Zoeken

De Hybride Digitale Werkplek en Terugkeer naar Kantoor; 10 Benaderingen om te overwegen

Bijgewerkt op: 26 apr.

Alhoewel de corona pandemie redelijk is afgenomen, zijn we nog steeds niet helemaal waar we eerst waren. Overal ter wereld blijft de onzekerheid van lockdowns of andere maatregelen bestaan. Wel heeft de voortgang hybride werkpatronen en de terugkeer naar kantoor mogelijk gemaakt. Veel organisaties zijn actief bezig met het plannen van hun (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor, terwijl ze tegelijkertijd ook rekening houden met de langetermijnvisie voor het hybride werken op afstand.



De terugkeer naar het kantoorleven en het bredere debat over de toekomst van hybride werken genereren veel media-aandacht. De meningen kunnen ook behoorlijk gepolariseerd zijn, keren we terug naar de ‘oude wereld’ van voor de pandemie? Of kunnen we proberen iets beters te smeden? Hoe gaan we om met het werken op afstand op lange termijn en wat is de impact hiervan op de bedrijfscultuur? Allemaal terechte vragen waar geen duidelijk antwoord op te geven is.

Wij zullen ingaan op 10 verschillende benaderingen om de hybride werkplek te ondersteunen en terug te keren naar kantoor.


1. Zie het als een evolutie, niet als een “reset”

Het woord reset gaat om een nieuw begin. Echter is de terugkeer naar kantoor veel meer dan dat. De hybride werkpatronen die nu vaker voorkomen, is een evolutie van wat vooraf is gegaan. Het zijn namelijk nog steeds dezelfde medewerkers, dezelfde leiders en de zelfde digitale werkplek. Werken op afstand gebeurde al en de pandemie was altijd meer een katalysator voor bestaande trends. Zo zijn deze veranderingen natuurlijk op ongekende niveaus versneld en opgeschaald. De beslissingen die we vandaag de dag nemen, zijn steeds vaker gebouwd op bestaande successen, structuren en de organisatiecultuur. Het is dus geen reset die alles negeert wat tot nu toe is gerealiseerd.


2. Luister naar medewerkers en verzamel data

Als je als manager nog niet bezig bent met een soort onderzoek naar hoe werknemers zich voelen naar de fysieke werkplek, loop je veel mis. De acties die organisaties ondernemen om de terugkeer naar kantoor mogelijk te maken, evenals bij het ontwikkelen van beleid voor op de langere termijn dat hybride werken voldoende ondersteunt, kunnen niet gebouwd worden op aannames. Het is van cruciaal belang dat er een data gestuurde aanpak wordt aangenomen die rekening kan houden met wat werknemers echt voelen. Kriebelen ze om weer naar kantoor te gaan? Hoe vaak zouden ze thuis willen werken? Wat zijn de bijbehorende kansen en uitdagingen? Dit soort informatie moet worden meegenomen worden in de besluitvorming. Oplossingen hier zijn laagdrempelige polls die je kunt inzetten op het intranet van je organisatie.


3. Maak van keuze een fundamenteel principe van de hybride werkplek

Terugkeren naar kantoor of niet terugkeren naar kantoor is niet noodzakelijkerwijs een binaire beslissing; eigenlijk voorspellen de meeste organisaties hybride werkpatronen die werknemers in staat stellen om zowel thuis als op kantoor te werken, misschien in dezelfde week. Hier zijn individuele keuze en flexibiliteit belangrijk, waardoor mensen kunnen genieten van de voordelen van beide werkomgevingen en kunnen kiezen wat goed werkt voor hun persoonlijke situatie. Bovendien kan het hebben van enige keuze van waar je op een bepaalde dag werkt, een sterk onderdeel worden van elke waarde propositie van werknemers.


4. Optimaliseer je bestaande digitale werkplekkanalen

Digitale werkplekken en de respectieve tools en kanalen kunnen een belangrijke rol spelen bij het ondersteunen van werknemers bij hun terugkeer naar het werk. Er is inderdaad een massa aan verschillende apps die zich hieraan wijden, er is enorm veel mogelijk. De uitdaging ligt hem echter om de juiste tools te leveren die mensen die op kantoor werken en mensen die thuis werken naadloos te laten samenwerken, waar ze zich ook bevinden en vanaf elk apparaat. Een clouddienst als Microsoft 365 is hier de perfecte optie in. Wil je net dat extra stapje verder gaan in de mogelijkheden? Neem dan de DailyDrive die geheel kan worden afgestemd op de wensen van de organisatie. Denk aan boekjaren afsluiten voor accountants, het koppelen van bestaande brondatasystemen als Simplicate en het direct delen van SharePoint bestanden in Outlook zonder dat bestand lokaal te downloaden. Er is nogmaals, enorm veel mogelijk.


