Bewezen Digitale Werkplek Ideeën en de beste manieren om het meeste uit Sociaal Intranet te halen

Je digitale werkplek oftewel je sociale intranet, is een krachtig middel die de dagelijkse bezigheden van je organisatie beïnvloeden. Zo helpt het werknemers bij te blijven met nieuws uit de organisatie, verbindingen aan te gaan met andere werknemers, het makkelijk vinden van documenten online, het op de hoogte te blijven van projectveranderingen en zo kunnen we wel een tijdje doorgaan.

Helaas is de realiteit voor velen organisaties dat hun digitale werkplek / intranet erg oud is, onhandige werkomgevingen die werknemers alleen gebruiken in nood. Dit is uiteraard niet de bedoeling en het doel van de digitale werkomgeving. Met een strategisch intranet design, kun je het intranet van je organisatie omtoveren naar een sociaal intranet die werknemers engagement boost en ervoor zorgt dat de werknemers deze ook dagelijks willen gebruiken.

In dit artikel zullen we dit verder toe lichten en op zoek gaan naar de beste manieren en bewezen praktijken om het meest uit de digitale werkomgeving van je organisatie te halen én hoe dit parallel staat met Microsoft 365 en de DailyDrive.

1. Personaliseer je Intranet

Al heb je een gecentraliseerde organisatie die op topniveau als één geheel opereert, is het opgebouwd uit verschillende werknemers met verschillende krachten, functies en hele andere objectieven van de organisatie. Het zijn deze individuele werknemers – los van de organisatie als een geheel – die het sociaal intranet zullen gaan gebruiken en daarom wanneer je deze ontwerpt en implementeert binnen de organisatie, zou de focus moeten liggen op de behoeftes van deze werknemers.

Om het nog specifieker te maken, moet je ervoor zorgen dat het intranet zo is ontworpen, dat elke gebruiker een unieke en persoonlijke gebruikerservaring heeft met de digitale werkplek om hun zo op de beste manier te helpen en de productiviteit te boosten.

Stel je een organisatie voor waar iedereen, van CEO tot stagiair, toegang heeft tot alle functionaliteiten. Een intranet waar een sales werknemer in het veld, toegang heeft tot de projecten van een CEO waar aan gewerkt wordt en waar iemand van het marketing team toegang heeft tot de recruitment regelingen.

Een intranet van deze aard, zou voor veel chaos zorgen. Werknemers zouden constant afgeleid zijn en toegang hebben tot dingen die niet van belang zijn voor ze met als resultaat een grote invloed op de productiviteit. Om dit te voorkomen, moet de digitale werkomgeving zo zijn ingericht om aan de persoonlijke behoeftes van elke individuele gebruiker te voldoen.

• Elke gebruiker zou toegang moeten hebben tot een unieke SharePoint site die specifiek is ontworpen voor hun afdeling of team.

• Elke gebruiker zou een afgestemde homepagina moeten hebben die hun van informatie voorziet op basis van hun functie, projecten of mijlpalen. Als voorbeeld, nieuwe werknemers zouden informatie moeten ontvangen die hun helpen met het on-boarding proces, terwijl een werknemer die aan een project werkt, informatie zou moeten zien die relevant is voor dat specifieke project.

• Management zou toegang moeten hebben tot kritische informatie die niet toegankelijk is voor andere werknemers.

• Gebruikers zouden de mogelijkheid moeten hebben om hun startpagina te personaliseren op een manier dat het informatie laat zien die relevant is voor hun. Op deze manier hebben ze de vrijheid om te kiezen wat ze willen zien en nieuws en informatie elimineren die hun manier van werken niet verbeterd.

2. Zorg ervoor dat het sociaal intranet in lijn staat met de objectieven van het bedrijf

Hoewel we gezien hebben dat een sociaal intranet bovenal gefocust moet zijn op de behoeftes van je werknemers, omdat zij de gene zijn die het zullen gebruiken, betekent dit niet dat je je overige behoeftes van je organisatie moet negeren.

