Het leveren van interne communicatie- en intranetcontent op een Hybride Werkplek
Het nieuws dat onze werkwereld verandert is helemaal geen nieuws meer, maar hoe we van matig naar goed moeten komen in onze content en communicatie-output binnen organisaties blijft minder duidelijk. Wij gaan je hier vandaag meer over vertellen en hoe Microsoft 365 daar een bijdrage in kan leveren.
Volgens een onderzoek, heeft 60% van de organisaties geen langetermijnstrategie voor hun interne communicatie, 74% van de werknemers heeft het gevoel dat ze bedrijfsinformatie en nieuws missen en maar liefst 86% van de werknemers noemt gebrek aan samenwerking of ineffectieve communicatie de oorzaak voor storingen op de werkplek.
Hoewel deze reis lang zal duren, hebben we enkele quick wins en redenen geïdentificeerd om optimistisch te zijn over de toekomst van communicatie en inhoud op de digitale werkplek.
COVID – een schot in de roos voor wereldwijde communicatie
Wanneer je de ervaring van hybride werken vergelijkt met de pre-pandemische interacties met de wereldwijd verspreide collega’s, kom je eigenlijk al snel tot de conclusie dat wereldwijde samenwerking al lang wordt erkend als uitdagend. Met intercultulere teams die sociale kans missen en over het algemeen erg beperkt zijn tot interactie via videogesprekken die vooral via Microsoft Teams plaatsvinden.
Naarmate organisaties diverser worden en experimenteren met hybride en flexibel werken, brokkelt de machtsdynamiek van oude internationale teams af, waarbij het speelveld steeds gelijker wordt. Dit biedt een prachtige kans om bedrijfsbrede samenwerking volledig te integreren en de kloof tussen lokale en internationale collega's te doorbreken, uiteraard mét het gebruik van de juiste tools.
Als je naar deze relaties kijkt door de lens van COVID en de impact van lockdown, herken je een gemeenschappelijk thema van empathie en toename van persoonlijke interactie met internationale collega's terwijl we elkaar incheckten en ervaringen deelden via de verschillende digitale platformen als de Mail, LinkedIn, Microsoft Teams etc.
Nu de pandemie niet langer centraal staat, moeten we als samenleving gaan onderzoeken hoe we empathie kunnen blijven kruisen met wereldwijde communicatie, zonder “compassie moe” te worden. De pandemie heeft ons empathie geleerd, maar hoelang zal het duren?
We moeten dus met z’n allen publiekelijk aanmoedigen om elkaar te helpen en deze nieuw ontdekte empathieverwachtingen, omzetten naar zichtbare actie. Zo hebben we rolmodellen nodig die zich hierover uitspreken en moeten we positieve dingen zien gebeuren met mensen die zich openstellen.
Gezien hun stevige blootstelling is dit een prachtige kans voor interne communicatie om de leiding te nemen in empathische inhoud en om de mindset aan te nemen dat er geen 'globaal' en 'lokaal' meer is – maar slechts één organisatie waar iedereen in staat is om dezelfde emoties te voelen.
Kanaalverlamming
Vaak zijn werknemers in het algemeen minder enthousiast over interne communicatie. Het is daarom geen toeval dat de verzadiging van communicatie tijdens de pandemie willekeurig was in kanaalkeuze om zo het bereik van alle werknemers te garanderen. In de meeste gevallen hebben organisaties de essentie van het kanaalgebruik nog niet aangepakt, wat vaak dus tot chaos leidt.
Zo categoriseren we communicatiekanalen naar ‘formeel’, ‘informeel’ en ‘onofficieel’, waarbij ‘formeel’ strategie, beleid en bedrijfsbrede communicatie vertegenwoordigt. ‘Informeel’ nieuws richt zich op het lokale publiek met een meer conversationele toon, terwijl ‘onofficieel’ sociale interacties omvat, denk bijvoorbeeld aan Teams chats, waar bijvoorbeeld over huisdieren of fitness gepraat wordt onderling.
