Een Digitale Werkplek ontwerpen voor de Werknemer van Vandaag

De veranderende demografie van werknemers en de vernieuwde bedrijfscommunicatieprioriteiten als gevolg van de verschuiving naar werken op afstand vereisen dat bedrijven opnieuw moeten nadenken over hun manieren waarop ze toegang bieden tot de talloze voordelen van de digitale werkplek en over het implementeren van een effectief document management systeem.

Veel van de organisaties tegenwoordig houden een vogelperspectief op het SharePoint intranet als een mobiele voordeur naar de specifieke platformen binnen de digitale werkplek. Maar al ver voordat deze stap gezet wordt, moeten bedrijven er al voor zorgen dat de digitale werkplekstrategie zich richt op een digitale werknemerservaring die kan voldoen aan de behoeften van al hun werknemers. Wij hebben in deze blog 10 vragen opgesteld die je kunt stellen bij het plannen van een digitale werkplekstrategie die is ontworpen om elke verscheidenheid aan werknemers persona’s binnen de organisatie te bereiken en zo de office 365 ervaringen te verbeteren.

1. Hoe verbetert de Digitale Werkplek de werknemers ervaring?

De digitale werkplek kan worden gedefinieerd als een set van platforms, tools en omgevingen voor werk, geleverd op een bruikbare, coherente én productieve manier! De rol van het intranet zelf in relatie tot deze omgeving is voortdurend in ontwikkeling. De contactmomenten die werknemers hebben met hun werkplek spelen een cruciale rol in hoe ze gemotiveerd, geïnformeerd en betrokken blijven bij wat ze doen. Net als dat technologie een cruciaal onderdeel van ons persoonlijke leven is geworden, is ook de technische omgeving van de werkplek van groot belang voor de werknemerservaring. In dit trans formatieve tijdperk van hypermodernisering binnen organisaties, hangt concurrentievermogen af van het vermogen om effectief te kunnen aanpassen in tijden van verandering. Dit geldt vooral voor bedrijven met een groot en wijd verspreid personeelsbestand die snelle innovatie vereisen voor de implementatie van moderne tools die alle werknemers effectief en volledig op de hoogte kunnen houden.

Deze vereiste, in combinatie met de groeiende focus op de balans tussen werk en privé, zorgen voor de flexibele uren en de mogelijkheid om vanaf meerdere locaties te kunnen werken. Dit betekent dat bedrijven hun werknemers, inclusief offline, eerstelijns en niet-kantoor medewerkers – met een mobiele, digitale werknemers ervaring. Je personeel in staat stellen om in contact te komen met collega’s en informatie te kunnen verkrijgen, waar ze ook zijn en wanneer zij dit maar willen, is hetgeen wat het verschil maakt in een steeds competitievere markt voor het aantrekken van talent en het creëren van de positieve werknemerservaringen die nodig zijn voor bedrijven om te gedijen.

2. Wat drijft de verandering in de digitale werkplekcommunicatie?

Een van de meest impactvolle factoren die de digitale werkplekcommunicatie vooruit helpen, is de veranderende demografie van de werkplek. Bedrijven worstelen om te voldoen aan de verschillende behoeften van het huidige multi-generationele personeelsbestand. Millennials vormen momenteel de grootste groep in de beroepsbevolking en het betrekken van deze generatie is een topprioriteit geworden. Microsoft heeft volgens een onderzoek bekend gemaakt dat 67 procent van de mensen hun persoonlijke apparaten op het werk gebruiken. Deze trend breidt zich uit naarmate werknemers, met name millennials, zich betrokken en gemotiveerd voelen wanneer zij hun eigen apparaten voor zakelijke doeleinden kunnen gebruiken.

Naast kantoor medewerkers hebben we natuurlijk ook het grote gedeelte van de werknemers die buiten kantoor werken. Meer dan 70% van de werknemers zitten niet aan een bureau en hebben gebrek aan toegang tot communicatie middelen. Geen email, intranet of elke andere digitale poort. Nieuwe uitdagingen kunnen niet worden voldoen door gelimiteerde kanalen. Dit is een van de redenen waarom het maken van digitale communicatie middelen voor werknemers, zo verschrikkelijk belangrijk en noodzakelijk geworden is. Mobiele werknemers communicatie platforms zijn momenteel essentieel voor het verbinden van de uiteenlopende organisaties. De verwachting is dat dit met de tijd zal blijven toenemen.

3. Wat zijn de hoofd gebruiksredenen voor de digitale werkplek?

Wanneer je denkt aan de hoofdredenen voor het gebruiken van de digitale werkplek strategie, is het waarschijnlijk dat de meeste bedrijven tot de zelfde conclusie komen. Wij hebben een aantal brede (maar erg waardevolle) gebruiksredenen voor jullie opgesomd.

• Communicatie: Inclusief het delen van verschillende tijd kritische informatie.

• Kennis: Alles over gestructureerde data waar het gemak van “zichtbaarheid” en “vindbaarheid” een groot probleem is.

• Samenwerkingen: Een noodzaak voor een effectieve samenwerking

• Processen: In het algemeen dekt dit HR en CRM processen.

4. Wat zijn de doelgroepen voor de digitale werkplek?

• Kennis medewerkers: Deze doelgroep wordt vaak gezien als de hoofdgebruikers van de digitale werkplek. Huidige strategieën zijn vaak specifiek voor deze mensen ontworpen.

• Proces medewerkers: Deze mensen zitten vaak aan een bureau en beoefenen functies als accounting, HR en inkoop. Ze werken niet in projecten die samenwerking vergen, maar voeren meer dagelijkse werkzaamheden uit.

• Niet-kantoor medewerkers: Deze werknemers zijn vaak de hoofd drijvers van de arbeidskracht in velen organisaties. Echter, hebben zij geen toegang tot interne informatie. Tot deze doelgroep kun je ook tijdelijke medewerkers, externen en anderen toevoegen.

Tot nu toe, konden niet kantoor medewerkers niet bereikt worden door een typische digitale werkplek strategie die mobiele toestellen niet in overweging heeft genomen. Dat is de hoofd reden waarom mobiel gaan voor werknemers nu een van de hoofd noodzaken is van de digitale era.

5. Hoe stem ik specifieke use case-behoeften af op mijn doelgroepen?

Zodra je inzicht hebt in je doelgroepen, kun je jouw specifieke use case-behoeften definiëren. De categorieën zijn Communicatie, Kennis, Processen en Samenwerking.

Niet-bureaumedewerkers hebben bijvoorbeeld waarschijnlijk geen grote behoefte aan samenwerkingstools; ze werken niet in projectteamkamers die documenten en bestanden delen, maar ze willen toch interne communicatie ontvangen. Ze hebben bepaalde kennisbehoeften, zoals een telefoongids, veiligheidsrichtlijnen en het werknemershandboek. Wat betreft procesmedewerkers, ze willen hun vakantie en persoonlijke dagen kunnen beheren, toegang hebben tot loonstroken en op de hoogte zijn van de selfservice van andere werknemers.

6. Wat staat er op de road-map van je digitale werkplekstrategie?

Het definiëren van cases en deze afstemmen op je doelgroepen binnen het bedrijf is het eerste onderdeel van het ontwerpen van je digitale werkplekstrategie. Meestal heb je deze informatie niet vanaf dag één beschikbaar. In plaats daarvan zal het een stapsgewijze aanpak volgen om een routekaart voor de digitale werkplek te creëren.

In veel gevallen beginnen bedrijven met zich te concentreren op communicatie omdat het een gemeenschappelijke en belangrijke behoefte voor hen is. Van daaruit kunnen ze processen, samenwerkingsplatforms, enzovoort bijwerken. Zo'n geleidelijke aanpak markeert een grote verandering ten opzichte van slechts een paar jaar geleden. Destijds probeerden bedrijven in één klap aan al hun digitale werkplekbehoeften te voldoen. Vaker wel dan niet zou dit resulteren in uitgeputte projectteams die - na lange perioden van planning en ontwerp - nauwelijks de middelen over zouden hebben om hun projecten live te krijgen en de nodige verbeteringen op te volgen die pas duidelijk zouden worden na een eerste lancering. Het is belangrijk om te onthouden dat een digitale werkplekstrategie een doorlopend programma is, geen one-and-done project. De implementatie ervan moet beginnen met rekening te houden met de interne en externe inzichten van je personeel. Dit wordt gevolgd door consistente polsslag en feedback in combinatie met de digitale aanwezigheid en participatie van het senior management.

7. Wat zijn je opties voor de selectie van digitale werkplektechnologie?

Er is een voortdurende discussie over de vraag of je één platform moet gebruiken voor je digitale werkplek of modern intranet, of dat het beter is om te kiezen voor een intranetbenadering van de voordeur. De laatste optie verzamelt een assortiment tools voor individuele use cases voor communicatie en processen allemaal op één plek. Tot voor kort was dit een vrij open vraag. Maar gezien alle speciale Cloud-tools die beschikbaar zijn (zoals Microsoft Teams, SharePoint en Yammer), is het intranet van de voordeur naar voren gekomen als de duidelijke keuze. Het biedt gebruikers een betere ervaring dan welk platform dan ook ooit zou kunnen.

Een intranet van de voordeur biedt ook meer mogelijkheden voor BYOD-benaderingen (Bring Your Own Device). Het voordeel is dat bedrijven kunnen kiezen uit een breed scala aan tools. Een dergelijke aanpak zal op de middellange en lange termijn voor meer flexibiliteit zorgen; je kunt dingen snel instellen en tools verwisselen om aan uw schaalbare behoeften te voldoen.

Een enkel platform daarentegen zal gebruikers meestal teleurstellen met een slechte of beperkte bruikbaarheid voor veel gebruiksscenario's. Ontmoedigde gebruikers zullen dan vaak hun toevlucht nemen tot de aanschaf van hun eigen IT om aan hun specifieke gebruiksscenario's te voldoen. Een gevaarlijke weerslag van dit scenario is de proliferatie van schaduw-IT en de problemen die dit kan veroorzaken met betrekking tot beveiliging en compliance.