Meerdere malen hebben we gezien dat organisaties tijd en geld spenderen aan een nieuw bedrijfsintranet, om deze te implementeren en er vervolgens achter te komen dat deze helemaal niet in lijn staat met de objectieven van het bedrijf. Als je sociaal intranet of digitale werkomgeving niet in lijn staat met je bedrijfsdoelen, zijn er een aantal vragen die je moet beantwoorden voordat je een intranet gaat ontwerpen.

• Wat zijn de lange termijn doelen van de organisatie en welke invloed zal het intranet hebben op het behalen van deze doelstellingen?

• Wat zijn de objectieven van elk individueel onderdeel binnen je organisatie en hoe zal het bedrijf de digitale werkplek pushen om deze doelstellingen te halen?

• Hoe zul je bepalen of de implementatie van een sociaal intranet succesvol is of niet? Welke metrieken zul je gebruiken om de performance te meten?

• Heeft het intranet de support van het senior management?

Wanneer je deze vragen eenmaal beantwoord hebt, kun je een sociaal intranet ontwerpen die past bij de organisatie en haar helpt om de doelen van de organisatie te bereiken. Als voorbeeld, laten we zeggen dat je organisatie naar aanleiding van COVID-19 heeft besloten om werken op afstand in te voeren.

• Ondersteunt het sociaal intranet wat je aan het bouwen bent een digitale werkomgeving die werken op afstand faciliteert?

• Stelt het werknemers in staat om via een buiten locatie toegang tot het intranet verkrijgen?

• Beschikt het sociale intranet over de juiste functionaliteiten om werknemers in staat te stellen samen aan projecten samen te werken zonder fysiek samen te werken?

Het nalaten van deze vragen zal resulteren in een sociaal intranet wat zal falen.

3. Zorg ervoor dat je intranet communicatie problemen weet op te lossen

Een van de belangrijkste redenen voor het ontwikkelen van een intranet is dat het dient als een hub voor de communicatie van het bedrijf, een centrale plek waar werknemers kunnen worden voorzien van alle cruciale informatie over het bedrijf en de projecten waaraan ze werken.

Daarom, als je van plan bent een effectief bedrijfsintranet te implementeren, moet je ervoor zorgen dat het de communicatieproblemen van de organisatie oplost.

Om dit te laten gebeuren, moet het sociale intranet de medewerkers van het bedrijf meerdere manieren bieden om met elkaar te communiceren. Werknemers moeten in staat zijn om openbare discussies te voeren over de projecten waaraan ze werken, informatie en bestanden te delen, aankondigingen van de leiding van de organisatie te bekijken, elkaar rechtstreeks berichten te sturen, enzovoort.

Een goed intranet moet ook nieuwe communicatielijnen creëren die anders gesloten of ontoegankelijk zouden zijn gebleven. In veel organisaties is communicatie bijvoorbeeld een top-down aangelegenheid - het senior management doet aankondigingen die door spelen naar werknemers op lagere niveaus, terwijl de stemmen van werknemers op deze lagere niveaus verstikt blijven.

Een effectief intranet moet iedereen een stem geven en het voor iedereen mogelijk maken om met iedereen te communiceren, ongeacht hun positie in de organisatiestructuur. Het moet het voor werknemers in de onderste sporten mogelijk maken om hun zorgen te uiten en nog belangrijker, gehoord te worden.

Voor effectieve communicatie moet je intranet een direct messaging- of chatfunctie hebben, denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams. Zo kunnen medewerkers direct met elkaar in contact komen en ideeën en projecten bespreken – direct binnen het intranet. Dit maakt communicatie binnen de organisatie een stuk eenvoudiger in vergelijking met het vertrouwen op e-mail.

