Afspraak plannen
Afspraak plannen
Like-IT

Industrie & productie

Een schaalbaar DMS voor de industrie en productie in Microsoft 365

Engineering, werkvoorbereiding, productie en kwaliteit moeten kunnen vertrouwen op dezelfde actuele informatie. In de praktijk staan tekeningen, werkinstructies, certificaten en projectdocumenten vaak verspreid over ERP, SharePoint, Teams, netwerkschijven en mailboxen.

DailyDrive brengt deze informatie gestructureerd samen binnen Microsoft 365. Zo ontstaat één centraal informatieplatform waarop medewerkers veilig samenwerken en altijd de juiste documentatie kunnen vinden.

Bekijk DailyDrive
Industrie en productie DMS

Vertrouwd door:

Waar documentmanagement binnen bedrijven in de industrie en product vastloopt

ERP- en PLM-systemen spelen een belangrijke rol binnen industrie en productie. Maar deze systemen zijn niet altijd ingericht voor dagelijkse samenwerking rond documenten, communicatie en goedkeuringen.

Zonder een centrale informatiearchitectuur ontstaan verschillende versies, handmatige overdrachten en onduidelijke opslaglocaties. Dat vergroot het risico op fouten, vertraging en herstelwerk.

Waar documentmanagement in Microsoft 365 vaak vastloopt

Informatie staat verspreid over meerdere systemen
Product-, klant- en projectinformatie staat in ERP, CRM, PLM, SharePoint en persoonlijke mappen. Medewerkers moeten verschillende systemen doorzoeken om een compleet beeld te krijgen.
De actuele versie is niet duidelijk
Tekeningen, stuklijsten, specificaties en werkinstructies circuleren via e-mail, netwerkschijven en losse Teams-omgevingen. Daardoor is niet altijd duidelijk welke versie actueel en vrijgegeven is.
Ieder project is anders ingericht
Projectteams maken hun eigen mappen, Teams-omgevingen en werkwijzen. Daardoor moeten medewerkers bij ieder nieuw project opnieuw ontdekken waar informatie staat.
Rechten en toegang zijn foutgevoelig
Toegang wordt vaak handmatig per project, klant of leverancier ingesteld. Dit kost tijd en vergroot het risico dat medewerkers geen toegang hebben of juist meer informatie kunnen zien dan nodig is.
Goedkeuringen verlopen buiten het proces
Contracten, technische documenten en werkpakketten worden via e-mail of losse pdf-bestanden goedgekeurd. Daardoor ontbreekt overzicht over de actuele status en het definitieve akkoord.
Governance en compliance zijn onvoldoende geborgd
Zonder vaste afspraken over rollen, toegangsrechten, dossiervorming, bewaartermijnen en extern delen ontstaat onvoldoende grip op projectinformatie.
Check

Zijn we een match?

We werken goed samen met bedrijven die:

Microsoft 365, SharePoint en Teams willen inzetten als serieuze informatievoorziening
Een DMS willen dat verder gaat dan alleen documenten opslaan en terugvinden
Verschillende soorten informatie en samenwerking willen ondersteunen met een inrichting die past bij de organisatie
Afdelingen, projecten en processen volgens een duidelijke standaard willen organiseren, zonder alles in één vaste structuur te persen
Informatie uit primaire bedrijfsapplicaties centraal beschikbaar willen maken
Terugkerende inrichting en informatiestromen zoveel mogelijk willen automatiseren
Microsoft 365 willen voorbereiden op Copilot, AI en Agents

We passen niet zo goed bij bedrijven die:

SharePoint en Teams uitsluitend zien als een digitale fileshare
Voor iedere afdeling of ieder project volledig hun eigen structuur en werkwijze willen blijven hanteren.
Een DMS zoeken dat alleen documenten opslaat, zonder bredere visie op informatiemanagement
Vooral een technische oplossing zoeken zonder aandacht voor structuur, governance en beheer
AI willen inzetten zonder ook te kijken naar de kwaliteit, structuur en beschikbaarheid van de informatie waarop AI werkt
Wat we doen voor industrie en productie

Haal meer uit Microsoft 365 als informatieplatform

DailyDrive maakt van Microsoft 365 het centrale informatieplatform voor product-, klant- en projectdocumentatie. Informatie uit verschillende bedrijfsprocessen komt samen binnen één herkenbare SharePoint-omgeving en is vanuit Teams beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers.

Eén uniforme omgeving per product, project of klant

DailyDrive kan automatisch SharePoint-sites aanmaken voor verschillende informatiegebieden. Iedere omgeving volgt dezelfde basisstructuur en wordt direct voorzien van bibliotheken, metadata, rollen en toegangsrechten.

Denk aan omgevingen voor:

  • klanten en leveranciers;
  • producten en productgroepen;
  • projecten en orders;
  • engineering en werkvoorbereiding;
  • productie en onderhoud;
  • kwaliteit en certificering;
  • locaties en afdelingen.

Medewerkers weten daardoor waar documenten staan en waar nieuwe informatie moet worden opgeslagen. Tegelijk kan de inrichting worden afgestemd op verschillende typen projecten, producten en processen.

Demo bekijken
1. Projectgegevens komen uit het bronsysteem
DailyDrive koppelt met het ERP-, CRM-, PLM- of projectmanagementsysteem. Klantnummers, productgegevens, projecten, orders, medewerkers en statussen worden vanuit de leidende bron overgenomen.
2. DailyDrive maakt de projectsite aan
Bij de start van een nieuw project wordt automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De juiste structuur, huisstijl en projectinformatie worden direct toegepast.
3. Structuur en governance worden toegepast
Bibliotheken, metadata, rollen, toegangsrechten en functionaliteiten worden direct volgens de centrale afspraken toegevoegd.
4. Documenten komen op de juiste plaats terecht
Tekeningen, specificaties, contracten, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten worden gekoppeld aan de juiste klant, order, product of project.
5. Projectteams gebruiken en delen documenten
Medewerkers werken vanuit SharePoint en Teams samen aan tekeningen, planningen, rapportages en andere projectdocumenten. Versiebeheer maakt duidelijk welke versie actueel is en externe partijen krijgen gecontroleerd toegang tot alleen de informatie die voor hen relevant is.
6. Compliance en bewaartermijnen worden toegepast
Tijdens en na het project kunnen afspraken over documentstatus, bewaartermijnen, archivering en verwijdering worden toegepast. Bij het afsluiten van een project worden definitieve documenten vastgelegd, bewerkrechten beperkt en projectinformatie volgens het geldende beleid bewaard of verwijderd. Zo ondersteunt DailyDrive een controleerbare dossiervorming en de naleving van interne en externe compliance-eisen.

Zo werkt DailyDrive voor de industrie

Een goed documentmanagementsysteem draait niet alleen om waar documenten worden opgeslagen, maar vooral om structuur, vindbaarheid en controle. DailyDrive zorgt ervoor dat medewerkers binnen SharePoint en Teams volgens dezelfde logica werken, informatie sneller vinden en documenten op de juiste plek opslaan. Tegelijkertijd worden terugkerende beheertaken zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Zo blijft je documentomgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het aantal klanten, projecten, teams of medewerkers groeit.

Meer informatie

Kwaliteit, compliance en intellectueel eigendom

Productiebedrijven werken met vertrouwelijke technische informatie, klantafspraken, certificaten en kwaliteitsdocumentatie. Daarvoor moet duidelijk zijn wie informatie mag bekijken, wijzigen, delen of verwijderen.

DailyDrive ondersteunt dit met:

  • rollen en rechten per klant, project of afdeling;
  • gecontroleerde toegang voor leveranciers en klanten;
  • vaste documentstatussen en eigenaarschap;
  • versiehistorie en traceerbaarheid;
  • bewaartermijnen en archivering;
  • gecontroleerde afsluiting en verwijdering;
  • bescherming van technische kennis en intellectueel eigendom.

Zo helpt DailyDrive om interne kwaliteitsafspraken, informatiebeveiliging en relevante compliance-eisen consequent toe te passen binnen Microsoft 365.

Bekijk DailyDrive
M365 als informatieplatform

Koppel met jouw bronapplicatie

DailyDrive verbindt jouw ERP-, CRM-, PLM- en projectsoftware met Microsoft 365. Gegevens uit het leidende bronsysteem worden automatisch gebruikt om SharePoint-sites, metadata, teams en toegangsrechten in te richten.

Specialistische software blijft bestaan voor de processen waarvoor deze bedoeld is. DailyDrive brengt de bijbehorende documentatie samen in SharePoint en Teams. Zo voorkom je dubbele invoer en handmatige overdrachten tussen systemen.

Vraag ons meer over koppelingen

Maak jouw projectinformatie klaar voor AI

Copilot en toekomstige AI-agents kunnen pas betrouwbaar presteren wanneer projectinformatie vindbaar, actueel, begrijpelijk en correct afgeschermd is. Bij versnipperde opslag bestaat het risico dat AI relevante documenten mist, verouderde versies gebruikt of onvoldoende context heeft om een goede analyse te maken.

DailyDrive brengt structuur aan met projectnummers, metadata, documenttypen, projectfasen, statussen en toegangsrechten. Vanuit deze betrouwbare informatiebasis kunnen Copilot en toekomstige AI-agents projectteams bijvoorbeeld ondersteunen bij:

  • het samenvatten van contracten, rapportages en vergaderverslagen;
  • het terugvinden van relevante afspraken en projectdocumenten;
  • het vergelijken van verschillende documentversies;
  • het verzamelen van informatie voor oplever- en revisiedossiers;
  • het beantwoorden van vragen over de voortgang en inhoud van een project.
Bekijk DailyDrive
Document management systeem

AI-gedreven documentbeheer

Pricing

Standaardisatie en structuur voor jouw organisatie

DailyDrive Standard

Voor organisaties die SharePoint praktisch en gestructureerd willen inzetten als documentmanagementsysteem. Met een vaste inrichting, automatische metadata en een herkenbare documentstructuur voor iedere klant of ieder project.

€499* /maand
Meer informatie

*Tot 25 users. Meer gebruikers nodig? Vraag een offerte aan.

Bevat

  • SharePoint Site provisioning van max. 1 site collectie.
  • Zelfstandig folders en mappen configureren
  • Zelfstandig klanten en dossiers aanmaken
  • Automatisch toevoegen van metadata
  • Eenvoudig dossiers openen en sluiten
  • Geavanceerd zoeken op bestandsnaam, inhoud en metadata
  • Office en document sjablonen per hub beschikbaar
  • Eenvoudig verplaatsen van bestanden over verschillende SharePoint Site collecties
  • Converteren naar pdf
DailyDrive Excellence

Voor organisaties die meer regie willen over hun informatie en document management binnen Microsoft 365. Met aanvullende mogelijkheden voor governance, compliance, uitgebreid rechtenbeheer en samenwerking over teams en afdelingen heen.

€1495 /maand
Meer informatie

*Tot 99 users (€ 4,75 per extra user).

Bevat

  • Alles van DailyDrive Standard
  • Outlook add-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
  • Office add-in (opslaan vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
  • Proof of concept mogelijk
  • Uitgebreide en strike rechtenmatrix mogelijkheden (governance)
  • Visualisatie van rechten / toegang op sitecollectie niveau
  • Service desk voor functionele en technische ondersteuning
  • Intranet in SharePoint (Nieuws, Wiki)
  • Bestanden (Afdeling / team documenten)
  • Module: projecten
  • Module: vergaderingen
FAQ