5. Werk met de vastgoedfunctie als één team

Een parallel proces met het optimaliseren van uw digitale werkplek voor hybride werken en de terugkeer naar het werk is om ervoor te zorgen dat deze ook in harmonie werkt met uw kantoor. Hebben uw vergaderruimtes bijvoorbeeld de juiste kit om veel meer online samenwerking te ondersteunen? Hierbij is een nauwe samenwerking tussen de vastgoedfunctie en de digitale werkplek en IT-teams van cruciaal belang, waarbij beide een holistische benadering hanteren, inclusief strategieën en tactieken die elkaar aanvullen en werknemers ondersteunen.


6. Maak geen gebruik van bewakingssoftware voor je medewerkers

In de media zijn er af en toe berichten over bedrijven die tracking- en bewakingssoftware gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen die thuis werken uren maken. De software werkt door toetsaanslagen op te nemen, foto's van schermen te maken en zelfs webcams thuis te installeren om ervoor te zorgen dat mensen aan hun bureau zitten. Dit is een grove inbreuk op de privacy en geeft tevens het signaal af dat je je werknemers niet vertrouwt. Annuleer die bewakingssoftware zo snel mogelijk. Productiviteit en efficiëntie zijn belangrijk, maar is het bespioneren van werknemers en het uithollen van alle vertrouwen de beste manier om dat te bereiken?


7. Navigeer door uitdagingen rond vergaderingen

Een van de meest uitdagende aspecten van hybride werken is het faciliteren van vergaderingen. Het uitvoeren van zeer effectieve vergaderingen tussen degenen op kantoor en degenen die op afstand werken, kan een uitdaging zijn, en in de praktijk zijn volledig virtuele of alle face-to-face vergaderingen meestal de beste opties. Een mooie oplossing voor dit vraagstuk is het gebruik van Microsoft Teams. Een andere uitdaging is het organiseren van fysieke ontmoetingen en persoonlijke evenementen met iedereen die er moet zijn. Bij hybride werken is er de extra complicatie dat je iedereen tegelijkertijd op kantoor moet hebben - en het coördineren van dat aspect vereist veel planning vooraf.


8. Overweeg een hoofd van werken op afstand

De terugkeer naar kantoor en de bijbehorende normalisering van hybride werkpatronen heeft invloed op meerdere stakeholders in uw organisatie en heeft veel bewegende delen. Om werken op afstand echt te verankeren, moeten organisaties alles overwegen, van de tools en infrastructuur om het te ondersteunen, tot cultuur en attitudes. Het kan zinvol zijn om een rol te hebben om alle verschillende aspecten van werken op afstand te overzien en die afstemming en verandering te stimuleren; een Head of Remote Work kan een rol worden die we steeds vaker zien.


9. Verlies de milieuvoordelen van hybride werken niet uit het oog

De focus op de pandemie heeft ons misschien een andere crisis doen vergeten die voor ogen moet staan – klimaatverandering. De milieuvoordelen van hybride werken zijn aanzienlijk, voornamelijk door de vermindering van zakenreizen en woon-werkverkeer. Dit zou absoluut een factor moeten zijn in elke besluitvorming.


10. Zorg voor duidelijkheid en transparantie

Misschien moet de terugkeer naar kantoor vooral worden gebouwd op duidelijke boodschappen die het relatieve beleid en de verwachtingen beschrijven. Duidelijkheid van leiders wekt vertrouwen, neemt ambiguïteit weg en zorgt ervoor dat iedereen de juiste processen volgt in een nog steeds stressvolle tijd. CEO's moeten ook transparant zijn over de situatie op langere termijn – als er nog steeds beleid wordt bepaald, zorg er dan voor dat je medewerkers hiervan op de hoogte zijn.


Dit waren kort samengevat onze benaderingen hoe je de terugkeer naar kantoor het best kunt aanpakken. Wij hopen dat jij zo een goede overweging kunt maken voor jouw organisatie!


Mocht je hier vragen over hebben of wil je graag meer weten over bijvoorbeeld de digitale werkplek? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

21 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven