te zijn, het kan ook een groep gebruikers zijn. Responsible users zijn de enige met het recht om externe partijen en gebruikers uit te nodigen en toe te voegen. Members kunnen alleen interne betrekken tot hun sites om samenwerken efficiënter te maken. Visitors kunnen alleen de content tot hun beschikken lezen en zijn verder beperkt in hun andere rechten en mogelijkheden. Op deze manier weet jij als organisatie precies waar de informatie en documenten zich bevinden en tot wie zijn beschikking het is gesteld. Super veilig en overzichtelijk dus. Het aanvragen van een site kan selfservice zijn of kan worden toegekend aan je rechten niveau. Op de site worden alle users van verschillende rechten klassen apart getoond. Extern uitgenodigde of toe gevoegde gebruikers worden weer gegeven in een andere kleur. Dit om zo makkelijker het onderscheid te maken. Externe partijen hebben trouwens geen Microsoft licentie nodig, deze gebruikers staan dus niet op je payroll. Ook bij DailyDrive ons SaaS product worden voor externe users geen licentie kosten gerekend. Werkt dit zelfde trucje ook tussen Teams en SharePoint online

Ongetwijfeld zit jij ook dagelijks in een Teams meeting met jouw collega’s. Ondanks jouw dagelijkse gebruik ben je waarschijnlijk alleen bekend met de standaard mogelijkheden van Teams. Je doet waarschijnlijk het volgende. Je zet het creëren van Teams of helemaal uit of medewerkers kunnen zelf teams creëren. Wanneer het aan staat kunnen medewerker dan een of meerdere kanalen aan een Team toevoegen en daarop zowel in- als externe gebruikers uitnodigen. Het aanmaken van Teams kun je ook centraal organiseren, zodat je geen wildgroei krijgt van het aantal teams. Wanneer dit interessant voor je is, kunnen we je SharePoint Online ‘document library’ koppelen aan Teams. Op dit moment wordt er een ‘document library’ in SharePoint Online aangemaakt. Zo heb jij in teams altijd snel en eenvoudig de juiste documenten bij de hand en worden aanpassingen gelijk opgeslagen. En hetzelfde rechten schema zal ook gelden in Teams, zo blijven je documenten altijd beschermd en up-te-date. Kortom, het trucje werk zeker!

Wat biedt DailyDrive dan precies?

De responsible (AVG) in DailyDrive krijgt vanuit SharePoint Online (afdeling, klant, project, vergadering, contract management) de optie om middels een button een Team aan te maken. Wij nemen de naam (URL) van de bestaande SharePoint site, zodat deze gelijk zijn. Als je naar teams navigeert kom je direct uit bij het juiste kanaal. Verder zorgen we ervoor dat je vanuit SharePoint documenten direct of in PDF kunt converteren naar Teams. Je kunt er zelfs meerdere documenten gelijktijdig selecteren en deze naar een Team publiceren. Teams kun je op deze manier perfect gebruiken om samen te werken met zowel interne als externe users. Voor documenten vanuit Teams naar SPO geldt "Move to" en "Copy to" als standaard optie.

In Teams kun je op een informele manier samenwerken. Je deelt en werkt samen in de documenten en communicatie. Via Teams is alles is voor de gebruikers zichtbaar. Als je met DailyDrive samenwerkt, is dat wat formeler. Je werkt intern samen aan de documenten, en publiceert deze op het niveau in SharePoint waar je als externe user toegang hebt. En je kunt zonder moeite vanuit SharePoint naar Teams publiceren. Beide opties zijn mogelijk. Dit maakt werken efficiënter, veiliger, gestructureerder en ook eenvoudiger. Vind je het nu interessant om met DailyDrive te werken, of wil simpel weg meer weten over ons product? Je bent altijd van harte welkom op onze website waar we alle informatie uitgebreid nog een keertje uitleggen. Heb je vragen over Like-IT of DailyDrive neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder. Heb je een opmerking of wil je iets met ons delen, laat het ons weten en plaats een reactie! Wil je ons volgen op socialmedia klik dan hier of hier!


1 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven

5 tips voor Microsoft 365 gebruikers: Monthly update

Toegankelijkheidsweergave Koud regenachtig weer, een verlengde avondklok. Oftewel geen enkel excuus voor jou om onze blog met maandelijkse updates NIET te lezen! Dus tijd voor een momentje voor jezelf

Zo maak jij online meetings efficiënter!

Toegankelijkheidsweergave Video call in en video call uit. Vergaderen, vergaderen en nog meer vergaderen. We doen niet anders. Ondanks dat het bijna dagelijkse routine is, klaagt meer dan 75% van ons

Niet te missen voordelen SharePoint bibliotheek

Toegankelijkheidsweergave Geef maar toe… jij bent stiekem wel eens tijdelijk een document “kwijt”. Je weer zeker dat je hem hebt opgeslagen, maar je weet alleen niet meer precies waar en onder welke t