Afspraak plannen
Afspraak plannen
Like-IT

Zakelijke dienstverleners

Microsoft 365 als schaalbaar DMS voor zakelijke dienstverleners

Offertes, contracten, analyses, rapportages en projectdocumenten staan vaak verspreid over SharePoint, Teams, mailboxen en persoonlijke mappen. Hierdoor kost het onnodig veel tijd om de juiste informatie te vinden en ontbreekt overzicht over klanten en projecten.

DailyDrive brengt alle documentatie gestructureerd samen binnen Microsoft 365. Zo ontstaat één centraal informatieplatform waarop medewerkers veilig samenwerken met collega’s, klanten en externe specialisten.

Bekijk DailyDrive

Vertrouwd door:

Waar documentmanagement binnen projectorganisaties vastloopt

Zakelijke dienstverleners werken vaak tegelijkertijd voor meerdere klanten en aan verschillende projecten. Zonder een vaste informatiearchitectuur ontstaat per team, projectleider of klant een andere manier van werken.

Waar documentmanagement in Microsoft 365 vaak vastloopt

Informatie staat verspreid over meerdere systemen
Offertes, overeenkomsten, analyses, verslagen en eindproducten staan in verschillende systemen en persoonlijke opslaglocaties. Hierdoor ontbreekt één compleet klant- of projectdossier.
Ieder project is anders ingericht
Projectteams maken zelf mappen, Teams-omgevingen en SharePoint-sites aan. Medewerkers moeten daardoor bij ieder project opnieuw ontdekken waar informatie staat.
De juiste documentversie is niet duidelijk
Documenten worden gedownload, aangepast en opnieuw via e-mail gedeeld. Hierdoor ontstaan kopieën en is niet altijd duidelijk welke versie actueel of definitief is.
Extern delen gebeurt buiten de vaste structuur
Documenten worden gedeeld via e-mail, losse links of externe platforms. De organisatie verliest daardoor grip op wie toegang heeft en waar de definitieve versie wordt bewaard.
Projectomgevingen blijven na afloop bestaan
Na afronding blijven Teams-omgevingen, rechten en documenten vaak onbeheerd actief. Hierdoor groeit Microsoft 365 zonder duidelijke lifecycle of archiveringsbeleid.
Governance en compliance zijn onvoldoende geborgd
Zonder vaste afspraken over rollen, toegangsrechten, dossiervorming, bewaartermijnen en extern delen ontstaat onvoldoende grip op projectinformatie.
Check

Zijn we een match?

We werken goed samen met bedrijven die:

Microsoft 365, SharePoint en Teams willen inzetten als serieuze informatievoorziening
Een DMS willen dat verder gaat dan alleen documenten opslaan en terugvinden
Verschillende soorten informatie en samenwerking willen ondersteunen met een inrichting die past bij de organisatie
Afdelingen, projecten en processen volgens een duidelijke standaard willen organiseren, zonder alles in één vaste structuur te persen
Informatie uit primaire bedrijfsapplicaties centraal beschikbaar willen maken
Terugkerende inrichting en informatiestromen zoveel mogelijk willen automatiseren
Microsoft 365 willen voorbereiden op Copilot, AI en Agents

We passen niet zo goed bij bedrijven die:

SharePoint en Teams uitsluitend zien als een digitale fileshare
Voor iedere afdeling of ieder project volledig hun eigen structuur en werkwijze willen blijven hanteren.
Een DMS zoeken dat alleen documenten opslaat, zonder bredere visie op informatiemanagement
Vooral een technische oplossing zoeken zonder aandacht voor structuur, governance en beheer
AI willen inzetten zonder ook te kijken naar de kwaliteit, structuur en beschikbaarheid van de informatie waarop AI werkt
Wat we doen voor zakelijke dienstverleners

Haal meer uit Microsoft 365 als informatieplatform

DailyDrive maakt van Microsoft 365 het centrale informatieplatform voor product-, klant- en projectdocumentatie. Informatie uit verschillende bedrijfsprocessen komt samen binnen één herkenbare SharePoint-omgeving en is vanuit Teams beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers.

