CRM, DMS en ERP: Hoe kan je organisatie profiteren van deze tools?

Tegenwoordig heb je veel tooling om je bedrijf te optimaliseren. Zo heb je te maken met systemen als een CRM, een DMS of een ERP systeem die je allen helpen bij het behalen van de beste resultaten. En in de dag van vandaag is het een must om je processen te automatiseren. Multitasking, met een grote flow aan informatie en een race voor de beste resultaten, realiseer je je al snel dat automatisering van belang is. Moderne technologieën en oplossingen als CRM, DMS en ERP systemen kunnen je helpen bij dit probleem. In het komende artikel zullen we de betekenis en het doel van deze systemen uitleggen. Ook gaan we uitleggen hoe we deze systemen met elkaar koppelen en er zo voor zorgen dat ze synchroon met elkaar zijn.

Wat is een CRM systeem?

CRM, oftewel customer relationship management systemen, is software voor bedrijven ontworpen om de volgende doelstellingen te behalen:

• Lead management: Het genereren van potentiële klanten is de eerste stap in de sales cyclus. CRM software helpt bij het vastleggen van klant details vanuit verschillende kanalen, denk hierbij bijvoorbeeld aan telefoongesprekken, social media interacties of e-mails.

• Customer care en relationship development: Het vastleggen van gegevens als interesses, activiteiten en interacties over klanten in een database om een geïntegreerd klantprofiel aan te maken en vervolgens gepersonaliseerde campagnes op te zetten die hun loyaliteit ondersteunen en belonen.

• Teamwork automatisering: Het creeeren en verbeteren van bedrijfsprocessen, het verbeteren van de klanten service en het bijhouden van de geschiedenis van de klantrelaties.

• Marketing: De mogelijkheid om potentiele klanten te segmenteren, het voorbereiden en runnen van marketing campagnes en het tracken van campagnes met automatisering en het analyseren van de resultaten.

Bedrijven investeren dus veel aan het behouden en aantrekken van elke klant. Om je geïnvesteerde geld niet kwijt te raken, moet je dus in controle over de inkomende mails, telefoongesprekken en verzoeken vanuit het internet.

Wat is een DMS?

DMS, oftewel document management systemen, een geautomatiseerde oplossing voor het digitaliseren, opslaan en archiveren van documenten.

Een DMS, en dan specifiek de DailyDrive, heeft verschillende eigenschappen.

DMS eigenschappen:

• Documenten organiseren

• Efficiënt documenten opzoeken

• Samenwerken aan documenten

• Het veilig en makkelijk delen van documenten

• Makkelijk digitaal ondertekenen van documenten

• Managen en aanmaken van corporate templates

Voordelen DMS

Gereduceerd fysieke opslag

Als je als organisatie nog steeds vertrouwt op papier werk, kun je waarschijnlijk bevestigen dat er af en toe grote capaciteiten nodig zijn om dit papier werk te kunnen opslaan. Het omschakelen naar een DMS systeem biedt de mogelijkheid om deze papieren te digitaliseren en op te slaan in de cloud.

Lagere kosten

Moderne bedrijfseigenaren moeten er alles aan doen om de kosten laag te houden. Een van de meest actieve manieren om dit te bereiken (o.a. met anderen dingen) is het stoppen met het vertrouwen op papier. Een jaarlijks aanbod aan papier, kan het bedrijf een fortuin kosten, vooral als deze gebruiken om werknemers van informatie te voorzien. Het DMS kan deze en vele anderen taken makkelijk overnemen terwijl het je flink wat bespaart.

Beveiliging

Naast het gemak van de digitalisering van je documenten, is papierwerk niet de veiligste manier om je documenten op te slaan. Papier kan op elk moment gestolen, vernietigd of verloren gaan. Het upgraden naar een document management systeem zal de beveiliging verbeteren. Zo heb je te maken met verschillende versies zodat je het originele bestand nooit kwijt zult raken. De documenten zijn verder verdeeld in verschillende document bibliotheken die allemaal beschikken over unieke rechten. Zo weet je altijd zeker dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documentatie! Ook kun je makkelijk documenten op een veilige manier delen.

Verhoogde productiviteit

Naast het opslaan en archiveren van de documenten, zorgt een DMS systeem ook voor een verhoogde productiviteit. Zo kun je makkelijk samen aan een document werken en projecten beheren. Denk aan real-time samenwerkingen en rechtenbeheer. De Outlook add-in zorgt ervoor dat je snel en makkelijk documenten kunt delen zonder deze nog apart te hoeven downloaden en uploaden, dit is allemaal mogelijk door deze integratie. Naast de Outlook add-in zijn er nog een aantal zaken die de productiviteit verhoogt binnen een DMS. Zo kun je bijvoorbeeld ook heel snel en makkelijk navigeren binnen de omgeving doormiddel van metadata. Verder hoef je nooit meer op zoek te gaan naar je collega’s en kun je deze makkelijk terugvinden op bijvoorbeeld functie en hobby. De taakmanager zorgt ervoor dat iedereen altijd weet wat ze moeten doen en dit zie je direct terug op je eigen dashboard.

Koppeling Brondata met DMS DailyDrive

Nu je weet wat de twee verschillende opties inhouden, ben je vast ook benieuwd hoe je deze systemen het best kunt inzetten. We kunnen goed begrijpen dat je het gevoel hebt in de war te zijn door de verschillende opties die er beschikbaar zijn. Want waar moet je nou investeren als organisatie?

Uiteraard zijn er veel opties en aanbieders waar je uit kunt kiezen voor je CRM of ERP systeem. Ook zijn er wat opties waar je uit kunt kiezen voor je DMS, hoewel we wel natuurlijk de voorkeur aan de DailyDrive geven. Hoe makkelijk en handig zou het zijn als je deze opties zou kunnen combineren door middel van een koppeling? Op deze manier verklein je de foutgevoeligheid en zorg je ervoor dat alles wat in je DMS komt te staan, synchroon is met hoe het staat opgeslagen in het bronsysteem.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen over deze koppelingen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een vrijblijvende demo!