Afgezien van een-op-een chats, moet een goed intranet ook groepschats en het delen van bestanden binnen deze chats mogelijk maken. Dit is erg handig voor samenwerking. Een team dat samenwerkt aan een project kan bijvoorbeeld hun eigen groepschat maken en discussies en zelfs brainstormsessies houden binnen het intranet. Om het nog geavanceerder te maken, heb je ook de mogelijkheid om binnen je intranet vergader sites aan te maken waar je taken kunt toewijzen, vergaderingen kunt plannen en notities en besluiten kunt bijhouden.

Je intranet moet ook een responsief meldingssysteem hebben dat gebruikers waarschuwt voor alles wat hun aandacht nodig heeft - bedrijfsbrede aankondigingen, directe berichten van collega's, reacties op hun berichten op het bedrijfsforum, taken waaraan ze moeten werken, enzovoort.

Hoe sneller gebruikers waarschuwingen krijgen over dingen die hun aandacht nodig hebben, hoe gemakkelijker het voor werknemers wordt om op deze communicatie te reageren of de vereiste actie te ondernemen.

4. Geef je werknemers de tools die ze nodig hebben om hun werk effectief te kunnen uitvoeren

Je medewerkers bezoeken je bedrijfsintranet niet alleen omdat het er is. Ze bezoeken het intranet omdat ze iets gedaan willen krijgen – in de meeste gevallen iets dat gerelateerd is aan hun rol binnen de organisatie. Ze bezoeken het intranet om een taak te voltooien, om informatie te vinden die verband houdt met hun rol, of om collega's te vinden en met hen in contact te komen die hen kunnen helpen een taak te voltooien.

Daarom moet je ervoor zorgen dat je intranet de redenen ondersteunt waarom werknemers het gebruiken door hen de tools te bieden die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Meer specifiek moet je intranet worden gevuld met een set tools die de volgende problemen voor je werknemers oplost:

1. Communicatieproblemen: Het intranet moet het voor de medewerkers gemakkelijk maken om communicatie van hun leidinggevenden te ontvangen en om met hun collega's te communiceren:

2. Informatieproblemen: Of ze nu op zoek zijn naar het werknemershandboek of een bedrijfsbeleid over hoe ze bepaalde dingen moeten aanpakken, je intranet moet het voor werknemers gemakkelijk maken om alle informatie te vinden die ze nodig hebben om hun rollen goed te kunnen uitvoeren.

3. Samenwerkingsproblemen: Het intranet moet het ook gemakkelijk maken voor de werknemers om samen te werken en samen te werken aan projecten, of om mensen te vinden en te verbinden die hen kunnen helpen bepaalde taken gedaan te krijgen.

4. Bedrijfsprocesproblemen: Ten slotte moet het bedrijfsintranet hulpmiddelen bieden waarmee je werknemers eenvoudig bedrijfsprocessen kunnen uitvoeren, zoals het indienen van onkosten, het boeken van hun verlof, enzovoort.

Het is ook goed om op te merken dat ongeacht hoe goed het bedrijfsintranet is, er een grote kans is dat je werknemers toegang nodig hebben tot enkele tools van derden. Een goed intranet moet goed kunnen integreren met deze tools van derden en fungeren als een Launchpad van waaruit je medewerkers toegang hebben tot deze externe tools.

Als je dit doet, wordt je intranet een zeer nuttige centrale hub van waaruit je werknemers toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben om hun dagelijkse werk gedaan te krijgen.

5. Je intranet moet helpen bij het creëren en bevorderen van een bedrijfscultuur

Veel organisaties negeren de impact van de bedrijfscultuur op de prestaties van de organisatie, vooral omdat organisatiecultuur een ongrijpbaar concept is. Bedrijfscultuur is echter een van de meest cruciale factoren bij het bepalen van het succes van een organisatie.

Bedrijfscultuur heeft invloed op alles binnen een organisatie, van het vermogen van de organisatie om groot talent aan te trekken en te behouden tot de bedrijfsprestaties van de organisatie en hoe de organisatie wordt waargenomen door de media.

