DailyApp: Outlook add-in

SharePoint, Outlook en Microsoft Teams, allemaal applicaties waar je te maken hebt met bestanden. Alhoewel het werken in de cloud of digitale werkomgeving is bedoeld om je bestanden te centraliseren, werkt het in de praktijk toch nét even wat anders. 

Onze Daily diensten

Daily App: Outlook / SharePoint add-in

Waar je in Microsoft 365 en SharePoint super makkelijk kunt werken kan het soms toch een zooitje worden binnen jouw cloud omgeving. Binnen de digitale werkplek staat document management bovenaan de ladder. We werken uiteindelijk in de cloud voor het gemak van een document management systeem. DMS systemen zorgen voor eenvoud en structuur binnen je werkomgeving.  Dit werkt echter averechts het moment dat je constant moet schakelen tussen de verschillende applicaties binnen in je Microsoft 365 omgeving. Het constant moeten downloaden en uploaden van documenten voordat je ze kan mailen of opslaan. 

Helemaal niet handig dus. Gelukkig kan dit anders! Bespaar je zelf de moeite en integreer makkelijk al die applicaties naar één app. Zo kun je bijvoorbeeld makkelijk bijlagen van een ontvangen mail opslaan in je SharePoint omgeving. Ook kun je uiteraard direct vanuit je Outlook documenten uploaden die eigenlijk in de SharePoint staan. De Outlook add-in zorgt er dus voor dat jij niet langer meer eerst je browser hoeft te openen om in jouw SharePoint omgeving naar verschillende bestanden te zoeken! 

Hoe het werkt in de praktijk, kun je in de onderstaande video bekijken. 

DailyApp: Outlook/SharePoint Add-in

Wat heb je eraan?

Bij Like-IT hebben we DailyApps bedacht waar iedereen eenvoudig van kan profiteren. Bestanden delen met collega’s via de mail is iets wat we continu en dagelijks doen. Wanneer je die bestanden dan vervolgens wil opslaan in jouw SharePoint omgeving moet je toch altijd je browser openen en bestanden downloaden en uploaden. Wanneer je bestanden vanuit SharePoint wil mailen naar collega’s, omdat zij bijvoorbeeld geen rechten hebben tot die bestanden, moet je eigenlijk via de zelfde omweg het bestand delen. Doormiddel van het openen van je browser. Best onhandig eigenlijk, die extra stap. Vooral omdat het herhalen van deze extra stap best wel kan oplopen tot wat onnodige tijdverspilling. Dat vinden wij bij Like-IT erg zonde, en daarom bouwden wij een Outlook/SharePoint Add-In. Om zo nog eenvoudiger, efficiënter, gestructureerder en veiliger te werken.

 

Wat is het?

Met onze DailyApp: Outlook/SharePoint Add-In hebben wij ervoor gezorgd dat je jouw mail naadloos kan integreren met jouw SharePoint omgeving. Met anderen woorden, met de Outlook/SharePoint Add-In is het eenvoudiger om bijlage uit een mail in SharePoint op te slaan. Vanaf nu kan je bijlagen van een ontvangen email opslaan in een SharePoint locatie naar keuze. Natuurlijk is andersom ook gewoon mogelijk. Het is dus ook eenvoudig om bestanden vanuit SharePoint toe te voegen bij het opstellen van een nieuwe mail. De Add-In zorgt er dus voor dat jij niet langer meer eerst je browser hoeft te openen om in jouw SharePoint omgeving naar bestanden te zoeken. Om die bestanden vervolgens handmatig te moeten downloaden en uploaden naar zowel mail als SharePoint locatie. 

Zowel in de Outlook desktopapplicatie als in de online Outlook webapplicatie in je browser, kan je eenvoudig gebruikmaken van de Outlook/SharePoint Add-In. Dit wordt door jouw beheerder automatisch geïnstalleerd zodat het geen enkele configuratie van jou als gebruiker vereist. Met andere woorden, je hebt er geen omkijk naar!

Hoe werkt het dan?

Simpel gezegd, de Outlook/SharePoint Add-In is dus een snelle verbinding tussen jouw SharePoint en mail. Maar hoe werkt dit dan nu precies? De Add-In logt je in bij SharePoint en opent met een overzicht van de door jou gevolgde sites binnen jouw tenant. Vervolgens biedt de Add-In jou de mogelijkheid om sites naar wens op te zoeken. Je kan eenvoudig nu door jouw eigen site structuur heen navigeren. De Add-In staat ook toe dat je naar eventuele subsites doorklikt. Wanneer je bent uitgezocht, en je hebt de juiste site gevonden doe je het volgende. Je selecteert de documentbibliotheek met eventueel benodigde mappen en supmappen. Vervolgens kan je heel simpel met een druk op de knop de gewenste bijlagen uploaden naar je mail. Deze functionaliteit werkt met dezelfde click-through als die je gewend bent van SharePoint. Het is dezelfde handeling wanneer je bestanden vanuit een documentbibliotheek wil verplaatsen naar een andere locatie.

Bestanden snel toevoegen aan jouw conceptmail kan ook. Via dezelfde navigatiefunctionaliteit als hierboven beschreven. Selecteer meerdere bestanden vanuit jouw SharePoint omgeving en koppel ze eenvoudig aan jouw conceptmail. Dit allemaal zonder extra de bestanden te moeten downloaden of uploaden. 

Heb je vragen of wil je graag meer informatie ontvangen naar aanleiding van deze video? Plan dan direct en gemakkelijk een kennis making in!

Outlook Add-In
File Explorer
Birthdays
Poll
Find My Colleague
Online Task Manager
Resource Report
Filtered SearchBar