Het belang van data identificatie, beheer en archivering binnen SharePoint (Microsoft 365)

SharePoint is een van de meest effectieve en uitgebreide en productieve document management systemen die organisaties hebben geholpen met het vinden, verzamelen en managen van data over de verschillende bronnen. Iedereen die geprobeerd heeft om SharePoint te implementeren, heeft ongetwijfeld voor het vraagstuk gestaan : Hoe managen we onze SharePoint omgeving op een effectieve manier?

Veel van deze organisaties hebben gefaald om het gewenste resultaat te behalen met SharePoint. Dit ligt natuurlijk niet aan het platform en hier kunnen veel redenen aan verbonden zijn. De grootste reden is waarschijnlijk ook een gebrek aan een goed en effectief governance plan. Wanneer je zo een investering doet wil je hier natuurlijk ook het maximale uithalen. Om de beste en de meest effectieve resultaten te behalen, is het aan te raden om vooraf een goed gedefinieerd proces op zijn plek hebben staan en governance regels te hebben opgesteld.

Wanneer je SharePoint gebruikt in combinatie met andere moderne technologieën, kun je het beste document management systeem creëren voor het verbeteren van je interne communicatie, efficiëntie en productiviteit! De flexibiliteit van het platform biedt veel mogelijkheden tot koppelingen. Dit zorgt er natuurlijk ook voor dat er bepaalde regels en procedures op zijn plek moeten staan om er voor te zorgen dat het op de juiste manier gebruikt wordt.

Wanneer je besluit gebruik te maken van een nieuw software product binnen de organisatie, zullen meerdere stakeholders bepaalde rollen en verantwoordelijkheden hebben. Tegelijkertijd met de installatie, is het genoodzaakt een online governance plan te hebben met een duidelijke set van rollen en verantwoordelijkheden voor elke stakeholder. Mocht dit niet het geval zijn, is er een grote kans dat het chaos kan creëren binnen de organisatie met als gevolg stakeholders die geen idee hebben wat hun verantwoordelijkheden zijn. Om deze reden is governance binnen SharePoint essentieel en ondenkbaar om niet goed op orde te hebben.

Het is echter ook niet gek dat organisaties dit uitstellen gezien het een erg lastig onderwerp is, gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. We begrijpen namelijk heel goed dat het niet een one-size fits all oplossing is, je zult dus echt moeten gaan kijken naar de specifieke vraagstukken en benodigdheden van de organisatie.

Laten we beginnen bij wat governance nou eigenlijk inhoudt. Waar praten we nou eigenlijk over wanneer we het hebben over governance binnen SharePoint en DailyDrive?

Alhoewel de term zelf erg verwarrend kan zijn, is het eigenlijk heel erg simpel. Governance is redelijk simpel en richt zich tot het creëren van transparante procedures. Wat Microsoft 365 betreft, is de definitie van SharePoint governance de set van policies, rollen, verantwoordelijkheden en procedures. Als je op het internet gaat zoeken, zul je velen definities voor SharePoint governance vinden en velen “tools”. Het feit blijft echter dat het in de praktijk een set is van processen en regelementen die de organisaties een bepaalde kant opduwen om elk software of IT product te gebruiken om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Een ideaal governance plan helpt de organisatie met het behalen van de organisatie doelen en om de samenwerkingen tussen verschillende divisies en teams te verbeteren.

Nu we weten wat we kunnen bereiken met een governance plan, moeten we ons ook gaan richten op waarom dit nou zo belangrijk is.

• Zonder een vooraf gedefinieerd SharePoint Online Governance plan, zou er chaos ontstaan tussen verschillende gebruikers en teams die toegang hebben tot hetzelfde systeem, zonder gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.

• Verder, in deze informatie gedreven eeuw, zijn organisaties een grote hoeveelheid data aan het verzamelen van verschillende gebruikers voor het maken van hun sites en applicaties.

• Wanneer er geen duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn, kunnen er organisatie conflicten voorkomen. Verder focust een governance plan zich meer op training en scholing van SharePoint. Zonder een plan, zou het uitdagend zijn voor stakeholders om de nieuwe veranderingen te adopteren.

• Data propagatie is een ander probleem wat zou kunnen ontstaan als er geen SharePoint governance plan op zijn plek staat. Dit zou kunnen leiden naar een slechte performance en opslag problemen. Verder, zou het ook kunnen leiden tot incorrecte data en content lifecycle problemen.

• Wanneer er een stabiel SharePoint online governance plan op zijn plek staat, zal het systeem gebruikers helpen hun rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen. Dit zal processen en operaties verbeteren en beter managen, risico’s van systeem falen verminderen net als inefficiëntie.

De voordelen zijn daarom goed om te overwegen, denk hierbij aan:

• Het helpen van een organisatie de processen te stroomlijnen

• Beschermen tegen veiligheidsbedreigingen

• Er voor zorgen dat de beleidsregels van de industrie worden nageleefd

• Ervoor zorgen dat de beste investering terugverdiend

Het antwoord op deze vraag is governance. Governance is een set van regels, processen, rollen en verantwoordelijkheden die de manier van samenwerkingen tussen verschillende business teams en IT teamwork managen. Elke organisatie heeft een unieke behoefte en verplichtingen voor het gebruik van SharePoint die invloed hebben op de aanpak van de governance.

Het belang van een governance plan zijn veel, denk aan:

• Het voorkomen van content wildgroei

• Ervoor zorgen dat content kwaliteit wordt gewaarborgd tijdens de levensduur van de nieuwe oplossing

• Ervoor zorgen dat de gebruikers een consequente ervaring hebben

• Het neerleggen van een duidelijk besluitmaking autoriteit en escalatie procedures.

• Ervoor zorgen dat de oplossingen in lijn staat met de organisatie doeleindes

• Ervoor zorgen dat de content op de juiste manier wordt bewaard.

Hoe maak je een begin aan governance?

Om een begin te maken aan governance is het belangrijk de behoefte te identificeren. Nadat je dit hebt gedaan kun je beginnen met het implementeren van een governance plan om je data onder controle te houden. Mocht je hier hulp bij nodig hebben willen we je hier graag bij ondersteunen!

Wil je graag een PDF ontvangen met meer informatie over dit onderwerp? Laat dan je email adres achter en je krijgt hem toegestuurd!

Heb je liever direct advies van ons om samen de mogelijkheden te bespreken? Plan dan direct een vrijblijvende kennismaking in met een van onze adviseurs!