Bouw - Like-IT

Bouw en installatie

Een schaalbaar DMS voor de bouw in Microsoft 365

Binnen projecten veranderen tekeningen, planningen en werkdocumenten voortdurend. Toch staan documenten vaak verspreid over SharePoint, Teams, e-mail, netwerkschijven en systemen van ketenpartners. DailyDrive brengt alle projectinformatie samen in een vaste structuur binnen Microsoft 365. Zo werkt iedereen met de juiste documenten en bouw je tegelijkertijd aan een betrouwbare informatiebasis voor Copilot en toekomstige AI-agents.

Bekijk DailyDrive

Vertrouwd door:

Waar documentmanagement binnen de bouw en installatie vastloopt

Binnen een bouwproject werken kantoor, uitvoering, onderaannemers, leveranciers, adviseurs en opdrachtgevers met dezelfde projectinformatie. Zonder vaste structuur ontstaan verschillende versies, onduidelijke afspraken en documenten die alleen in mailboxen of persoonlijke mappen terug te vinden zijn.

Microsoft 365 biedt de techniek om informatie centraal te beheren. Maar zonder informatiearchitectuur, metadata, governance en automatisering is SharePoint nog geen volwaardig DMS voor bouwprojecten.

Waar documentmanagement in Microsoft 365 vaak vastloopt

Tekeningen en documenten staan verspreid

Projectinformatie staat in SharePoint, Teams, e-mail, lokale mappen en externe projectomgevingen. Hierdoor ontbreekt één logisch vertrekpunt voor medewerkers.

De actuele versie is niet duidelijk

Tekeningen, werkbeschrijvingen en planningen worden regelmatig aangepast. Als versiebeheer niet goed is ingericht, bestaat het risico dat medewerkers met verouderde informatie werken.

Ieder project is anders ingericht

Projectteams maken hun eigen mappen, Teams-omgevingen en werkwijzen. Daardoor moeten medewerkers bij ieder nieuw project opnieuw ontdekken waar informatie staat.

Documentbeheer vraagt te veel handmatig werk

Projectsites aanmaken, mappen inrichten, rechten instellen en documenten verplaatsen kost tijd. Bovendien neemt bij iedere handmatige handeling de kans op fouten toe.

Informatie is op locatie moeilijk vindbaar

Uitvoerders en andere medewerkers op de bouwplaats moeten snel bij de juiste informatie kunnen. Een onlogische structuur maakt hen afhankelijk van collega’s op kantoor.

Governance en compliance zijn onvoldoende geborgd

Zonder vaste afspraken over rollen, toegangsrechten, dossiervorming, bewaartermijnen en extern delen ontstaat onvoldoende grip op projectinformatie.

Check

Zijn we een match?

We werken goed samen met bedrijven die:

Microsoft 365, SharePoint en Teams willen inzetten als serieuze informatievoorziening

Een DMS willen dat verder gaat dan alleen documenten opslaan en terugvinden

Verschillende soorten informatie en samenwerking willen ondersteunen met een inrichting die past bij de organisatie

Afdelingen, projecten en processen volgens een duidelijke standaard willen organiseren, zonder alles in één vaste structuur te persen

Informatie uit primaire bedrijfsapplicaties centraal beschikbaar willen maken

Terugkerende inrichting en informatiestromen zoveel mogelijk willen automatiseren

Microsoft 365 willen voorbereiden op Copilot, AI en Agents

We passen niet zo goed bij bedrijven die:

SharePoint en Teams uitsluitend zien als een digitale fileshare

Voor iedere afdeling of ieder project volledig hun eigen structuur en werkwijze willen blijven hanteren.

Een DMS zoeken dat alleen documenten opslaat, zonder bredere visie op informatiemanagement

Vooral een technische oplossing zoeken zonder aandacht voor structuur, governance en beheer

AI willen inzetten zonder ook te kijken naar de kwaliteit, structuur en beschikbaarheid van de informatie waarop AI werkt

Wat we doen voor bouwbedrijven

Haal meer uit Microsoft 365 als informatieplatform

Met behulp van DailyDrive heb je écht een document management systeem (DMS) in Microsoft 365. Zo beschik je over een centraal informatieplatform voor jouw organisatie.

Uniform structuur per project in SharePoint

Voor ieder bouwproject kan DailyDrive automatisch een afzonderlijke SharePoint-site aanmaken. Alle projecten volgen dezelfde basisinrichting, terwijl ruimte blijft voor verschillende projecttypen, fasen en documentstromen.

Een projectsite kan bijvoorbeeld worden ingericht rond:

calculatie en voorbereiding;
contracten en afspraken;
ontwerp en tekeningen;
planning en uitvoering;
inkoop en onderaannemers;
kwaliteit en veiligheid;
wijzigingen en meerwerk;
oplevering en revisie.

Hierdoor herkennen medewerkers direct waar documenten staan, ongeacht het project waaraan ze werken.

Demo bekijken

1. Projectgegevens komen uit het bronsysteem

DailyDrive koppelt met het ERP-, CRM- of projectmanagementsysteem van jouw organisatie. Projectnummers, klantgegevens, projectteams en andere kenmerken worden vanuit de leidende bron overgenomen.

2. DailyDrive maakt de projectsite aan

Bij de start van een nieuw project wordt automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De juiste structuur, huisstijl en projectinformatie worden direct toegepast.

3. Rollen, rechten en metadata worden ingericht

Medewerkers en externe partijen krijgen toegang op basis van hun rol binnen het project. Documenten worden gekoppeld aan kenmerken zoals projectnummer, projectfase, documenttype, status of discipline.

4. Documenten komen op de juiste plaats terecht

Informatie uit gekoppelde systemen en documentprocessen wordt ondergebracht in het juiste project. Medewerkers werken daardoor vanuit één herkenbare omgeving in Microsoft 365.

5. Projectteams gebruiken en delen documenten

Medewerkers werken vanuit SharePoint en Teams samen aan tekeningen, planningen, rapportages en andere projectdocumenten. Versiebeheer maakt duidelijk welke versie actueel is en externe partijen krijgen gecontroleerd toegang tot alleen de informatie die voor hen relevant is.

6. Compliance en bewaartermijnen worden toegepast

Tijdens en na het project kunnen afspraken over documentstatus, bewaartermijnen, archivering en verwijdering worden toegepast. Bij het afsluiten van een project worden definitieve documenten vastgelegd, bewerkrechten beperkt en projectinformatie volgens het geldende beleid bewaard of verwijderd. Zo ondersteunt DailyDrive een controleerbare dossiervorming en de naleving van interne en externe compliance-eisen.

Zo werkt DailyDrive voor bouw- en installatiebedrijven

Een goed documentmanagementsysteem draait niet alleen om waar documenten worden opgeslagen, maar vooral om structuur, vindbaarheid en controle. DailyDrive zorgt ervoor dat medewerkers binnen SharePoint en Teams volgens dezelfde logica werken, informatie sneller vinden en documenten op de juiste plek opslaan. Tegelijkertijd worden terugkerende beheertaken zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Zo blijft je documentomgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het aantal klanten, projecten, teams of medewerkers groeit.

Contact opnemen

Maak jouw projectinformatie klaar voor AI

Copilot en toekomstige AI-agents kunnen pas betrouwbaar presteren wanneer projectinformatie vindbaar, actueel, begrijpelijk en correct afgeschermd is. Bij versnipperde opslag bestaat het risico dat AI relevante documenten mist, verouderde versies gebruikt of onvoldoende context heeft om een goede analyse te maken.

DailyDrive brengt structuur aan met projectnummers, metadata, documenttypen, projectfasen, statussen en toegangsrechten. Vanuit deze betrouwbare informatiebasis kunnen Copilot en toekomstige AI-agents projectteams bijvoorbeeld ondersteunen bij:

het samenvatten van contracten, rapportages en vergaderverslagen;
het terugvinden van relevante afspraken en projectdocumenten;
het vergelijken van verschillende documentversies;
het verzamelen van informatie voor oplever- en revisiedossiers;
het beantwoorden van vragen over de voortgang en inhoud van een project.

