Eric Burger

Type relatie

Zelfstandige

Jaar

2019

Locatie

Nederland

Eric Burger is al vijftienjaar expert op het gebied van provisioning en DMS. Vanaf 2006 is hij zich gaan richten op SharePoint en andere Microsoft/Office 365 producten. 

Eric, kun je je eens voorstellen? 

‘’Van oorsprong ben ik eigenlijk een historicus. Dat iemand in de IT geschiedenis heeft gestudeerd is niet iets wat je snel verwacht. Toch is het wel te verklaren, aangezien ik tien jaar bij het Nationaal archief heb gewerkt en te maken kreeg met archivering. Toen ik begon was digitale archivering net nieuw en dat zorgde voor heel veel vragen omtrent het bewaren van documenten. Na die tien jaar ben ik voor organisaties gaan werken die met Document Management Systemen op de markt kwamen. Inmiddels ben ik al vijftien jaar zelfstandig adviseur op het gebied van provisioning en DMS. Vanaf 2006 ongeveer ben ik me gaan richten op SharePoint en andere Microsoft/Office 365 producten. SharePoint leek al snel heel gebruiksvriendelijk en veel mogelijkheden te bieden voor de toekomst.’’ 

 

En is SharePoint in de afgelopen jaren ook daadwerkelijk een oplossing gebleken voor archivering en gestructureerd beheer van documenten? 

‘’Er is in de afgelopen regelmatig discussie geweest over de voor- en nadelen van SharePoint en zeker over deze onderwerpen. Maar op basis van mijn ervaring denk ik wel dat het goed is voor bedrijven als zij werken met één product en een bijbehorend duidelijk beleid. Met een duidelijk beleid bedoel ik wat men doet met het bewaren, vernietigen en verwijderen van documenten, maar ook wat je waar op moet slaan en hoe je uniformiteit in een systeem kunt krijgen. Nu zie je veel bij organisaties dat dit verdeeld is over meerdere systemen en dat maakt het beheer van de documenten heel erg lastig. Het voldoen aan regels en wetgeving is ook heel erg onderdeel van mijn specialisme en dit is voor organisaties vaak nog een ingewikkelde materie. Breng je al je bestanden onder in een systeem/portaal, dan kun je al die regels daar in een keer toepassen.’’ 

 

Wanneer krijg je dan te maken met provisioning? 

‘’Dat is het interessante! SharePoint was vanaf het allereerste begin gebruiksvriendelijk genoeg was dat iedereen daar mee aan de slag kon. Het was heel laagdrempelig en je hoefde niet te programmeren. Met een beetje kennis van SharePoint kun je zelf wel het een en ander bouwen, maar dat brengt wel risico’s met zich mee. Zo krijg je snel een wildgroei aan allerlei soorten inrichtingen, naamgevingen en regels die worden toegepast voor zowel archivering als rechtenstructuren. Dit kun je eigenlijk alleen oplossen door centraal in te regelen. Dat betekent dat je een centrale vorm van toekenning van sites, teams en dergelijken moet hebben en hiervoor is automatisering heel erg welkom.’’ 

 

Waar lopen bedrijven dan nu tegenaan bij het gebruik van SharePoint? 

‘’Je ziet vaak dat organisaties nieuw zijn met SharePoint en daar voorzichtig mee beginnen. Dit start vaak met een kleine test vanuit een IT-afdeling. Het gebruik groeit vervolgens heel organisch en dat loopt vaak nog anders dan misschien gepland. Dit zie je dan ook terug in de inrichting van SharePoint. Dit heb ik vaak gezien en dit is dan ook een gebruikelijk groeipad. Het gebeurt weinig dat de hele route al wordt uitgestippeld(inclusief provisioning), voordat een organisatie SharePoint in gebruik neemt.’’ 

 

Oké, dan besluit een organisatie iets te willen met provisioning. Hoe gaat dit in zijn werk? 

‘’Het is een beetje de vraag wat een organisatie nodig heeft, aangezien daar hele grote verschillen in zitten. Overheidsinstellingen bijvoorbeeld willen heel vergaand inregelen hoe informatie mag worden opgeslagen en ook van tevoren al bepalen hoe documenten moeten worden gearchiveerd. Juist voor al dit soort regels kom je toch al snel uit bij een provisioning tool. Maar ook voor kleinere organisatie die toch overal dezelfde structuur willen aanbieden, is provisioning een goede keuze. Wat men alleen in het achterhoofd moet houden, is dat de beheersbaarheid van zo’n tool binnen jouw organisatie ook eenvoudig moet blijven. Dat is iets om mee te nemen in de overweging.’’ 

 

Wat kan provisioning betekenen voor een AVG-vraagstuk binnen een organisatie? 