Eén uniforme omgeving per klant of project

DailyDrive kan automatisch een aparte SharePoint-site aanmaken voor iedere klant, opdracht of project. Iedere omgeving volgt dezelfde basisstructuur en wordt direct voorzien van bibliotheken, metadata, rollen en toegangsrechten.

Denk aan een vaste inrichting voor:

  • offertes en opdrachtbevestigingen;
  • contracten en klantafspraken;
  • plannen van aanpak;
  • analyses en werkdocumenten;
  • verslagen en besluiten;
  • rapportages en eindproducten;
  • evaluaties en afsluiting.

Medewerkers weten daardoor waar documenten staan en waar nieuwe informatie moet worden opgeslagen. Tegelijk kan de structuur worden afgestemd op verschillende typen klanten, diensten en projecten.

Demo bekijken
1. Projectgegevens komen uit het bronsysteem
DailyDrive koppelt met het CRM-, ERP- of projectmanagementsysteem. Klantgegevens, projectnummers, medewerkers en statussen worden vanuit de leidende bron overgenomen.
2. DailyDrive maakt de omgeving aan in SharePoint
Bij een nieuwe klant of opdracht wordt automatisch een uniforme SharePoint-site ingericht op basis van een afgesproken template.
3. Structuur en governance worden toegepast
Bibliotheken, metadata, projectteams, rollen en toegangsrechten worden direct volgens de centrale afspraken toegevoegd.
4. Documenten komen op de juiste plaats terecht
Offertes, contracten, verslagen, analyses en rapportages worden gekoppeld aan de juiste klant of het juiste project.
5. Medewerkers en klanten werken samen
Projectteams werken vanuit SharePoint en Teams aan dezelfde actuele documenten. Klanten en externe specialisten kunnen gecontroleerd toegang krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.
6. Het project wordt afgesloten en gearchiveerd
Na afronding kunnen de definitieve documenten worden vastgelegd, rechten worden beperkt en de projectomgeving volgens de afgesproken bewaartermijnen worden gearchiveerd of verwijderd.

Zo werkt DailyDrive binnen jouw organisatie

Een goed documentmanagementsysteem draait niet alleen om waar documenten worden opgeslagen, maar vooral om structuur, vindbaarheid en controle. DailyDrive zorgt ervoor dat medewerkers binnen SharePoint en Teams volgens dezelfde logica werken, informatie sneller vinden en documenten op de juiste plek opslaan. Tegelijkertijd worden terugkerende beheertaken zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Zo blijft je documentomgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het aantal klanten, projecten, teams of medewerkers groeit.

Contact opnemen

Grip op governance, compliance en bewaartermijnen

Klant- en projectdossiers bevatten vaak vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens en contractuele afspraken. Daarom moet duidelijk zijn wie informatie mag gebruiken, hoelang documenten worden bewaard en wat er na afronding van een project gebeurt.

DailyDrive ondersteunt dit met:

  • rollen en rechten per klant of project;
  • gecontroleerde toegang voor externe partijen;
  • centrale aanpassing en intrekking van toegang;
  • vaste documentstructuren en eigenaarschap;
  • versiehistorie en traceerbaarheid;
  • bewaartermijnen en archivering;
  • gecontroleerde afsluiting en verwijdering.

Zo worden governance-afspraken niet alleen vastgelegd in beleid, maar ook consequent toegepast binnen Microsoft 365.

Bekijk DailyDrive
M365 als informatieplatform

Koppel met jouw bronapplicatie

DailyDrive verbindt jouw ERP-, CRM-, PLM- en projectsoftware met Microsoft 365. Gegevens uit het leidende bronsysteem worden automatisch gebruikt om SharePoint-sites, metadata, teams en toegangsrechten in te richten.