8. Wat betekent "Gemakkelijk beschikbaar" voor persoonlijke mobiele apparaten?

Zoals besproken, is de digitale werknemerservaring een belangrijke factor om te overwegen bij het selecteren van technologie. Als je oplossing geen geweldige ervaring biedt, vooral als deze niet goed werkt op het gebied van toegankelijkheid, zullen gebruikers zich wenden tot alternatieve oplossingen.

De tweede belangrijke factor om te overwegen is de vraag welke cases beschikbaar moeten zijn voor persoonlijke mobiele apparaten versus die welke op zijn minst op door het bedrijf geleverde desktopcomputers moeten zijn. Deze vragen veranderen het spel als het gaat om het selecteren van technologie. Het ondersteunen van mobiele gebruikers moet deel uitmaken van elke succesvolle digitale werkplekstrategie, vooral in grote, verspreide organisaties, waardoor meer connectiviteit mogelijk is met betrekking tot communicatie en productiviteit van werknemers, waaronder mobiele online vergaderingen, online training, videoleren en meer.

9. Waar begin ik een gesprek en deel ik updates?

Organisaties vragen zich vaak af waarom ze tools als Slack of Yammer niet kunnen gebruiken als interne communicatietool. Het antwoord is dat teams, gemeenschappen en gerichte of bedrijfsbrede doelgroepen en persona's totaal verschillende communicatiebehoeften hebben als gevolg van hun verschillende groottes en rollen. Groepschat toepassingen zoals Slack en Teams kunnen werken voor samenwerkende groepen en kleinere gemeenschappen. Ook community gerichte tools zoals Workplace by Facebook en Yammer zijn niet geweldig voor bedrijfsbrede en gerichte doelgroepen.

Voor deze grotere use cases komt er over het algemeen veel governance bij kijken. Je zou bijvoorbeeld niet elke dag tien pushmeldingen naar een groot publiek willen sturen. Er moeten regels worden ingesteld, net zoals er voorschriften moeten zijn over wat er zichtbaar is op uw startpagina, waarbij belangrijke informatie over het algemeen langer moet blijven dan de paar minuten die het zou blijven bevatten met Slack of Yammer.

Het is onrealistisch om te verwachten dat alle gebruikers zich actief zullen abonneren op communicatiekanalen en hun meldingsinstellingen zullen beheren - tot 80% zal dat nooit doen. Het punt is dat het belangrijk is om goed na te denken over wie je wilt bereiken en om de meest geschikte tools te kiezen om dat daadwerkelijk te doen.

10. Hoe stapel ik mijn digitale werkplektechnologie?

Gezien het groeiende aantal gespecialiseerde, individuele tools dat tegenwoordig beschikbaar is, is er een duidelijke trend om verschillende individuele oplossingen op te nemen in een intranet en communicatie hub voor de voordeur. SharePoint was ooit de enige optie voor samenwerkingstoepassingen.

Dan zijn er de communicatie- en netwerkonderdelen, dat wil zeggen Yammer en Workplace via Facebook, en e-mail blijft natuurlijk een grote zorg. Maar wat mensen beginnen te zien, is dat een goed functionerende technologiestack zal bestaan uit tools die kant-en-klaar zijn voor specifieke use cases en allemaal beschikbaar zijn via single sign-on waarbij inlogverificatie automatisch wordt gedaan. De gebruiker kan via zijn voordeurintranet de werkplek betreden en vervolgens direct naar de dienst springen die hij of zij echt wil gebruiken. De DailyDrive is hier de perfecte oplossing voor. Door single sign-on en goede technologie worden werknemers ontzorgd van de problemen.

Samenvatting: Werknemers Ervaring is de hart van de Digitale Werkplek

Communicatie en samenwerking zijn de topprioriteiten van de digitale werkplek van vandaag. Dit vraagt om een geheel nieuwe aanpak die rekening houdt met digitale werknemers ervaring en dus mobiel en zeer doelgericht is.

Bedrijfsbrede en gerichte communicatie is niet iets wat organisaties kunnen doen met een blog of een responsief intranet. Vooral voor organisaties met meerdere locaties en medewerkers die verschillende talen spreken, vereist effectieve communicatie een brede maar naadloze functionaliteit.

Het ultieme doel van een goede digitale werkplekstrategie is het opbouwen van een effectiever, efficiënter bedrijf. Een werknemersapp is de beste tool voor deze klus. Meer dan "alleen een app", het zal een centrale communicatie hub en voordeurintranet zijn - met een ingebouwd content managementsysteem - dat mobiel is, maar ook geweldig werkt op desktop. Op zo'n manier bedacht, zouden alle stukjes van uw digitale werkplekstrategie in perfecte orde moeten beginnen te vallen.

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen of wil je graag meer informatie ontvangen? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen!