Onderwijs

Een schaalbaar DMS voor jouw onderwijsorganisatie in Microsoft 365

Onderwijsorganisaties verwerken dagelijks gevoelige informatie over leerlingen, studenten, ouders en medewerkers. Tegelijkertijd werken verschillende locaties, teams en ondersteunende diensten samen in Microsoft 365. DailyDrive brengt structuur aan in SharePoint en Teams, automatiseert het beheer en geeft jouw organisatie grip op documenten, toegang en samenwerking.

Bekijk DailyDrive

Vertrouwd door:

Grip op informatie begint met digitale regie

Onderwijsorganisaties zijn vaak organisch gegroeid. Documenten staan op netwerkschijven, in SharePoint, Teams, OneDrive, mailboxen en verschillende vakapplicaties. Iedere omgeving heeft een eigen structuur, rechtenmodel en beheerder.

Hierdoor is het lastig om te bepalen welke informatie leidend is, wie eigenaar is en wie documenten mag bekijken, wijzigen of verwijderen. DailyDrive vertaalt centrale afspraken naar een vaste inrichting binnen Microsoft 365. Zo sluiten beleid, governance en techniek op elkaar aan.

Waar documentmanagement in Microsoft 365 vaak vastloopt

Informatie staat verspreid over meerdere omgevingen

Documenten staan op verschillende locaties en in verschillende systemen. Daardoor ontbreekt één centrale en betrouwbare informatiebron voor medewerkers.

Iedere locatie en afdeling werkt anders

Scholen, locaties, onderwijsteams en stafafdelingen gebruiken hun eigen mappen, sites en naamgeving. Medewerkers moeten telkens opnieuw ontdekken waar informatie staat.

Toegangsrechten zijn historisch gegroeid

Medewerkers hebben soms toegang tot meer informatie dan voor hun functie nodig is. Bij een functiewijziging, overstap naar een andere locatie of vertrek worden rechten bovendien niet altijd tijdig aangepast.

Medewerkers wijken uit naar andere tools

Als de centrale omgeving niet logisch werkt, worden documenten alsnog gedeeld via e-mail, persoonlijke opslag of externe diensten. Hierdoor ontstaan informatiestromen waarop IT en management onvoldoende zicht hebben.

IT en functioneel beheer verliezen het overzicht

Sites aanmaken, medewerkers toevoegen en rechten aanpassen gebeurt vaak handmatig. Naarmate het aantal locaties en samenwerkingsomgevingen groeit, neemt ook de beheerlast toe.

Governance en compliance zijn onvoldoende geborgd

Zonder vaste afspraken over rollen, toegangsrechten, dossiervorming, bewaartermijnen en extern delen ontstaat onvoldoende grip op projectinformatie.

Check

Zijn we een match?

We werken goed samen met onderwijsorganisaties die:

Microsoft 365, SharePoint en Teams willen inzetten als serieuze informatievoorziening

Een DMS willen dat verder gaat dan alleen documenten opslaan en terugvinden

Verschillende soorten informatie en samenwerking willen ondersteunen met een inrichting die past bij de organisatie

Afdelingen, projecten en processen volgens een duidelijke standaard willen organiseren, zonder alles in één vaste structuur te persen

Informatie uit primaire bedrijfsapplicaties centraal beschikbaar willen maken

Terugkerende inrichting en informatiestromen zoveel mogelijk willen automatiseren

Microsoft 365 willen voorbereiden op Copilot, AI en Agents

We passen niet zo goed bij onderwijsorganisaties die:

SharePoint en Teams uitsluitend zien als een digitale fileshare

Voor iedere afdeling of ieder project volledig hun eigen structuur en werkwijze willen blijven hanteren.

Een DMS zoeken dat alleen documenten opslaat, zonder bredere visie op informatiemanagement

Vooral een technische oplossing zoeken zonder aandacht voor structuur, governance en beheer

AI willen inzetten zonder ook te kijken naar de kwaliteit, structuur en beschikbaarheid van de informatie waarop AI werkt

Wat we doen voor bouwbedrijven

Haal meer uit Microsoft 365 als informatieplatform

Met behulp van DailyDrive heb je écht een document management systeem (DMS) in Microsoft 365. Zo beschik je over een centraal informatieplatform voor jouw organisatie.

Eén herkenbare structuur voor de hele organisatie

DailyDrive maakt automatisch uniforme SharePoint-sites aan voor locaties, scholen, afdelingen en samenwerkingsomgevingen. Iedere omgeving volgt dezelfde basisstructuur en wordt voorzien van vaste bibliotheken, metadata, functionaliteiten en toegangsrechten.

Denk aan omgevingen voor:

scholen en locaties;
directie en bestuur;
HR en personeelszaken;
financiën en inkoop;
kwaliteit en beleid;
projecten en werkgroepen.