Specialistische software blijft bestaan voor de processen waarvoor deze bedoeld is. DailyDrive brengt de bijbehorende documentatie samen in SharePoint en Teams. Zo voorkom je dubbele invoer en handmatige overdrachten tussen systemen.

Vraag ons meer over koppelingen

Maak jouw projectinformatie klaar voor AI

Copilot en toekomstige AI-agents kunnen pas betrouwbaar presteren wanneer projectinformatie vindbaar, actueel, begrijpelijk en correct afgeschermd is. Bij versnipperde opslag bestaat het risico dat AI relevante documenten mist, verouderde versies gebruikt of onvoldoende context heeft om een goede analyse te maken.

DailyDrive brengt structuur aan met projectnummers, metadata, documenttypen, projectfasen, statussen en toegangsrechten. Vanuit deze betrouwbare informatiebasis kunnen Copilot en toekomstige AI-agents projectteams bijvoorbeeld ondersteunen bij:

  • het samenvatten van contracten, rapportages en vergaderverslagen;
  • het terugvinden van relevante afspraken en projectdocumenten;
  • het vergelijken van verschillende documentversies;
  • het verzamelen van informatie voor oplever- en revisiedossiers;
  • het beantwoorden van vragen over de voortgang en inhoud van een project.
Bekijk DailyDrive
Document management systeem

AI-gedreven documentbeheer

Pricing

Standaardisatie en structuur voor jouw organisatie

DailyDrive Standard

Voor organisaties die SharePoint praktisch en gestructureerd willen inzetten als documentmanagementsysteem. Met een vaste inrichting, automatische metadata en een herkenbare documentstructuur voor iedere klant of ieder project.

€499* /maand
Meer informatie

*Tot 25 users. Meer gebruikers nodig? Vraag een offerte aan.

Bevat

  • SharePoint Site provisioning van max. 1 site collectie.
  • Zelfstandig folders en mappen configureren
  • Zelfstandig klanten en dossiers aanmaken
  • Automatisch toevoegen van metadata
  • Eenvoudig dossiers openen en sluiten
  • Geavanceerd zoeken op bestandsnaam, inhoud en metadata
  • Office add-in (vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
  • Outlook plug-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
  • Office en document sjablonen per hub beschikbaar
  • Eenvoudig verplaatsen van bestanden over verschillende SharePoint Site collecties
  • Converteren naar pdf
DailyDrive Excellence

Voor organisaties die meer regie willen over hun informatie en document management binnen Microsoft 365. Met aanvullende mogelijkheden voor governance, compliance, uitgebreid rechtenbeheer en samenwerking over teams en afdelingen heen.

€1495 /maand
Meer informatie

*Tot 99 users (€ 4,75 per extra user).

Bevat

  • Alles van DailyDrive Standard
  • Outlook add-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
  • Office add-in (opslaan vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
  • Proof of concept mogelijk
  • Uitgebreide en strike rechtenmatrix mogelijkheden (governance)
  • Visualisatie van rechten / toegang op sitecollectie niveau
  • Service desk voor functionele en technische ondersteuning
  • Intranet in SharePoint (Nieuws, Wiki)
  • Bestanden (Afdeling / team documenten)
  • Module: projecten
  • Module: vergaderingen
FAQ