Veelgestelde vragen

Hoe worden dossiers automatisch aangemaakt?
DailyDrive koppelt met het leidende bronsysteem van jouw kantoor. Zodra daarin een nieuwe klant wordt aangemaakt, kan DailyDrive automatisch een bijbehorende SharePoint-site opzetten. De afgesproken structuur, metadata, rollen en rechten worden direct toegepast.
Hoe werken rollen en toegangsrechten?
Toegang wordt ingericht op basis van rollen, klantteams en verantwoordelijkheden. Medewerkers krijgen alleen toegang tot de klantdossiers en onderdelen die voor hun werkzaamheden relevant zijn. Wijzigingen vanuit het bronsysteem kunnen automatisch worden doorgevoerd, waardoor rechten beter beheersbaar blijven.
Hoe ondersteunt DailyDrive governance?
DailyDrive vertaalt afspraken over documentbeheer naar een vaste technische inrichting. Denk aan uniforme dossierstructuren, metadata, naamgeving, rollen en toegangsrechten. Hierdoor is governance niet alleen vastgelegd in beleid, maar wordt deze ook consequent toegepast binnen Microsoft 365.
Draait DailyDrive binnen onze eigen Microsoft 365-tenant?
Ja. DailyDrive wordt ingericht binnen de bestaande Microsoft 365-tenant van jouw accountantskantoor. Medewerkers blijven werken in de vertrouwde omgeving van SharePoint en Teams, zonder dat documenten naar een afzonderlijk extern documentplatform hoeven te worden verplaatst.
Blijven wij eigenaar van onze documenten en gegevens?
Ja. De documenten en klantgegevens blijven binnen de Microsoft 365-omgeving van jouw kantoor. Je houdt zelf de regie over de data, toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en het beleid rondom informatiebeheer.
Wat gebeurt er met onze bestaande documenten?
Vooraf brengen we de bestaande data, opslaglocaties en dossierstructuren in kaart. Vervolgens bepalen we welke documenten worden gemigreerd en hoe deze binnen de nieuwe DailyDrive-structuur terechtkomen. Daarbij kunnen documenten worden gekoppeld aan de juiste klant, metadata en toegangsrechten, zodat oude versnippering niet één-op-één wordt meegenomen.
Is DailyDrive ook geschikt voor mijn bedrijf?
Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan is DailyDrive dé geschikte oplossing om structuur te krijgen in jouw document management systeem. DailyDrive is voor iedereen die grip wilt krijgen op haar DMS. Denk aan accountantskantoren, hogescholen en meer.
Ik wil DailyDrive. Hoe gaan we van start?
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive, dan doorlopen we samen de onderstaande stappen:

1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over DailyDrive
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie DailyDrive
Welke stappen worden doorlopen tijdens de pilot?
Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive middels een pilot, dan zullen wij samen de onderstaande stappen doorlopen. Een pilot bieden wij fixed priced aan.

1. Volledige installatie van DailyDrive op eigen Microsoft 365 tenant
2. Inrichting a.d.h.v. gesprekken en functionele keuzes
3. Koppelingen inrichten
4. Proefdata inladen in dossiers
5. Twee dagdelen een ambassadeurstraining
6. Ondersteuning vanuit Like-IT gedurende de pilot
7. Toepassen van de huisstijl
Hoe verloopt de datamigratie?
Het uiteindelijke doel is om de bestaande data over te zetten in de nieuwe DailyDrive structuur. We verplaatsen de data en zorgen dat deze in de nieuwe structuur komt. Daarmee wordt de toegang tot de data voor de juiste medewerkers gegarandeerd en de beveiliging op orde gebracht. Het migreren van de data doen we met onze eigen slimme tools en ShareGate. Wij gaan de bestaande data nog in kaart brengen zodat we daarna een inschatting kunnen maken van de tijd die nodig is om de data naar DailyDrive te migreren.
Wat zijn de kosten voor een DailyDrive DMS?
Voor DailyDrive DMS betaal je een vast bedrag van € 22,50 per user per maand. Om gebruik te maken van DailyDrive DMS moet je minimaal 25 users hebben.
Wat zijn de kosten voor koppelingen?
De kosten per koppeling zijn € 99,-. De koppelingen die mogelijk zijn: Afas, Alure Online, Tess, Exact online, Exact Jaarrekening, Exact Samenstel, Hix, Simplicate, Dynamics CRM, Business Central.
Contact

Haal meer uit jouw Microsoft 365 omgeving en document beheer

Neem contact met ons op

Wij vertellen je graag meer over onze unieke oplossing, zodat jij in de toekomst eenvoudig en gestructureerd documenten beheert in Microsoft 365.

Neem contact op