5 Manieren om Grip te Houden op je To-Do lijst met het gebruik van Microsoft 365

OneNote’s, to-do lijstjes, post-it’s, allemaal manieren om je dagelijkse taken bij te kunnen houden. Het bijhouden van je taken zorgt voor rust en kalmte in het hoofd en nog belangrijker voor overzicht van wat er wanneer afgerond moet worden. Als je hier echter niet consequent in bent, kan je poging om overzicht te houden te niet gaan, gezien je nog steeds het overzicht verliest over wat er gedaan moet worden. Dus hoe ga je hier mee om? Wij gaan je handvatten bieden om je to-do lijst overzichtelijk te houden voor jezelf en voor het team waar je in samenwerkt.

Om te beginnen, waarom is een planning zo belangrijk? Plannen biedt ons de mogelijkheid om ons zelf verantwoordelijk te stellen voor de dingen die we doen. Plannen is eigenlijk een voortdurend proces van het opstellen van doelen en acties die hier aan gekoppeld zijn om deze doelen te kunnen realiseren. Ook geeft het de mogelijkheid om onze resources op de juiste manier en zo effectief mogelijk in te zetten. Een cruciaal onderdeel dus van een organisatie om succesvol te worden en effectief te functioneren.

Nu we het belang van plannen begrijpen, is het goed om de mogelijkheden in kaart te brengen. We weten inmiddels dat SharePoint en DailyDrive enorm bijdragen aan je productiviteit en de effectiviteit van het team. We gaan vandaag dus een stap verder door in te duiken in het planningsaspect en de mogelijkheden die Microsoft 365 als clouddienst dan biedt om dit te realiseren.

Laten we starten bij de eerste optie. Papier is niet echt meer in, dus hoe kun je dan dezelfde ervaring die een notitieboekje en een post-it biedt, bieden doormiddel van het gebruik van de digitale werkplek?

Mocht je toevallig fan zijn van het gebruik van post-its, dan is dit wellicht een mooie transitie voor je. Er zijn tegenwoordig héél véél alternatieven voor het gebruik van een post it. Zo biedt Microsoft alleen al meerdere opties waar je mee aan de slag kunt. Ben je bezig met een brainstorm? Dan kun je deze bijvoorbeeld uitvoeren in Whiteboard in Microsoft 365. Dit zorgt ervoor dat je geen gebruik meer hoeft te maken van de papieren notitie blaadjes en je al je creativiteit kwijt kunt in deze applicatie. Je kunt het bord makkelijk met in (en externen) delen. Wil je makkelijk toegang tot het Whiteboard? Kopieer de link naar een snelkoppeling op je project site binnen DailyDrive en voilà! Heel je team kan snel bij het Whiteboard om zijn of haar ideeën kwijt te kunnen en op een effectieve manier samen te werken. Zo maak je optimaal gebruik van jouw digitale werkplek!

Vind je het gebruik van alleen maar post-its voor je taken wat chaotisch klinken? We got you. Er zijn namelijk een tal andere alternatieven om hier zicht op te houden. De kern, of het beginpunt is echter wel altijd de project of de team site. Een volgend systeem wat je kunt gebruiken is het koppelen van een OneNote aan de project site. Dit is een soort digitaal notitie boek, maar dan beschikbaar voor iedereen vanuit dat team. Zo ben je altijd op de hoogte van de verschillende ontwikkelingen in het notitieboek van je team en de potentiële brainstorm ideeën. Hieronder zie je een voorbeeld van de OneNote omgeving, waar je dus kunt indelen in verschillende pagina’s en hoofdstukken.

Wil je het liefst gewoon blijven werken vanuit je SharePoint site? Dit kan natuurlijk ook! Zo kun je makkelijk vanuit de DailyDrive omgeving taken aanmaken en zie je deze direct terug in je persoonlijke dashboard. Ook kan je taken toewijzen aan anderen, dit verschijnt dan op hun persoonlijke dashboard. Zo weet iedereen altijd wat er gedaan moet worden. Als verantwoordelijke van de site, heb je ook overzicht van alle taken die uitgevoerd moeten worden voor het succesvol uitvoeren van het project. Dit is overigens ook de door ons bevolen methode om inzicht te houden op de verschillende taken van een project en wat er gedaan moet worden.

Een vierde optie is het maken van een project lijst in Microsoft 365. Zo kun je per project de taken opdelen en toewijzen aan verschillende personen. Het nadeel hiervan is dat je deze taken niet direct terugziet in je persoonlijke dashboard wat ervoor kan zorgen dat je af en toe het overzicht verliest. Via de applicatie zelf werkt het voor de rest natuurlijk helemaal prima! Hieronder zie je een voorbeeld van het takenoverzicht in deze applicatie en hoe dit er dan ook uit kan zien.

Heb je vragen of wil je graag meer weten over de mogelijkheden wat betreft taken in Microsoft 365 en DailyDrive? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een persoonlijke kennismaking!