Kaak Groep

Type Relatie

Klant

Jaar

2022

Locatie

Nederland

Vandaag interviewen we Johan van Maurik van Kaak Groep. Johan werkt al vijf jaar samen met Like-IT en kennen elkaar al een tijd. Dit zorgt voor een makkelijke samenwerking. 

Johan van Maurik heeft lang als ICT manager gewerkt bij Kaak Groep. Momenteel is Johan werkzaam als manager applications binnen Kaak. In dit interview gaan we in op de ervaring van Kaak Groep met Like-IT.

Hoelang maken jullie al gebruik van de DailyDrive?

"Wij gebruiken de DailyDrive inmiddels al vijf jaar, dit is inclusief het implementeren. Vooral in de corona pandemie periode is het echt gaan bloeien binnen de organisatie."

Welke uitdagingen hadden jullie voordat jullie de DailyDrive gebruikten? We hebben natuurlijk wat tijd genomen in de aanloop van het traject. Hoe ging dat proces? Het is natuurlijk wel al een tijd geleden maar zou je ons daarin willen meenemen?

“Ik kan me dat inderdaad nog herinneren, ik kwam toen net in de rol van IT manager.  De eerste vraag was; waar lopen we nu vooral tegen aan. Een veel gehoorde klacht was dat de documenten op   verschillende netwerkschijven stonden. Het was niet duidelijk waar wat werd opgeslagen en een centrale plek was er niet. Je was constant bezig met het zoeken, zonder resultaat. De business case was voor ons dus voornamelijk; hoe kunnen we documenten centraliseren en eenduidig krijgen zodat je ze ook daadwerkelijk kunt vinden. Na een inventarisatie kwamen we eigenlijk al snel uit op SharePoint. We dachten toen; nou dit is interessant en dat willen we misschien gaan gebruiken, toen niet wetende dat SharePoint natuurlijk nogal veel mogelijkheden heeft. Je kunt je er helemaal in verliezen en ik wilde toch wel wat meer structuur hebben. Toen kwam ik uiteindelijk uit bij de DailyDrive.”

Dit is wat wij van heel veel klanten horen. Aan de voorkant is het natuurlijk heel handig, maar vaak toch moeilijker in te richten dan dat mensen denken. Maar goed, nu je vijf jaar verder bent, zie je dit nu ook echt vallen in de organisatie?

“Ja dat merk ik zeker! Zoals ik net vertelde; sinds de corona-pandemie heeft het online werken echt een vlucht genomen. We zijn eerst op 1 locatie begonnen, maar ik merkte dat dit heel goed werkte en daarna hebben we de gehele kaak groep voorzien om de samenwerkingen te vergroten. Ook met buitenlandse vestigingen kunnen communiceren en documentatie delen was een ding, en ja, daar is dit platform natuurlijk ideaal voor. Dus het heeft wel echt een boost gekregen.”

Even een andere ietwat gekke vraag, stel dat je het nu uit zou zetten, wat gebeurt er dan?

“Tja als ik het nu zou uitzetten, dan heb ik een probleem. Iedereen is er inmiddels aan gewend dat ze hun documenten nu centraal kunnen terugvinden. Sterker nog, we hebben nu zelfs planningen die met vestigingen over de hele wereld worden gedeeld. Iedereen kan zien hoe monteurs gepland zijn. Uitzetten is geen optie.”

Een belangrijk onderdeel bij jullie is volgens mij de communicatie afdeling. Daar hebben we veel tijd in gestopt met twee dames vanuit jullie marketing en communicatie, die pakten dit ook heel goed op. Hoe houdt het communicatie onderdeel verband met de DailyDrive bij jullie?

“De DailyDrive is natuurlijk van oorsprong een dashboard met daarachter een hele omgeving. Wij hebben toen besloten om dit dashboard om te bouwen naar een intranet waar we iedereen kunnen benaderen en tegelijkertijd een landingspagina hebben waarin al het nieuws van de groep in terug te vinden is. Dat was vooral de behoefte vanuit de communicatie afdeling en de CEO van de Kaak groep, die wilden heel graag dat iedereen van elkaar op de hoogte is en wat er binnen de organisatie speelt.”

Is het ook zo dat de oude nieuwskanalen zoals de mail weg zijn of verminderd?

“Dat is eigenlijk grotendeels weg.  We hebben besloten dat alles wordt gepost op het dashboard van Kaak, centraal. De communicatieafdeling is gestopt met het rondsturen van mails. Dat is nu gewoon een centrale pagina geworden. Eigenlijk willen we in de toekomst, als we meer applicaties vanuit de cloud hebben, ook het My Kaak board (zoals het bij ons dan heet) een landingspagina maken voor de hele organisatie. Dan kan iedereen vanuit daar alle applicaties opstarten. Iedereen moet dus eerste het nieuws zien en daarna direct het werk kunnen starten, dat is de insteek.”

Oké, jullie hebben ook teams, maar welke rol heeft Microsoft Teams bij jullie?

“Als ik heel eerlijk moet zijn, heeft Teams wel een hele belangrijke rol. Zeker met corona, is iedereen ermee gaan bellen en chatten. Wat wij hebben gedaan is dat we dat niet alleen via het My Kaak Board SharePoint gebruiken. Bij sommige omgevingen hebben we DailyDrive direct aan teams gekoppeld. Op die manier zorgen we ervoor dat alle bewerkte documenten in ons platform belanden. Het liefst zou ik wel willen hebben dat iedereen in de toekomst op één pagina land en ook vanuit daar alles gaat gebruiken. “

Ik kan me ook herinneren dan we niet heel veel tijd besteed hebben aan migratie bij jullie. Dit is wel een hottopic bij heel veel klanten. Ze weten vaak niet hoe je moet omgaan met zo een situatie en hoe je dan precies te werk moet gaan. Ik heb de indruk dat we ondanks dat we er niet veel tijd aan besteed hebben, het bij jullie wel gewoon prima draait. Hoe hebben jullie dit ervaren en hoe is dit bij jullie geland?