Medewerkers weten daardoor waar informatie staat en waar nieuwe documenten moeten worden opgeslagen. Tegelijk blijft ruimte bestaan om de inrichting af te stemmen op verschillende typen locaties en afdelingen.

Demo bekijken

1. Gegevens komen uit het bronsysteem

Locatie-, afdeling- en medewerkersgegevens worden overgenomen uit het leidende administratieve of HR-systeem.

2. DailyDrive maakt de projectsite aan

Op basis van vaste templates worden automatisch SharePoint-sites aangemaakt voor locaties, afdelingen en samenwerkingsverbanden.

3. Structuur en governance worden toegepast

Bibliotheken, metadata, rollen, toegangsrechten en functionaliteiten worden direct volgens de centrale afspraken ingericht.

4. Documenten komen op de juiste plaats terecht

Documenten worden binnen één herkenbare Microsoft 365-omgeving beheerd. Medewerkers werken vanuit SharePoint en Teams met de informatie waarvoor zij geautoriseerd zijn.

5. Medewerkers gebruiken en delen informatie

Medewerkers kunnen documenten vinden, bewerken en gezamenlijk gebruiken zonder bestanden als losse kopieën rond te sturen. Externe partijen krijgen alleen gecontroleerd toegang wanneer dat nodig is.

6. De volledige levenscyclus wordt beheerd

Afspraken over documentstatus, bewaartermijnen, archivering en verwijdering kunnen consequent worden toegepast. Ook het afsluiten van sites en samenwerkingsomgevingen wordt hierdoor beheersbaar.

Zo werkt DailyDrive voor het onderwijs

Een goed documentmanagementsysteem draait niet alleen om waar documenten worden opgeslagen, maar vooral om structuur, vindbaarheid en controle. DailyDrive zorgt ervoor dat medewerkers binnen SharePoint en Teams volgens dezelfde logica werken, informatie sneller vinden en documenten op de juiste plek opslaan. Tegelijkertijd worden terugkerende beheertaken zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Zo blijft je documentomgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het aantal leerlingen, groepen, vestigingen, projecten of teams groeit.

Contact opnemen

Maak jouw informatie klaar voor Copilot en AI-agents

Copilot en toekomstige AI-agents kunnen pas betrouwbaar presteren wanneer informatie actueel, vindbaar en correct afgeschermd is. DailyDrive brengt structuur aan met metadata, eigenaarschap, vaste opslaglocaties en toegangsrechten.

Daarmee wordt Microsoft 365 niet alleen het centrale informatieplatform voor jouw onderwijsorganisatie, maar ook een betrouwbare basis voor het veilig en gericht inzetten van AI.

Bekijk DailyDrive

Document management systeem

AI-gedreven documentbeheer

Minder uitvoering, meer regie

Wanneer sites, structuren en rechten handmatig worden beheerd, blijft IT vooral bezig met terugkerende uitvoerende werkzaamheden. DailyDrive automatiseert een groot deel van deze inrichting en het beheer.

Dat levert jouw organisatie op:

minder handmatig SharePoint-beheer;
een herkenbare werkwijze voor alle locaties;
minder afhankelijkheid van individuele beheerders;
betere vindbaarheid van documenten;
meer grip voor bestuur en management;
een digitale werkomgeving die eenvoudiger meegroeit.

Een logische en gebruiksvriendelijke inrichting helpt bovendien voorkomen dat medewerkers uitwijken naar onbeheerde opslag- en deeloplossingen.

Kennismaking inplannen

Pricing

Standaardisatie en structuur voor jouw organisatie

DailyDrive Standard

Voor organisaties die SharePoint praktisch en gestructureerd willen inzetten als documentmanagementsysteem. Met een vaste inrichting, automatische metadata en een herkenbare documentstructuur voor iedere klant of ieder project.

€499* /maand

Meer informatie

*Tot 25 users (Extra users? Vraag een offerte aan). Vanaf 75 users is DailyDrive Excelence voordeliger.

Bevat

SharePoint Site provisioning van max. 1 site collectie.
Zelfstandig folders en mappen configureren
Zelfstandig klanten en dossiers aanmaken
Automatisch toevoegen van metadata
Eenvoudig dossiers openen en sluiten
Geavanceerd zoeken op bestandsnaam, inhoud en metadata
Office en document sjablonen per hub beschikbaar
Eenvoudig verplaatsen van bestanden over verschillende SharePoint Site collecties
Converteren naar pdf

DailyDrive Excellence

Voor organisaties die meer regie willen over hun informatie en document management binnen Microsoft 365. Met aanvullende mogelijkheden voor governance, compliance, uitgebreid rechtenbeheer en samenwerking over teams en afdelingen heen.

€1495 /maand

Meer informatie

*Tot 99 users (€ 4,75 per extra user).