Het is onwaarschijnlijk dat deze kanaalklassen alleen het probleem van kanaalverlamming zullen oplossen wanneer nieuws subjectief kan zijn en, afhankelijk van het model voor het publiceren van inhoud, iemand die inhoud op het intranet plaatst, bijvoorbeeld namens zijn lijnmanager, mogelijk niet voldoende genuanceerde details heeft om het juiste kanaal hiervoor te kiezen. We kunnen er niet van uitgaan dat iedereen die toegang heeft tot het creëren van nieuws ook een communicatiementaliteit of technische kennis van de inhoud heeft.
Als we kijken naar het versterken van digitale duurzaamheid, is het verminderen van e-mail out-puts de sleutel (hoewel de meest effectieve manier om een breed publiek te bereiken volgens elke maatstaf), net als het betrekken van werknemers over hun kanaalgewoonten. Zijn ze wel op de hoogte van alle mogelijke kanalen die ze kunnen inzetten, laat staan of ze training hebben gehad in het gebruik ervan? Deze aanpak biedt waarschijnlijk het optimale lanceerplatform voor een effectieve kanaalstrategie en inzichten in hoe de kanalen momenteel worden gebruikt.
Start eventuele focusgroepen door te delen wat goed gaat en wat niet op discussie platformen. Openhartigheid over wat niet volgens plan is gegaan, zal het vertrouwen bevorderen en meer open discussies aanmoedigen; er is ook iets heel bevrijdends aan het delen van je inspanningen om de communicatie- en inhoudservaring van de organisatie te verbeteren, het helpt werknemers te begrijpen dat jij, net als zij, door tijden van onzekerheid en verandering aan het navigeren bent.
Geïntegreerd leren
De acceptatie van digitale geletterdheid is voor veel werknemers een ongemakkelijke realiteit. Het tempo waarin de technologie zich de afgelopen twee jaar heeft ontwikkeld - tijdens de langere perioden van werken op afstand - heeft een vacuüm in digitale vaardigheden veroorzaakt dat schadelijk is voor het welzijn van werknemers en een tekort aan capaciteit creëert.
Het is niet genoeg om dit tekort aan digitale vaardigheden aan te pakken door middel van samengestelde trainingssessies; in plaats daarvan is een culturele verschuiving naar levenslang leren van het grootste belang voor het gevoel relevant te blijven in een digitaal landschap. De invoering van een groei mindset waarin traditionele training evolueert naar een geïntegreerde leerervaring – interactief van aard – moet worden aangemoedigd en een consistent thema zijn op de hele digitale werkplek.
Nu organisaties leren willen integreren in hun digitale aanbod, zou het aanpakken van de overgang van 'comfortzone' naar 'groeizone' de eerste orde van zaken moeten zijn. Hier is het belangrijk dat de juiste middelen en experts worden ingezet om dit voor de werknemers zo aangenaam mogelijk te maken. Ook wij bieden hier hulp in en kijken samen naar een fijn adoptie proces. Mocht je vooraf al benieuwd zijn naar wat simpele instructies wat betreft de digitale werkplek voor de DailyDrive, bekijk dan ons YouTube kanaal.
Positieve psychologie suggereert stappen die individuen kunnen nemen om door te gaan naar hun groeizone, er zijn hier veel parallellen met een succesvolle digitale werkplek, die aangedreven kan worden vanuit de kern van intranetgerichte inhoud en interne communicatie binnen bijvoorbeeld SharePoint Online. Voorbeelden hiervan zijn het oefenen van eerlijkheid in je interacties om zinvolle relaties met anderen op te bouwen en het uitbreiden van je professionele vaardigheden, zoals spreken en presenteren aan anderen, denk bijvoorbeeld binnen Microsoft Teams.
Vanity publiceren
Misschien een omstreden punt om te behandelen, maar een waarvan veel communicatie- en inhoudsteams op de hoogte zullen zijn, is de intranetpagina, het nieuwsartikel of het functieverhaal dat het profiel van een bepaald lid van de organisatie verhoogt, vaak senior, maar weinig waarde biedt aan de meerderheid van het publiek. Zo heb je binnen de DailyDrive natuurlijk de mogelijkheid om gemakkelijk nieuwsartikelen te publiceren en deze te categoriseren, maar vaak wordt over het hoofd gezien waar deze content nou eigenlijk voor bedoeld is.
