Document Management in Microsoft 365: Hoe zorg je ervoor dat je je dossiers kunt organiseren?
Dossiermanagement, of je nu nou een projectmanager, accountant of HR-manager bent, iedereen heeft baat bij het werken in dossiers. Hoe je dit in Microsoft 365 kunt regelen gaan wij je vandaag uitleggen!
Zo, je bent dus benieuwd geworden wat dossiervorming voor je kan betekenen in je digitale werkomgeving. Als SharePoint specialist gaan wij je de voordelen uitleggen van het werken in dossiers én hoe dit vorm krijgt in onze SharePoint Online omgeving, de DailyDrive.
Laten we beginnen bij wie er überhaupt baat heeft bij het werken met een DMS systeem. Een document management systeem biedt voordelen voor verschillende managers. Zo hebben bijvoorbeeld projectmanagers, accountants en HR-managers veel baat bij het gebruiken van een document management systeem in combinatie met boekjaren.
De voordelen verschillen natuurlijk ook per functie. Wij hebben wat voordelen voor jullie uitgezocht die je bij het gebruik van een document beheer systeem kunt ondervinden per functie.
Projectmanagers Om te beginnen met projectmanagers. Als projectmanager is het belangrijk om goed overzicht te houden op de documentatie van de verschillende projecten die je hebt lopen. Zo heb je vaak te maken met versie geschiedenissen, de verschillende betrokken partijen en verschillende boekjaren van de projecten. Hoe fijn zou het zijn als je deze projecten zo kunt organiseren dat je de verantwoordelijkheden kunt toewijzen aan de juiste personen? Binnen een interactief document beheer systeem, kun je dit makkelijk realiseren. Zo weet iedereen altijd wat er gedaan moet worden. Is het project afgerond? Dan rond je deze simpelweg af binnen DailyDrive en schakel je makkelijk door naar het volgende jaar.
Accountants De tweede behoeftige, zijn accountants. Als accountant, kun je ook baat hebben door te werken met een DMS. Buiten de boekjaren die je moet bijhouden, moet je ook bijhouden welke documentatie bij welke klant horen. Denk aan contracten, NDA’s, allemaal zaken die belangrijk zijn. Wist je dat je dit in één omgeving kunt doen binnen Microsoft 365? Zo schakel je per klant tussen de verschillende boekjaren, met direct de juiste documentatie per boekjaar. Ook kun je verschillende boekjaren makkelijk afsluiten. Kortgezegd, je bent altijd georganiseerd bezig door boekjaren af te sluiten en de juiste documenten in het juiste jaar te zetten.
HR-Manager Als laatst, hebben we het over HR-managers, naast hun verantwoordelijkheden naar de werknemers toe, hebben zij ook te maken met documenten én met verschillende jaren. Zo kunnen zij makkelijk per werknemer de documentatie organiseren en de jaren van deze werknemers afsluiten.
Zo, nu je de voordelen per functie beter in beeld hebt, nodigen we je graag uit om dit in zijn werking te zien in een live demo.
Ook hebben we naast de live demo, een infographic ontwikkeld om het gemak van dossiervorming binnen Microsoft 365 makkelijk uit te leggen. Wil je deze graag ontvangen? Vraag hem dan hier aan!
Heb je vragen of wil je graag meer informatie hebben over hoe je dossiervorming binnen Microsoft 365 kunt realiseren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of plan direct een demo in!
