5 Tips om samenwerking via Microsoft Teams te verbeteren!
Sinds Microsoft het platform Teams op de markt bracht is het de snelst groeiende app in de geschiedenis van Microsoft geworden. Teams heeft meer dan 330.000 bedrijven wereldwijd die er gebruik van maken. Dit is nogal een prestatie en dat is niet geheel uit de lucht komen vallen. Als je bij een bedrijf werkt die gebruik maakt van Teams ontdek je waarschijnlijk elke dag nieuwe manieren om de app te gebruiken. Mocht dit niet zo zijn dan is deze blog extra interessant voor jou. Hier zijn 5 redenen om vandaag nog Teams te gaan gebruiken, en tips hoe jij Teams optimaal kunt inzetten. 1. Het is meer dan alleen chatten Je kunt het chatvenster in Teams gebruiken om snel met je collega's te praten. Natuurlijk babbelen met je collega’s is leuk en zeker heel belangrijk en handig. Echter gaat Teams veel verder dan allen wat kletsen. Bestanden delen met elkaar zodat iedereen op de hoogte is van jouw werkverslagen? Geen probleem! Voeg de gewenste bestanden gewoon eenvoudig toe in de chat. Heb je wat vragen of opmerkingen over de gedeelde documenten en wil je deze persoonlijk bespreken? Open gemakkelijk een video-of-voicecall in de chat en bespreek interactief de documenten vanuit het venster. Je kunt ook een vergadering plannen zonder het chatvenster te verlaten. Door de integratie van de chatfunctie met andere Microsoft-producten zoals OneNote en Office hoef je gedurende het hele gesprek niet meer tussen apps te schakelen. Je kunt alles vinden in het chatvenster. Dit integrale platform zorgt voor een inclusieve werksfeer waar gebruiksgemak en efficiëntie voorop staat. 2. Voor, tijdens en na in Vergaderingen
Het kan lastig zijn om vergaderingen voor te bereiden. De agenda staat in één e-mail, overeengekomen acties in een andere. En waar is dat bestand gebleven dat je moest bekijken vóór de vergadering? Kortom… kan beter! Gelukkig kan het ook simpel en snel heel veel beter. Met Teams wordt vergaderen weer eenvoudig. Zodra je de vergadering hebt gemaakt, kun je met de deelnemers over de agenda chatten, de bestanden delen die ze moeten bekijken en de vergadernotities en taken bijhouden. Ook het organiseren wie onderdeel is van de vergadering gaat eenvoudig. Het is namelijk makkelijk te controleren en te corrigeren wie er zijn toegevoegd in de meeting. Zo zitten er nooit ongewenste gasten in jouw vergadering. Erg veilig dus! Ook is het 1 druk op de knop om de vergadering op te nemen. Na de vergadering is de opname van het gesprek direct beschikbaar op hetzelfde tabblad, dus als je de vergadering gemist hebt, hoef je niet naar de opname te zoeken. Alles staat er, met de vergadernotities en overeengekomen acties. Mis dus nooit meer een belangrijk gesprek.
3. Minder e-mails
Er is niks vervelender dan gebombardeerd worden met onnodige e-mails. Dankzij Teams is het niet langer meer nodig om overspoeld te worden door dit soort mailtjes. Omdat gesprekken nu op een structurele manier in Teams worden gehouden, hoef je niet meer alle reacties op e-mails door te spitten, die vaak zijn verzonden met ‘Allen’ beantwoorden. Ook wanneer jij iemand een korte vraag of bericht wil sturen of een collega heeft jou kort nodig hebben jullie de mail niet meer nodig. Chat er gewoon op los en bespreek alles via Teamschat.
4. Verbeterde communicatie en samenwerking
Zoals eerder vermeld is Teams onderdeel van Microsoft. Dit zorgt ervoor dat Teams een nauwe integratie heeft met Office 365. Goed wat betekent dit nu? Wil jij een document maken, ongeacht welk format? Word-, Excel-of PowerPoint-documenten kunnen eenvoudig opgesteld bewerkt en gedeeld worden allemaal binnen Teams. Vervolgens kun je in deze documenten direct verder samenwerken tijdens een van jouw Teams vergaderingen. Ook kun je opmerkingen en taken toevoegen en met je collega's chatten om het document meteen te bespreken. Dit bespaart een hoop verwarring en tijd. Er worden op deze manier geen verschillende versies meer verzonden via e-mail, dus is er geen verwarring meer over versies. Kortom, met Teams worden jouw vergaderingen weer efficiënt en nuttig. 5. Blijf overal en altijd op de hoogte
Natuurlijk zijn we in tijden van Corona allemaal gebonden aan onze home offices. Normaliter zijn we altijd constant onderweg. Naar kantoor, langs een klant, werken op locatie of toch een dagje thuis. Met Teams maakt het niet uit waar jouw kantoor is gelokaliseerd. Met de telefoon-app van Teams heb je direct toegang tot al je apps en documenten. Zo ben jij altijd op de hoogte, bereikbaar, en in staat om de juiste resources erbij te pakken, ongeacht waar jij je bevindt. Met de app heb jij al het gemak van Teams op je telefoon op tablet. Je kunt eenvoudig reageren op chats en gesprekken, met één klik deelnemen aan vergaderingen en blijven samenwerken. Dus zelfs onderweg blijf je volledig op de hoogte en onderdeel van jouw Team!
Ben je geïnteresseerd in Teams of heb je vragen aan ons, laat dan een reactie achter of neem gerust contact met ons op en dan helpen we je graag verder. Tot snel! Heb jij nu een leuk idee voor een blog gerelateerd aan Microsoft 365, of heb je een specifieke vraag waarvan je denkt dat meerdere met dezelfde vraag rondlopen. Laat het ons weten en wie weet schrijven we er een blog over! Gemaakt met Microsoft Sway Maak en deel interactieve rapporten, presentaties, persoonlijke verhalen en meer.
