Hoe ga je om met grote lijsten en document libraries in SharePoint
Als je deze post aan het lezen bent heb je waarschijnlijk iets gedaan waar je gewaarschuwd voor was, het begaan van de zonde van het overschrijden van de lijstlimieten binnen Microsoft 365.
In deze blogpost zullen wij de valkuilen van grote bibliotheken binnen Microsoft 365 benadrukken en vooral hoe je hier goed structuur in kunt houden en waarom het überhaupt nodig is om dit van te voren goed te regelen.
Begrijp ons niet verkeerd, we begrijpen heel goed dat als je werkzaam bent in een grote organisatie, er ook een grote kans is dat je te maken hebt met een grote documentenbibliotheek. Dit is ook niet erg zolang je hier de nodige structuur in weet te behouden. Om de prestaties van documentbibliotheken te kunnen behouden (en van de servers achter de schermen) introduceerde Microsoft document limieten. De limieten zorgen ervoor dat je de lijst kunt blijven beheren zonder teveel moeite. De eerste limiet is de limiet van 5.000 weergavenitems in een documentbibliotheek. Nou is het natuurlijk geen drama als je een grotere lijst hebt, maar moet je zeker voorzichtig zijn. In principe kunnen er 30 miljoen items in een enkele SharePoint documenten bibliotheek, dus een echte harde limiet is er eigenlijk niet. Maar stel dat je een document moet opzoeken in al deze items, hier wordt het dus een uitdaging. Hoe ga je hier mee om? Dat wordt een flinke klus als je dit handmatig moet doen, helemaal niet handig dus. Gelukkig is er een andere manier, namelijk het gebruik van indexing. Door het toevoegen van indexering kan je ervoor zorgen dat je kunt filteren in de weergaven van deze items, dit maakt het allemaal een stuk makkelijker om bepaalde items terug te vinden en hoef je dus handmatig door deze bibliotheek te scrollen.
Tot 5.000 items kun je nog altijd de automatische indexering van SharePoint toevoegen. Indexen toevoegen aan een grotere documentbibliotheek echter, is waar het echt spannend wordt. Na de overschrijding van 5.000 items moet je dit namelijk op een andere manier regelen. Je moet dan handmatig indexen toevoegen door middel van code, als dit überhaupt mogelijk is. Je zou kunnen beargumenteren dat het toevoegen van indexen nog altijd mogelijk is en je dit kunt doen naarmate je documentbibliotheek groeit. Dit raden we echter af gezien dit lastiger is dan je denkt en niet altijd mogelijk. Volgens de documentatie van SharePoint is het ook niet mogelijk om dit achteraf te doen, dit klopt echter niet, het is namelijk wél mogelijk, dit hebben we zelf getest. Zo zijn er drie manieren om indexes toe te voegen: via code, handmatig via de UI of via automatische indexering.
<5.000: indexes kunnen via code, via de UI of automatisch worden toegevoegd
<20.000: indexes kunnen via de UI of automatisch worden toegevoegd
> 20.000: indexes kunnen alleen nog via de UI worden toegevoegd (en uit onze tests blijkt dat in tegenstelling tot de documentatie dit ook nog automatisch kan, maar pin ons er niet op vast).
Ook zijn er verschillende limieten binnen SharePoint. Stel dat je een lijst van 15.000 items hebt dan wil je kunnen sorteren en filteren op plekken waar geen indexen op bestaan. Normaliter krijg je dan een foutmelding, maar in SharePoint heb je de functionaliteit om auto-indexing toe te voegen als je op een kolom klikt, dit kan volgens Microsoft tot 20.000 items. Tot 20.000 items doet SharePoint dit ter plekke voor je. Als laatst hebben we nog de 100.000 items limiet, waarbij je 1) de lijst niet meer kunt verwijderen en 2) de lijst geen unieke rechten meer kunt geven. Dit is misschien wel de irritantste, aangezien de enige oplossing is om de lijst tijdelijk terug te brengen tot <100.000 items. Hier introduceer je dus hoge foutgevoeligheid mee gezien je dit per document zou moeten doen.
De beste manier om hier goed mee om te gaan is niet te wachten tot je documentbibliotheek te groot is. Als beheerder moet je hier van te voren al goed over nadenken zodat je het overzicht niet verliest. Zorg er dus voor dat je je indexering al goed hebt staan en je niet wacht tot je items niet meer kunt terugvinden in de bibliotheek.
Heb je vragen of wil je meer weten over de verschillende lijst groottes en hoe je hier het best mee kunt omgaan? Neem dan contact met ons op.