Bevat

Alles van DailyDrive Standard
Outlook add-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
Office add-in (opslaan vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
Proof of concept mogelijk
Uitgebreide en strike rechtenmatrix mogelijkheden (governance)
Visualisatie van rechten / toegang op sitecollectie niveau
Service desk voor functionele en technische ondersteuning
Intranet in SharePoint (Nieuws, Wiki)
Bestanden (Afdeling / team documenten)
Module: projecten
Module: vergaderingen

FAQ

Veelgestelde vragen

Krijgt iedere locatie een eigen SharePoint-site?

Dat is mogelijk. DailyDrive kan automatisch afzonderlijke SharePoint-sites aanmaken voor locaties, scholen, afdelingen of samenwerkingsomgevingen. Iedere site volgt daarbij dezelfde afgesproken basisstructuur.

Kunnen locaties en afdelingen verschillende templates krijgen?

Ja. De basis kan organisatiebreed worden gestandaardiseerd, terwijl verschillende typen locaties, afdelingen en projecten een passende inrichting kunnen krijgen.

Hoe ondersteunt DailyDrive governance?

DailyDrive vertaalt afspraken over documentbeheer naar een vaste technische inrichting. Denk aan uniforme dossierstructuren, metadata, naamgeving, rollen en toegangsrechten. Hierdoor is governance niet alleen vastgelegd in beleid, maar wordt deze ook consequent toegepast binnen Microsoft 365.

Draait DailyDrive binnen onze eigen Microsoft 365-tenant?

Ja. DailyDrive wordt ingericht binnen de bestaande Microsoft 365-tenant van jouw accountantskantoor. Medewerkers blijven werken in de vertrouwde omgeving van SharePoint en Teams, zonder dat documenten naar een afzonderlijk extern documentplatform hoeven te worden verplaatst.

Blijven wij eigenaar van onze documenten en gegevens?

Ja. De documenten en klantgegevens blijven binnen de Microsoft 365-omgeving van jouw kantoor. Je houdt zelf de regie over de data, toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en het beleid rondom informatiebeheer.

Wat gebeurt er met onze bestaande documenten?

Vooraf brengen we de bestaande data, opslaglocaties en dossierstructuren in kaart. Vervolgens bepalen we welke documenten worden gemigreerd en hoe deze binnen de nieuwe DailyDrive-structuur terechtkomen. Daarbij kunnen documenten worden gekoppeld aan de juiste klant, metadata en toegangsrechten, zodat oude versnippering niet één-op-één wordt meegenomen.

Is DailyDrive ook geschikt voor mijn organisatie?

Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan is DailyDrive dé geschikte oplossing om structuur te krijgen in jouw document management systeem. DailyDrive is voor iedereen die grip wilt krijgen op haar DMS. Denk aan accountantskantoren, hogescholen en meer.

Ik wil DailyDrive. Hoe gaan we van start?

Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive, dan doorlopen we samen de onderstaande stappen:

1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over DailyDrive
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie DailyDrive

Welke stappen worden doorlopen tijdens de pilot?

Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive middels een pilot, dan zullen wij samen de onderstaande stappen doorlopen. Een pilot bieden wij fixed priced aan.

1. Volledige installatie van DailyDrive op eigen Microsoft 365 tenant
2. Inrichting a.d.h.v. gesprekken en functionele keuzes
3. Koppelingen inrichten
4. Proefdata inladen in dossiers
5. Twee dagdelen een ambassadeurstraining
6. Ondersteuning vanuit Like-IT gedurende de pilot
7. Toepassen van de huisstijl

Hoe verloopt de datamigratie?

Het uiteindelijke doel is om de bestaande data over te zetten in de nieuwe DailyDrive structuur. We verplaatsen de data en zorgen dat deze in de nieuwe structuur komt. Daarmee wordt de toegang tot de data voor de juiste medewerkers gegarandeerd en de beveiliging op orde gebracht. Het migreren van de data doen we met onze eigen slimme tools en ShareGate. Wij gaan de bestaande data nog in kaart brengen zodat we daarna een inschatting kunnen maken van de tijd die nodig is om de data naar DailyDrive te migreren.

Wat zijn de kosten voor een DailyDrive DMS?

Voor DailyDrive DMS betaal je een vast bedrag van € 22,50 per user per maand. Om gebruik te maken van DailyDrive DMS moet je minimaal 25 users hebben.

Wat zijn de kosten voor koppelingen?

De kosten per koppeling zijn € 99,-. De koppelingen die mogelijk zijn: Afas, Alure Online, Tess, Exact online, Exact Jaarrekening, Exact Samenstel, Hix, Simplicate, Dynamics CRM, Business Central.

Contact

Haal meer uit jouw Microsoft 365 omgeving en document beheer

Neem contact met ons op

Wij vertellen je graag meer over onze unieke oplossing, zodat jij in de toekomst eenvoudig en gestructureerd documenten beheert in Microsoft 365.

Neem contact op