Uit onze ervaring blijkt dat het vrij laagdrempelig is om te gebruiken. Het is vrij logisch opgezet met een dashboard omgeving erachter. Dit sprak dus eigenlijk al snel voor zich. We hebben natuurlijk wel wat ondersteuning nodig gehad later om het intranet in te richten. Je wilt namelijk geen basis fouten maken. Verder wijst de omgeving zichzelf. Je kunt er heel makkelijk sites aanmaken en rechten toe kennen. Een ander belangrijk gedeelte vind ik nog steeds –governance-. De herkenbaarheid van iedere pagina is belangrijk dit is natuurlijk wel iets waar je met standaard SharePoint uit de bocht kunt vliegen. SharePoint kan natuurlijk heel fancy zijn maar wij hebben het hier natuurlijk over een productie omgeving. En niet iedereen is even bedreven met de computer of heeft kennis van de omgeving. Bij ons moest iedere afdeling er hetzelfde uitzien zodat je op een identieke manier kunt samenwerken. Hiervoor hadden we niet veel ondersteuning nodig vanuit Like-IT.”

We hadden volgens mij ook nog adoptie zaken zoals graphic card en video’s met jullie gedeeld. Wat hebben jullie daar nou eigenlijk mee gedaan? Ik kan me namelijk voorstellen dat het lezen en het halen van informatie, supermakkelijk is. Je gaat naar het dashboard, je klikt op een icoon en dan ben je er eigenlijk al. Voor de mensen die echt aan de slag gaan met documenten of die van de netwerkschijf afkomen, is het wel echt een beetje anders. Hoe hebben jullie dit ervaren?

“Ik heb zelf een tweetal adoptiedocumenten aangemaakt; hoe deel je de rechten en hoe kun je daar mensen toevoegen. Daarnaast heb ik een document aangemaakt waar ik laat zien hoe je documenten kunt uploaden, hoe je documenten aanmaakt en hoe je door de omgeving navigeert. Ik moet ook eerlijk zeggen dat het moment dat je dit eenmaal gelezen hebt, de meeste zich ook wel redden. Tuurlijk hebben we ook wat kleinere groepen sessies gegeven om ze te ondersteunen. Zeker de jongeren onder ons, hebben tegenwoordig niet veel meer nodig dan een ondersteunend document.”

Dus het is vooral de oudere generatie die nog een beetje begeleid moet worden en dat is het?

“Het zijn meestal de medewerkers die minder gewend zijn om te werken met computers die we moeten ondersteunen. Voor de overige werknemers geldt dat minder.”

Dan weet ik toevallig dat jullie aan het kijken zijn om gebruik te gaan maken van finance en operations, dat is natuurlijk een van de grotere ERP systemen van Microsoft. Internationaal zegt dat natuurlijk ook wat. Zie je deze productgroepen ook meer naar elkaar toe groeien?

“Zeker mee eens. Dynamics 365 maakt natuurlijk gebruik van Microsoft en maakt gebruik of werkt samen met  M365 en dus DailyDrive.. Dus ja, we bekijken of alles in Dynamics 365 moet landen of in DailyDrive maar een combinatie zou de beste lossing zijn.”

Zie jij voor in de toekomst dingen voor de DailyDrive die je functioneel graag zou willen?

“Het enige wat ik graag zou willen, dat je vanuit de hoofdpagina erg veel ziet. Je moet van daar verder navigeren en dat is niet voor iedereen te begrijpen.  Wat ik dus nog graag zou willen wensen is dat daar wat meer eenheid of gemak in zou kunnen zijn, dat is het enige. Voorderest, zou ik graag willen dat meer gebruikers het gaan gebruiken. Het wordt nu vooral in bepaalde afdelingen en teams gebruikt. Onze volgende stap is dat we gezien onze internationale ontwikkelingen dat we onze projectdocumenten centraal neergezeten. Dat is de volgende stap om samen in één project te kunnen samen werken en als sluitstuk; het ook allemaal kunnen terugvinden. “

Nu weet ik natuurlijk dat jij heel veel contact hebt onze consultant Marcel. Die kent het hele product ook goed en ik krijg het gevoel dat dat wel goed gaat. Hoe gaat die samenwerking tussen jullie twee?  

“Dat klopt, ik heb heel veel contact met Marcel en ook wel eens met Marc, zeker als het écht technisch wordt aan de achterkant, dan moeten we echt Marc aanhaken. Maar Marcel, zeker als consultant, ervaar ik als erg laag drempelig en no-nonsense. Als je een probleem hebt, dan kan ik hem gewoon een berichtje sturen en als hij tijd heeft, hoef ik ook niet zolang te wachten. Dan hebben we ook goede sessies, we kunnen lekker met elkaar sparren en hij heeft snel door waar je echt heen wilt. ”

Hoe zou je onze DNA beschrijven? Wat zijn we nou voor club?

“Zoals ik eerder eigenlijk al een beetje zei, vooral een no-nonsense club en erg laagdrempelig om te benaderen. Dus ja, dat is ideaal. Ook erg service gericht als je een probleem hebt, je wordt snel geholpen of je wordt doorverbonden naar iemand die je snel kan helpen. Voor mij een prima samenwerking!”

RECENSIE

'Een no-nonsense club die erg behulpzaam en laagdrempelig is om te benaderen. Erg  ideaal dus.'

Johan van Maurik / Kaak Groep / Manager Applications

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!