De beste Document Management (DMS/dossiers) Oplossing voor M365
Welkom op onze website! Werken in de digitale werkplek biedt velen voordelen. Zo wordt veilig samenwerken met in- en externen en in teams enorm makkelijk gemaakt. Het werken met dossiers biedt hier nog een schep gemak bovenop. Binnen de Microsoft 365 (Teams/SharePoint) omgeving kan het snel een wildgroei aan documenten én sites worden. Dit zorgt er voor dat documenten niet gevonden kunnen worden en de M365 omgeving onoverzichtelijk wordt. Bekijk in de onderstaande video hoe dossiervorming jouw M365 ervaring enorm kan verbeteren.
Bekijk hoe we dossiervorming regelen
Verschillen tussen standaard M365 ons DMS
Standaard heb je functionele sessies (kennis) om te bepalen welke richting geschikt is voor jouw organisatie. Daarna moet je dit gaan inrichten. Een verkeerde basis inrichting is lastig te herstellen en je gebruikers haken af.
Op basis van meer dan 15 jaar wordt er een duidelijke structuur en extra functionaliteit geboden zodat je direct aan het werk kunt gaan! Eenvoud, structuur en gemak kenmerkt de DailyDrive oplossing.
Een site aanmaken in SharePoint vergt veel kennis en expertise. Ook moet je elke site handmatig opnieuw aanmaken.
Een gebruiker kan o.b.v. ‘selfservice’ zelf de site aanmaken die dan ook volledig conform het gekozen template wordt uitgerold. Met minimale gegevens en zonder enige moeite. We kunnen dit ook vanuit externe applicaties faciliteren. Denk daarbij aan CRM financieel en of ERP.
Er bestaan templates die beschikbaar zijn echter moet je deze moet wel nog zelf inrichten. Dit moet je per site doen. Per site (klant, project, dossier, meeting etc.) kost het je tussen de 2-4 uur. Uiteraard afhankelijk van de complexitieit.
Standaard inrichting met keuze uit verschillende templates. Je hoeft zelf niets meer in te richten. Je kunt deze direct creeëren en aan het werk gaan.
Hoge foutgevoeligheid, typo’s taal creëren verschillen in inrichting. Dit maakt het lastig om te updaten. Door de verschillen is dit nauwelijks met een script op te lossen.
Standaard opzet, lage foutgevoeligheid en kan makkelijker als geheel worden aangepast en ge-update.
De rechten moeten handmatig worden ingezet. Een foutje is dus snel gemaakt en het inzicht wie nu waar rechten heeft is niet snel voorhanden.
De rechten kunnen automatisch bij de installatie toegevoegd worden aan de sites. Daarnaast is direct per site te zien, wie er op individueel niveau, rechten heeft.
Extra of nieuwe functionaliteit, moet met de hand ingericht worden. Denk daarbij aan document templates, digitaal ondertekenen etc.
Extra functionaliteiten inbegrepen en worden in een handomdraai toegevoegd.
Metadata handmatig, koppeling klant/project is handmatig.
“Over erven” van metadata (Category en Tags) gaat automatisch vanuit de logische structuur die DailyDrive biedt. Mede daardoor bieden we ook een beduidend betere zoek mogelijkheid.
Voor “extern delen” heb je admin rechten nodig (dit moet natuurlijk ook op tenant niveau toegestaan zijn).
Voor de site “verantwoordelijke” in DailyDrive is het mogelijk om “extern delen” aan te zetten. Hij of zij heeft hiervoot geen admin rechten nodig. (Dit moet natuurlijk wel op tenant niveau zijn toegestaan).
Het overzicht zorgt voor verwarring voor de gebruiker door de handmatige aanmaak. De navigatie blijft onduidelijk.
Door een strakke consequente indeling kan de gebruiker makkelijk zijn of haar weg vinden. Alles wat getoond wordt, is uiteraard o.b.v. rechten.
DMS (SharePoint) en Teams hebben geen (logische) koppeling met elkaar. De gebruiker blijft met de vraag zitten waar sla ik nu het document op.
Vanuit DMS maak je in DaillyDrive gecontroleerd (geldt dus niet voor iedereen) een MSFT Teams aan. Het Teams krijgt dan dezelfde naam en rechten gelijk aan het DMS.
Het aantal sites is niet makkelijk op te schalen en kan niet zomaar achter elkaar worden aangemaakt.
Aantal sites is hoger in volume en worden zonder moeite achter elkaar aangemaakt. Denk aan meer dan 1.000 sites tegelijk.
Geen koppelingen naar externe systemen beschikbaar.
Koppeling externe systemen beschikbaar bijv. Afas/Exact/SalesForce/Simplicate/Dynamics.