We suggereren dan ook voorzichtig dat er een toename van ijdelheidspublicatie kan ontstaan als het gevolg van “mensenarmoede” op kantoor. Het vocaliseren van bepaalde prestaties heeft een beperkte impact op een klein publiek, terwijl het gebruik van sociale kanalen juist een doorgang biedt voor een breder bereik en uiteindelijk leidt naar succes.
Waar de inhoud geplaatst wordt, is niet altijd het probleem. De echte uitdaging ligt hem in de beredenering achter bepaalde publicaties. Waarom wordt bepaalde inhoud überhaupt geplaatst binnen een sociaal intranet van de organisatie? Wat is het doel en wie wil je nou eigenlijk écht bereiken? In onze ervaring kan het argument van relevantie redelijk effectief zijn, maar vaak kunnen volkomen redelijke punten worden afgetroefd door status.
Dus, in het belang van het beknopt en on-point houden van de inhoud die we willen publiceren voor ons publiek, wat doen we met inhoud zonder enige tastbare valuta? Content opmaak principes kunnen hierbij helpen door de volgende vragen te stellen:
Voor wie is deze content bedoeld?
Hoe bedient het het publiek?
Wat is de levenscyclus van de content?
Hoe past de content in de bredere gebruikerservaring?
Afhankelijk van de aard van de inhoud kan ijdelheidspublicatie vaak worden gepresenteerd als een soort prestatie, hetzij persoonlijk (in welk geval het kan worden geprofileerd als onderdeel van het CV of de vaardighedenmatrix van die persoon) of een teaminspanning, die beter geschikt zou zijn voor sociale kanalen en perspectieven van alle betrokken teamleden zou bevatten voor een meer afgerond stuk. Een andere optie, indien relevant, is om op werknemers gebaseerde professionele prestaties op te nemen als onderdeel van een wekelijkse nieuwsoverzicht, die vaak door de CEO wordt gepost.
De bovenstaande punten moeten ook worden geïntegreerd als onderdeel van een standaardproces voor het indienen van inhoud of een strategie voor het indienen van inhoud, om ervoor te zorgen dat lege inhoud voorafgaand aan het publicatieproces wordt verwijderd.
Kennis hoort niet thuis in een vacuüm
Het is waarschijnlijk de moeite waard om het onderscheid te maken tussen kennis en 'algemene' inhoud en te markeren dat nuances zowel subjectief als subtiel kunnen zijn (hoewel in een ideale wereld alle inhoud zou helpen bij het creëren van kennis en inzichten zou bieden aan iedereen die het tegenkomt).
Het doel van kennismanagement is onder andere om inhoud te identificeren die kan worden opgevat als kennis, bijvoorbeeld van educatieve of informatieve waarde voor iemand, zij het niet voor iedereen - en ervoor te zorgen dat deze op de juiste manier wordt getagd en geprofileerd voor regelmatige beoordeling, zoekopdracht en vindbaarheid.
Het is niet mogelijk om kennis gerelateerde inhoud onder één tabblad in uw navigatie te plaatsen, omdat deze de hele organisatie doorkruist, vaak met cross-over tussen een of meer zakelijke services, en daarom vloeiend en gemakkelijk moet worden weergegeven.
In grote professionele dienstverlenende bedrijven is er vaak een kennismanagementteam en, in het geval van advocatenkantoren, advocaten die gespecialiseerd zijn in het beheren van kennis en meestal een uitgebreide aanvullende verzameling documenten binnen het document management systeem. Maar kennis is niet ongekend voor professionele servicebedrijven, of zelfs de afdeling die is opgericht om die inhoud te beheren. Kennis gerelateerde inhoud is overal en je gebruikt en deelt deze waarschijnlijk in je dagelijkse activiteiten.