In de wereld van vandaag, waar veel bedrijven een divers personeelsbestand hebben verspreid over meerdere locaties, is het bevorderen van een bedrijfscultuur geen kleine taak.

Gelukkig is het mogelijk om de digitale werkomgeving gebruiken om de bedrijfscultuur te stimuleren, zelfs als je een geografisch gespreid personeelsbestand hebt.

Hier volgen enkele manieren waarop het bedrijfsintranet gebruikt kan worden om de bedrijfscultuur te stimuleren:

1. Deel het merk en het doel van het bedrijf: Als het primaire communicatiemiddel binnen de organisatie kan het intranet gebruikt worden om aan de werknemers de missie en de visie te communiceren en het doel van het bedrijf te promoten. Het duidelijk maken van deze factoren aan de medewerkers is cruciaal voor het vestigen van een bedrijfscultuur.

2. On-boarding van werknemers: Na het werven van een nieuwe werknemer, zal de manier waarop je ze tijdens hun eerste paar weken in het bedrijf laat integreren, een enorme impact hebben op hun perceptie van het bedrijf, de cultuur en hun collega's. Je kunt een aangepaste intranet-startpagina maken voor nieuwe medewerkers die helpt bij het on-boardingproces en een die helpt de nieuwe werknemer kennis te laten maken met de bedrijfscultuur, zodat ze zich binnen hun eerste paar weken beginnen aan te passen aan de bedrijfscultuur.

3. Erkenning van werknemers: Een positieve bedrijfscultuur is er een die werknemers erkent en beloont voor hun bijdragen. Je kunt een dergelijke cultuur bevorderen door een sectie op het intranet te hebben waar je erkenning geeft aan uitstekende werknemers, waardoor ze zich gewaardeerd voelen voor hun werk. Dit zal op zijn beurt andere werknemers aanmoedigen om ook hun best te doen voor het succes van het bedrijf.

4. Maak het leiderschap zichtbaar: om een bepaalde cultuur te verankeren in een organisatie, moet deze beginnen bij de top - bij de leiders van het bedrijf. In gevallen waarin het personeelsbestand van het bedrijf geografisch verspreid is, krijgen werknemers echter zelden de kans om de leiding van het bedrijf te zien of ermee te communiceren. Het intranet van het bedrijf kan het leiderschap echter zichtbaarder maken door hen een platform te geven om regelmatig te communiceren en te communiceren met alle werknemers en de juiste cultuur te bevorderen.

5. Geef medewerkers een stem: Een goede bedrijfscultuur is er een die het belang erkent om iedereen binnen de organisatie een stem te geven en ervoor te zorgen dat ze gehoord worden. Een bedrijfsintranet biedt hiervoor de perfecte gelegenheid. Tools zoals door gebruikers gegenereerde blog-posts, discussieforums en polls bieden werknemers de mogelijkheid om hun ideeën, meningen en zorgen te delen.

Het is goed om op te merken dat het intranet van het bedrijf niet vanzelf een bedrijfscultuur zal opbouwen. Het biedt organisaties echter tools die kunnen worden gebruikt om de bedrijfscultuur onder werknemers te verbeteren en te verankeren.

6. Zorg ervoor dat het sociale intranet een effectieve zoekfunctie heeft

De zoekfunctie heeft een zeer grote impact op de gebruikerservaring van het intranet. Door zijn aard bevat een bedrijfsintranet tonnen informatie - blog-posts, aankondigingen van de CEO en andere senior leiders, talloze documenten en bestanden, links naar verschillende functies en functies, enzovoort.

Ongeacht hoe goed het intranet is ontworpen, het zou onmogelijk zijn om alles op de startpagina te plaatsen. Een effectieve zoekfunctie maakt het voor de gebruikers mogelijk en gemakkelijk om alles te vinden wat ze zoeken, rechtstreeks vanaf de intranet startpagina.