Veelgestelde vragen

Hoe worden dossiers automatisch aangemaakt?
DailyDrive koppelt met het leidende bronsysteem van jouw kantoor. Zodra daarin een nieuwe klant wordt aangemaakt, kan DailyDrive automatisch een bijbehorende SharePoint-site opzetten. De afgesproken structuur, metadata, rollen en rechten worden direct toegepast.
Hoe werken rollen en toegangsrechten?
Toegang wordt ingericht op basis van rollen, klantteams en verantwoordelijkheden. Medewerkers krijgen alleen toegang tot de klantdossiers en onderdelen die voor hun werkzaamheden relevant zijn. Wijzigingen vanuit het bronsysteem kunnen automatisch worden doorgevoerd, waardoor rechten beter beheersbaar blijven.
Hoe ondersteunt DailyDrive governance?
DailyDrive vertaalt afspraken over documentbeheer naar een vaste technische inrichting. Denk aan uniforme dossierstructuren, metadata, naamgeving, rollen en toegangsrechten. Hierdoor is governance niet alleen vastgelegd in beleid, maar wordt deze ook consequent toegepast binnen Microsoft 365.
Draait DailyDrive binnen onze eigen Microsoft 365-tenant?
Ja. DailyDrive wordt ingericht binnen de bestaande Microsoft 365-tenant van jouw accountantskantoor. Medewerkers blijven werken in de vertrouwde omgeving van SharePoint en Teams, zonder dat documenten naar een afzonderlijk extern documentplatform hoeven te worden verplaatst.
Blijven wij eigenaar van onze documenten en gegevens?
Ja. De documenten en klantgegevens blijven binnen de Microsoft 365-omgeving van jouw kantoor. Je houdt zelf de regie over de data, toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en het beleid rondom informatiebeheer.
Wat gebeurt er met onze bestaande documenten?
Vooraf brengen we de bestaande data, opslaglocaties en dossierstructuren in kaart. Vervolgens bepalen we welke documenten worden gemigreerd en hoe deze binnen de nieuwe DailyDrive-structuur terechtkomen. Daarbij kunnen documenten worden gekoppeld aan de juiste klant, metadata en toegangsrechten, zodat oude versnippering niet één-op-één wordt meegenomen.
Is DailyDrive ook geschikt voor mijn bedrijf?
Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan is DailyDrive dé geschikte oplossing om structuur te krijgen in jouw document management systeem. DailyDrive is voor iedereen die grip wilt krijgen op haar DMS. Denk aan accountantskantoren, hogescholen en meer.
Ik wil DailyDrive. Hoe gaan we van start?
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive, dan doorlopen we samen de onderstaande stappen:

1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over DailyDrive
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie DailyDrive
Welke stappen worden doorlopen tijdens de pilot?
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive middels een pilot, dan zullen wij samen de onderstaande stappen doorlopen. Een pilot bieden wij fixed priced aan.

1. Volledige installatie van DailyDrive op eigen Microsoft 365 tenant
2. Inrichting a.d.h.v. gesprekken en functionele keuzes
3. Koppelingen inrichten
4. Proefdata inladen in dossiers
5. Twee dagdelen een ambassadeurstraining
6. Ondersteuning vanuit Like-IT gedurende de pilot
7. Toepassen van de huisstijl
Hoe verloopt de datamigratie?
Het uiteindelijke doel is om de bestaande data over te zetten in de nieuwe DailyDrive structuur. We verplaatsen de data en zorgen dat deze in de nieuwe structuur komt. Daarmee wordt de toegang tot de data voor de juiste medewerkers gegarandeerd en de beveiliging op orde gebracht. Het migreren van de data doen we met onze eigen slimme tools en ShareGate. Wij gaan de bestaande data nog in kaart brengen zodat we daarna een inschatting kunnen maken van de tijd die nodig is om de data naar DailyDrive te migreren.
Wat zijn de kosten voor een DailyDrive DMS?
Voor DailyDrive DMS betaal je een vast bedrag van € 22,50 per user per maand. Om gebruik te maken van DailyDrive DMS moet je minimaal 25 users hebben.
Wat zijn de kosten voor koppelingen?
De kosten per koppeling zijn € 99,-. De koppelingen die mogelijk zijn: Afas, Alure Online, Tess, Exact online, Exact Jaarrekening, Exact Samenstel, Hix, Simplicate, Dynamics CRM, Business Central.
Contact

Haal meer uit jouw Microsoft 365 omgeving en document beheer

Neem contact met ons op

Wij vertellen je graag meer over onze unieke oplossing, zodat jij in de toekomst eenvoudig en gestructureerd documenten beheert in Microsoft 365.

Neem contact op