De zakelijke uitdaging van silo-inhoud is niets nieuws, maar het is iets dat is verergerd door de pandemie en bijvoorbeeld de uitrol van Microsoft Teams (Teams) zonder robuuste governance. Hoewel SharePoint voornamelijk wordt gebruikt om 'hardop te werken', bijvoorbeeld voor het delen van inhoud als onderdeel van teamsamenwerking, is het ook een openbaring geweest voor degenen die buiten het traditionele intranet- of kennispublicatiemodel zitten en onderworpen zijn aan governance beperkingen, waardoor een middel wordt geboden om hun inhoud onmiddellijk zichtbaar te maken (zij het voor een sterk verminderd publiek). Dit is in feite het tegenovergestelde van 'vanity publishing’; het is namelijk inhoud met tegengeluid die aan het zicht wordt onttrokken.
Voordat we overwegen hoe waardevol inhoud is: a) bekend bij de editor; en b) toegankelijk voor het relevante publiek, moeten we eerst beginnen met wat kennis is. 'Stilzwijgende' kennis (ook bekend als tribale of impliciete kennis) is het resultaat van iemands vaardigheden of 'know-how' verworven door praktische en persoonlijke ervaring. De ongrijpbare en ongestructureerde aard van stilzwijgende kennis maakt het moeilijk om vast te leggen in de dagelijkse stroom van werk, hoewel een artikel in LPI suggereert dat storytelling een manier is om deze geleefde ervaringen te delen.
'Expliciete' kennis verwijst naar informatie die schriftelijk kan worden uitgedrukt, gecodificeerd, opgeslagen en geopend. Dit kan bijvoorbeeld een 'how-to'-video zijn met richtlijnen voor het maken van een site in SharePoint, of iets dat voor het eerst in de organisatie wordt gedaan, zoals het proces voor het maken van een podcast. Kennis is contextueel, maar het doel is om te onderwijzen, her-uitvinding van het wiel te voorkomen en effectieve bedrijfsprocessen te creëren. Als je denkt dat je content waarde kan toevoegen, dan is het waarschijnlijk kennis.
Hoewel het niet mogelijk is om kennis onder één paraplu te presenteren, zijn er delen van een organisatie (bijvoorbeeld IT) die een 'kennisbank' kunnen creëren met veel gestelde vragen over verschillende technologieën. Een voorbeeld dat in je opkomt, is de voortdurende mystiek rond het delen van een video die is opgenomen op Microsoft Stream en deze toegankelijk te maken voor iedereen die niet aanwezig is bij de oorspronkelijke opname. Sterker nog, waarom zou je die informatie niet zelf delen als je het antwoord al weet, mogelijk een probleem voor een collega oplossen en zo een cultuur van delen creëren.
Niet alle kennis gerelateerde inhoud is even gemakkelijk te verpakken, maar een robuuste metadatastructuur, samen met het gebruik van naamgevingsconventies die duidelijk en beknopt zijn, garandeert vindbaarheid door middel van zoeken. Hoewel een geweldige zoekervaring als fundamenteel wordt beschouwd voor de digitale werkplek, verbetert het ook de hybride werkervaring waar de collectieve kennis van je team niet altijd beschikbaar is.
Conclusie
Hoewel de digitale hybride werkplek veel kansen biedt, vereist het empathie, transparantie en eerlijkheid vanuit de organisatie en haar werknemers. We zijn allemaal op een reis - en naarmate de technologie evolueert, zal ook de vereiste om te draaien, te veranderen en te groeien (en dit zou een proces moeten zijn dat volledig wordt ondersteund door organisaties) veranderen. Voortbouwend op deze evolutie kunnen sterkere banden met internationale collega's worden gevormd en kan de ontwikkeling van vaardigheden en doelgerichtheid worden aangemoedigd.
Een volwassenheidsmodel voor leren is een waardevol hulpmiddel voor elke L&D-strategie waarmee je je leertraject kunt plotten vanaf waar het begin en kun je visualiseren hoe de bestemming eruit zou kunnen zien.
Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen wat betreft interne communicatie en hoe Microsoft 365 hier aan kan bijdragen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