Stel je voor dat je informatie op internet probeert te vinden zonder Google. Hoe lang zou je erover doen? Eigenlijk zou sommige informatie onmogelijk te vinden zijn. Zo uitdagend is het voor de medewerkers om te vinden wat ze zoeken zonder een krachtige zoekfunctie op het bedrijfsintranet.

Een goede intranetzoekmachine moet alles vinden wat op het intranet staat, waaronder:

1. Bedrijfsmededelingen

2. Bedrijfsnieuws artikelen

3. Door gebruikers gegenereerde inhoud en blog-posts

4. Profielen van medewerkers

5. Projecten

6. Documenten

7. Bedrijfsprocessen

Dit ene ding - effectief zoeken - zal in grote mate bepalen of de werknemers het bedrijfsintranet gaan gebruiken, of dat ze het zullen negeren en er een ander verouderd project van zullen maken.

7. Sta integratie met tools van derden toe

Tegenwoordig zijn veel digitale werkplekken afhankelijk van een verscheidenheid aan externe tools om hun werk gedaan te krijgen. Het verkoopteam kan bijvoorbeeld sterk afhankelijk zijn van SalesForce om klant documentatie bij te houden. Je accountants kunnen sterk afhankelijk zijn van Exact Online voor de boekhouding van jouw bedrijf of voor de klanten. Je bedrijf als geheel gebruikt mogelijk verschillende Microsoft 365 apps.

Hoewel het mogelijk is om je eigen gereedschappen te ontwikkelen om veel van deze externe gereedschappen te vervangen, is dat vergelijkbaar met het opnieuw uitvinden van het wiel. Het is veel eenvoudiger om een intranet te maken dat integratie met deze externe tools mogelijk maakt.

In plaats van over te schakelen naar G Suite om bijvoorbeeld toegang te krijgen tot de agenda met werkplekgebeurtenissen, kunt u deze integreren met uw intranet, zodat de agenda wordt weergegeven op de startpagina van het intranet.

Het mogelijk maken van integratie tussen het intranet van het bedrijf en externe tools heeft verschillende voordelen, waaronder:

1. Het maakt alle verschillende apps en tools toegankelijk vanaf één centrale plek.

2. Werknemers hoeven hun tijd niet te verspillen aan het overschakelen van de ene app naar de andere.

3. Medewerkers hoeven niet te leren hoe ze nieuwe platforms moeten gebruiken. Ze zullen de tools en platforms blijven gebruiken waarmee ze al vertrouwd zijn.

4. Het compatibel maken van het intranet met tools en platforms van derden is een stuk eenvoudiger en goedkoper dan het ontwikkelen van je eigen aangepaste tools om de taken uit te voeren die door deze externe tools worden afgehandeld.

Til de digitale werkplek naar een hoger niveau

Een bedrijfsintranet is een zeer nuttige hub die fungeert als een platform voor het delen van informatie, het samenbrengen van werknemers en het opbouwen van de verbindingen tussen hen, het samenwerken met collega's, het vinden en openen van belangrijke documenten en het geven van werknemers de tools die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Als je bezig bent met het ontwikkelen van een nieuw, modern bedrijfsintranet om de digitale werkplek naar een hoger niveau te tillen, hopen we dat de informatie die in dit artikel wordt gedeeld je in de juiste richting zal helpen. We hebben enkele bewezen ideeën en best practices met je gedeeld om je te helpen het meeste uit het bedrijfsintranet te halen.

Het enige dat je nu hoeft te doen, is de inzichten uit dit artikel toepassen om je te helpen een krachtig en nuttig intranet voor het bedrijf te bedenken. Al het beste als he aan deze reis begint om de digitale werkplek te transformeren.

Heb je vragen of wil je graag meer weten over het sociale intranet en de voordelen die het kan bieden voor een organisatie? Neem dan contact met ons op of plan direct een vrijblijvende kennismaking in met ons!