Efficiënt werken: Wat wordt hier vandaag de dag onder verstaan?

Een van de grotere verschuivingen in de hedendaagse maatschappij is de mogelijkheid voor teams om op afstand te werken. Veel mensen vinden een combinatie fijn waar zij en op kantoor en thuis kunnen werken. Thuis werken wordt echter nog steeds gezien als een belemmering van de efficiëntie van de werkzaamheden. Wij gaan uitleggen hoe efficiëntie zich weerspiegelt in SharePoint en hoe je deze kunt maximaliseren, desondanks de uitdagingen.

Efficiëntie is niet locatie gebonden. Zo heeft de pandemie de afgelopen jaren bewezen dat je niet op locatie hoeft te zijn om je werkzaamheden te kunnen voortzetten. Vele kantoor medewerkers hebben de afgelopen twee jaar hun werkzaamheden op een succesvolle manier vanuit de huiskamer kunnen uitvoeren. Dit dankzij de technologieën die dit mogelijk maken, zoals SharePoint en de DailyDrive.

Dit neemt natuurlijk niet weg dat het werken op kantoor ook zijn voordelen heeft. Zo ben je in direct contact met je collega’s en kun je voor vragen snel terecht.

Maar is dit de definitie van efficiëntie? Daar gaan we vandaag achter komen en jou de handvaten geven om op de meest efficiënte manier te werk te gaan.

Laten we beginnen bij het werken op afstand. Op afstand werken klinkt als een belemmering, maar kan heel efficiënt zijn voor werknemers. Zo hebben zij niet te maken met verschillende afleidingen op kantoor en hebben een bredere toegang tot hun talenten. Voor werknemers kan het de kosten voor het heen weer reizen verlagen, de tijd vrij maken voor andere passies en nog veel meer! Hybride werknemers rapporteren vaak een hogere productiviteit en een betere werk-privé balans. Zo kunnen zij zich beter concentreren thuis door de comfortabele werkomgeving en kunnen zij ook vaak huishoudelijke taken tussendoor oppakken.

Naast de voordelen, heet het op afstand werken natuurlijk ook zijn nadelen. Het grootste nadeel is waarschijnlijk het gebrek aan persoonlijke communicatie tussen collega’s. Het gebrek aan persoonlijke communicatie kan tot problemen leiden wanneer het aan komt op teamverband, gedeelde visie, delen van kennis wat resulteert in minder succesvolle projecten wat uiteindelijk leidt tot minder efficiëntie.

Het allerbelangrijkste is dat je er zeker van bent dat je over de juiste SharePoint inrichting beschikt die voldoet aan de behoeftes van jouw organisatie. Mocht je hier problemen of hulp bij nodig hebben en ben je benieuwd naar de mogelijkheden van de DailyDrive kun je uiteraard bij ons terecht.

De volgende stap is dus hoe zorg je ervoor dat je efficiëntie maximaliseert binnen je team met het gebruik van SharePoint?

Efficiëntie is natuurlijk belangrijk voor elk team, of dit nou fysiek of op afstand is. Echter is het nog belangrijker voor het team wat niet fysiek aanwezig is op kantoor. Hoe ga je hier mee om? Een van de grootste krachten van SharePoint als project management tool is de flexibiliteit. Zo is het super makkelijk om een project site aan te maken die aan de behoeftes van je team voldoet.

De gezamenlijke projectsite wordt het kern punt van je hybride team. Dit punt verbind de teamleden aan elkaar en draagt bij aan een makkelijke samenwerking tussen teams aan een gezamenlijk einddoel. Gebruik de team site om er zeker van te zijn dat iedereen het eens is met de visie, de doelen en de objectieven die worden gebruikt om te kunnen werken met een remote team.

Als team zijn er op z’n minst een aantal zaken die jullie zouden moeten delen. Denk hieraan:

• Objectieven van het team/project: er zeker van zijn dat elk teamlid het eens is met de objectieven van het team en het project.

• Juiste indeling van rollen en verantwoordelijkheden per teamlid: ervoor zorgen dat elk teamlid zich bewust is van zijn of haar rol en bijkomende verantwoordelijkheden met betrekking tot het project.

• Planning van het project samen met een tijdlijn: ervoor zorgen dat er een strakke planning van het project bestaat.

• Document bibliotheek verantwoordelijken: de juiste mensen verantwoordelijk stellen voor de juiste documenten.

• Dashboard rapportages om project statussen en werk statussen te checken: het beschikbaar stellen van dashboards waar project statussen makkelijk te zien zijn.

Team Dashboards om individuele en team voortgangen bij te houden

Een belangrijk onderdeel van een efficiënt project is in staat zijn om elkaar verantwoordelijk te houden wanneer dit nodig is. Hierdoor is het belangrijk om overzicht te hebben van de verschillende taken en verantwoordelijkheden per teamlid. Zo weet iedereen altijd wat er nog moet gebeuren en wanneer. Dit bevordert de efficiëntie van het project en zorgt uiteindelijk voor een succesvol project!

Het faciliteren van effectieve Communicatie van het team

Een van de grootste uitdagingen op het gebied van efficiëntie voor teams op afstand is het behouden van goede relaties en het beter leren kennen van je collega’s. Waar je normaliter op kantoor koffiemomentjes hebt samen, of samen gaat lunchen gaat dit op afstand toch net even anders. De SharePoint project site is een perfect medium om iedereen aan te laten haken op de performance van het project. Moet je sneller met elkaar communiceren? Dan kan dit uiteraard ook. Je kunt de efficiëntie laten voortvloeien met tools als Microsoft Teams die het makkelijk maken om snel met collega’s in contact te komen, antwoord te krijgen op de vragen die je kunt hebben en het delen van informatie. Binnen DailyDrive kun je makkelijk een teams-site aan een project site koppelen, zo heb je met 1 klik op de knop al je communicatie gestroomlijnd. Dit hoeft natuurlijk niet altijd werk gerelateerd te zijn, zo kun je via Teams altijd nog op een laagdrempelige manier ook leukere dingen met elkaar delen zonder het project of de documentatie te belemmeren. Het idee is om het mogelijk te maken voor hybride werkers om zich verbonden te voelen met elkaar en collega’s wanneer zij dit nodig hebben. Dit bevordert de efficiëntie ook enorm en draagt bij aan een succesvol project.

Kortom, er zijn een aantal aandachtspunten om op te letten en om ervoor te zorgen dat je efficiëntie kunt waarborgen in een project. Heb je hier nog vragen over of wil je graag meer informatie over hoe SharePoint en de DailyDrive de efficiëntie binnen jouw bedrijf kan stimuleren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking!