Asynchroon samenwerken binnen Microsoft 365

Dezelfde tijd op een andere locatie? Of een andere tijdstip op dezelfde plaats? Wij gaan uitleggen hoe je mensen kunt helpen naadloos samen te werken in tijd en ruimte. Lees dus snel de handleiding.

We gaan ons richten op het helpen van mensen om werk gedaan te krijgen op twee manieren:

• Tegelijkertijd kunnen samenwerken met anderen; synchroon werken

• Zelfstandig werken (asynchroon)

Voordat hybride werken de norm was, werkten we meestal allemaal vanuit dezelfde plaats, het kantoor. De nieuwe realiteit is echter zo dat mensen nu synchroon en asynchroon moeten samenwerken wanneer zij zich op verschillende locaties bevinden. Ook kan het natuurlijk zo zijn dat de werkelijke werkdagschema’s en werktijden niet voor iedereen hetzelfde zijn. Het resultaat? Bedrijfseigenaren moeten beide scenario’s overwegen. Wij gaan uitleggen hoe je het volledige potentieel van alle mensen kunt ontgrendelen.

Laten we snel beginnen. Asynchroon werken staat voor apart werken. Dus op verschillende tijden en verschillende plaatsen. Dit werkt bijvoorbeeld goed als je rapporten moet schrijven of even zelfstandig aan de slag moet. Uiteraard kun je nog steeds te maken krijgen met vergaderingen. Er zijn namelijk drie dingen die je kunt doen om vergaderingen te optimaliseren voor asynchrone samenwerkingen. Zo kun je de vergaderingen optimaliseren door bijvoorbeeld vooruit de documenten te delen. Je kunt de vergadering gerelateerde documenten van te voren delen en om opmerkingen en ideeën vragen. De juiste tools gebruiken helpt hier uiteraard bij.

Ook is het zo dat naarmate we zijn overgestapt op het hybride werken, werknemers hun werkschema’s zo hebben aangepast om de balans tussen werk en hun privéleven te optimaliseren. In het eerste jaar van de pandemie registreerde Microsoft alleen al een toename van 30 proces van het aantal werknemers dat ’s avonds aan het werk gaat. Bedrijfseigenaren moeten normen creëren om een “always-on” cultuur te voorkomen die tot burn-outs zal leiden. Dit begint met een gezonde berichtencultuur.

Hoe kan je dit laten werken

Communiceer de grenzen Het stimuleren en bewaken van werk-privégrenzen is essentieel voor goede balans tussen je werk en privé leven. kan bijvoorbeeld door niet aan te dringen tijdens het versturen van berichten. Aantal voorbeelden zijn:

1. Het gedrag modelleren: Wanneer bedrijfseigenaren wachten met het verzenden van e-mails tot de werkuren zijn hervat, geven ze het signaal af dat het goed is om de verbinding te verbreken.

2. Vertragingsfuncties, kun je gebruiken voor het verzenden van berichten met vertraging in Outlook en om onderbrekingen voor ontvangers buiten hun werktijd of wanneer ze niet op werk zijn tot een minimum te beperken.

3. Het laatste is het uitschakelen van meldingen. Sommige teams geven er de voorkeur aan om geen functionaliteiten te gebruiken die het verzenden vertragen en mensen in plaats daarvan meldingen te laten uitschakelen. Op die manier hoeven ze niet tot maandag ochtend te wachten om een e-mail te beantwoorden die ze op zondagmiddag hadden om te verwerken.

Statusaanwezigheid

Het delen van je statusaanwezigheid laat mensen weten wanneer je beschikbaar, bezet of afwezig bent. Een deel van deze manier van werken is het begrijpen van en aandacht hebben voor deze signalen. Een manier om dit te kunnen realiseren is ervoor zorgen dat iedereen binnen Microsoft Teams deze aanwezigheid statussen begrijpt en mensen aanmoedigt om deze berichten te gebruiken en proactief met collega’s te communiceren.

Synchroon werken

Een ander alternatief is uiteraard om te samen werken op dezelfde tijd vanuit een andere locatie. Dit is het beste voor bedrijfsbrede vergaderingen, team check-ins en het delen van informatie. Ook is dit goed voor real-time creatie en samenwerking wanneer een persoonlijke aanpak niet praktisch is. Tegelijkertijd werk verrichten, maar fysiek gescheiden zijn, is de kern hybride ervaring. Teams kunnen verbinding maken in de stad of over de hele wereld via videogesprekken, chatfuncties en virtuele whiteboards.

Mensen laten zien dat je luistert met lichaamstaal

Om een aantal redenen kan niet iedereen de hele tijd voor de camera staan in vergaderingen. Maar vooral managers moeten zich bewust zijn van het belang van non-verbale signalen voor de communicatie. Wanneer je voor de camera staat, kun je aan teamleden die spreken overbrengen dat ze je volledige aandacht hebben door je hele bovenlichaam zichtbaar te maken. Een ander ding is om je handen in zicht te houden, zo weet iedereen dat je niet met je telefoon aan het rommelen bent.

On-boarding is essentieel

In een hybride wereld is empathische, grondige on-boarding de sleutel en een buddysteem kan mensen helpen zich welkom en productief te voelen. Een platform bieden om werknemerservaring te boosten kan helpen. Het is namelijk een manier om nieuwe werknemers te verbinden met opslagplaatsen van institutionele kennis, educatieve modules en bruikbare inzichten die rechtstreeks op hen zijn afgestemd.

Ook is het zo dat vergeleken met twee jaar geleden, 59 procent van de respondenten in hybride werkomgevingen en 56 procent van degenen die volledig op afstand zijn, zeggen dat ze minder werkvriendschappen hebben. Ook moeten leiders hun teams aanmoedigen om terug te keren naar kantoor, zo wordt kostbare persoonlijke tijd aangemoedigd en gebruikt om de banden met collega’s te versterken.

Hoe kan je dit laten werken

1. Als eerst kun je prioriteit geven aan wat je niet op afstand kunt doen. Zo kun je bijvoorbeeld vergaderingen op een rij zetten die bijzonder geschikt zijn voor face-to-face interacties, denk aan teambuilding en bindingsevenementen.

2. Ten tweede is het belangrijk om het samen te doen. Als het gaat om persoonlijke ontmoetingen, moet je met de andere meebewegen.

DE MODUS LATEN WERKEN:

1. De meeste vergaderingen zijn nog steeds digitale vergaderingen Mensen die terugkeren naar kantoor zullen niet alleen interactie hebben met andere mensen op kantoor. Ze zullen nog steeds samenwerken - in en buiten vergaderingen - met externe en hybride collega's, klanten en klanten.

1. Stel verwachtingen en normen in die de beste hybride werkpraktijken aanmoedigen.

2. Zorg ervoor dat vergaderruimten de juiste apparatuur hebben en reserveer een paar minuten om ervoor te zorgen dat mensen die niet ter plaatse zijn de best mogelijke ervaring hebben.

3. Functies voor teams vergaderingen zoals live ondertiteling en transcriptie zijn van vitaal belang voor mensen met gehoorstoornissen of die problemen hebben met het verwerken van gesprekken in real-time, maar ze kunnen ook nuttig zijn voor elk teamlid dat tijdelijk werd afgeleid.

2. Bouw kleinere ruimtes en rustige hoekjes Een bureau in het midden van een kantoor op de open vloer is misschien niet de beste plek om rustig gericht werk te doen, of om een pittig gesprek te voeren met iemand die niet ter plaatse is.

1. Creëer plekken op kantoor waar werknemers niet worden gestoord en anderen niet verstoren, inclusief focusruimtes en kleine vergaderruimten voor interactie met mensen buiten de locatie.

3. Streef naar het beste van beide werelden Tijd doorbrengen op kantoor is geweldig. Maar teamleden die hun werk daadwerkelijk op afstand kunnen doen, moeten hun werk op afstand kunnen doen, zoveel als teamafspraken toestaan.

1. Zorg ervoor dat externe werknemers de best mogelijke ervaring op afstand hebben en dat persoonlijke werknemers de best mogelijke persoonlijke ervaring hebben.

4. Ondersteun mensen die on-site moeten zijn, ook werknemers die op locatie moeten zijn, waaronder veel eerstelijnswerkers, moeten ook profiteren van meer flexibiliteit en voorspelbaarheid.

1. De beste manier om dat te doen, is door ze te wapenen met de tools en training die ze nodig hebben om automatisering te gebruiken om rote taken te minimaliseren - zodat ze zich kunnen concentreren op meer waardevol werk - en gemakkelijk diensten kunnen wisselen en schema's kunnen beheren, evenals de tijd die ze besteden aan samenwerking met hun collega's te maximaliseren.

Leiders moeten de kans grijpen om hun teams te helpen effectiever gebruik te maken van hun tijd die ze besteden aan samenwerken - en hun tijd die ze apart werken. Het is een win-winscenario om persoonlijke flexibiliteit mogelijk te maken en tegelijkertijd een grote productiviteit voor de organisatie te ontsluiten. De sleutel is om een groei mind set te combineren met een opzettelijke aanpak om te leren hoe verschillende soorten werk kunnen - en moeten - gebeuren.

Heb je vragen of wil je graag meer informatie? Neem dan contact met ons op!