‘’Een product van Office 365 alleen al draagt bij aan het oplossen van dit vraagstuk. Provisioning zorgt er simpelweg voor dat je voorafgaand aan de aanvraag voor sites of teams verschillende regels kunt instellen. Een hele belangrijke instelling gaat over de rechten. Je kunt heel goed aangeven waar gebruikers bij mogen. Daar waar gebruikers geen rechten voor hebben, wordt automatisch gefilterd en zo zien gebruikers enkel wat voor hen bedoeld is. Ook de optie om extern te kunnen delen is iets wat je vooraf kunt meegeven. Dit zijn al twee aspecten die ervoor zorgen dat je de vraag over informatiebeveiliging kunt oplossen. Dan is er ook nog de mogelijkheid om regels op documentniveau of inhoudelijk niveau beveiliging te bieden.’’ 

 

Dus provisioning heeft veel te bieden, maar zijn er ook nadelen te benoemen? 

‘’Nou of het echt een nadeel is dat weet ik niet, maar provisioning is natuurlijk wel een vorm van voorgeschreven structuur. Dit omdat je iets zo wilt aanbieden, dat het een vaste werkwijze oplevert voor een bepaald scenario of bepaalde groep. Dat betekent dat gebruikers dan wel moeten werken op de manier waarop jij dat aanbiedt. Er is altijd een spanning tussen de vrijheid die gebruikers hebben en de structuur die je aanbiedt. En dat zouden sommige gebruikers als nadeel kunnen ervaren.’’ 

 

Is een “selfservice” portaal een oplossing of is het aanvragen volgens procedures gewenst? 

‘’Ik heb verschillende voorbeelden van beiden gezien. Als je binnen een organisatie iets kunt regelen met een voor gestructureerde aanvraag, dat dat heel goed kan helpen. De gebruiker heeft dan nog steeds te beleving dat hij zelf invloed heeft, maar hier kun je dan wel goed de richting van aangeven. Zo kun je ervoor zorgen dat een gebruiker bepaalde gegevens aanlevert die voor de gebruiker zelf handig is en ook past binnen het beleid van een organisatie. Dat voorkomt dat je allerlei verschillende naamgevingen en dergelijke terugziet in je werkomgeving.’’ 

 

Je hebt het nu over structuur. Sharepoint Online is in de basis ongestructureerd, wat is je advies t.a.v. structuur?  

‘’In de basis zou ik niet veel veranderen aan de structuur van het product. Je wilt dat dit moeiteloos kan meegroeien. Maar de structuur die je binnen de organisatie hanteert, is wel te optimaliseren. De naamgeving van documenten is wel een belangrijk onderdeel. Daarnaast is provisioning ook een pre, aangezien je zo sites kunt aanmaken die allemaal op dezelfde manier uitgerold worden.’’ 

 

Zijn organisaties klaar voor de Cloud? 

‘’Toen Office 365 net nieuw was, was er heel veel kritiek en ook wat angst voor het werken in de Cloud. Ook was er veel terughoudendheid, vanwege de rol van de Verenigde Staten en wat zij met bedrijfsinformatie konden doen. Destijds had men een hele andere kijk op de risico’s van werken in de Cloud. In de laatste drie, vier jaar is deze kijk volledig veranderd. Organisaties stappen nu veel gemakkelijker over naar producten van Office 365. Of ze er echt klaar voor zijn dat hangt af van de ontwikkeling van het product binnen een organisatie en de adoptie. Het is de continue verandering van een Cloud-product wat voor organisaties lastig kan zijn.  

 

Tot slot. Wat is volgens jou de ideale situatie voor een eindgebruiker? 

‘’Het hangt heel erg af van verschillende scenario’s, waarin gebruikers werken. Het kan afhangen van bepaalde gebruikersgroepen die veel baat hebben bij een zo helder mogelijke structuur, maar zelfs per individu is de ideale situatie vaak anders. Dit kan ook nog eens te maken hebben met de kennis van SharePoint van de desbetreffende gebruiker. Wat ik veel gezien heb, is dat de structuur binnen de organisatie al wel een beeld kan geven over de wensen qua structuur in een online werkomgeving. Als je kijkt naar de ideale situatie per vakgebied, dan zou je kunnen zeggen dat ICT’ers wel vaak op zoek gaan naar beheersbaarheid en stabiliteit. Naar mijn mening draagt provisioning daar altijd aan bij. Beroepen waarbij men veel bezig zijn met compliance, zoals juristen, archiefmedewerkers of informatiemanagers, zien ook snel de voordelen hiervan in. Groepen binnen een organisatie zouden verschillende meningen kunnen hebben over een voorgeschreven structuur, maar organisaties hebben daar vrijwel altijd baat bij. Maar als de werkwijze helder is en er nog vrijheid over is voor de gebruiker, dan is acceptatie een logisch gevolg.’’ 

RECENSIE

"Een heel fijn team om mee samen te werken. Beschikken over de juiste expertise en middelen om innovatieve oplossingen te implementeren."

Eric Burger / Zelfstandige 

Benieuwd naar onze mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!