Bekijk DailyDrive

Document management systeem

AI-gedreven documentbeheer

Koppel met jouw bronapplicatie

DailyDrive verbindt jouw ERP-, CRM-, projectmanagement- en planningssoftware met Microsoft 365. Gegevens uit het leidende bronsysteem, zoals projectnummers, klanten, projectteams en statussen, worden automatisch gebruikt om SharePoint-sites, metadata en toegangsrechten in te richten.

Specialistische bouwsoftware blijft gewoon bestaan voor de processen waarvoor deze bedoeld is. DailyDrive brengt de bijbehorende documenten en projectinformatie gestructureerd samen binnen SharePoint en Teams. Zo voorkom je dubbele invoer en ontstaat één centrale, betrouwbare informatieomgeving voor ieder bouwproject: jouw single source of truth.

Kennismaking inplannen

Pricing

Standaardisatie en structuur voor jouw organisatie

DailyDrive Standard

Voor organisaties die SharePoint praktisch en gestructureerd willen inzetten als documentmanagementsysteem. Met een vaste inrichting, automatische metadata en een herkenbare documentstructuur voor iedere klant of ieder project.

€499* /maand

Meer informatie

*Tot 25 users. Meer gebruikers nodig? Vraag een offerte aan.

Bevat

SharePoint Site provisioning van max. 1 site collectie.
Zelfstandig folders en mappen configureren
Zelfstandig klanten en dossiers aanmaken
Automatisch toevoegen van metadata
Eenvoudig dossiers openen en sluiten
Geavanceerd zoeken op bestandsnaam, inhoud en metadata
Office add-in (vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
Outlook plug-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
Office en document sjablonen per hub beschikbaar
Eenvoudig verplaatsen van bestanden over verschillende SharePoint Site collecties
Converteren naar pdf

DailyDrive Excellence

Voor organisaties die meer regie willen over hun informatie en document management binnen Microsoft 365. Met aanvullende mogelijkheden voor governance, compliance, uitgebreid rechtenbeheer en samenwerking over teams en afdelingen heen.

€1495 /maand

Meer informatie

*Tot 99 users (€ 4,75 per extra user).

Bevat

Alles van DailyDrive Standard
Outlook add-in voor opslaan e-mail (en bijlagen) in SharePoint
Office add-in (vanuit Word, Excel direct in SharePoint)
Proof of concept mogelijk
Uitgebreide en strike rechtenmatrix mogelijkheden (governance)
Visualisatie van rechten / toegang op sitecollectie niveau
Service desk voor functionele en technische ondersteuning
Intranet in SharePoint (Nieuws, Wiki)
Bestanden (Afdeling / team documenten)
Module: projecten
Module: vergaderingen

FAQ

Veelgestelde vragen

Hoe worden klantdossiers automatisch aangemaakt?

DailyDrive koppelt met het leidende bronsysteem van jouw kantoor. Zodra daarin een nieuwe klant wordt aangemaakt, kan DailyDrive automatisch een bijbehorende SharePoint-site opzetten. De afgesproken structuur, metadata, rollen en rechten worden direct toegepast.

Hoe werken rollen en toegangsrechten?

Toegang wordt ingericht op basis van rollen, klantteams en verantwoordelijkheden. Medewerkers krijgen alleen toegang tot de klantdossiers en onderdelen die voor hun werkzaamheden relevant zijn. Wijzigingen vanuit het bronsysteem kunnen automatisch worden doorgevoerd, waardoor rechten beter beheersbaar blijven.

Hoe ondersteunt DailyDrive governance?

DailyDrive vertaalt afspraken over documentbeheer naar een vaste technische inrichting. Denk aan uniforme dossierstructuren, metadata, naamgeving, rollen en toegangsrechten. Hierdoor is governance niet alleen vastgelegd in beleid, maar wordt deze ook consequent toegepast binnen Microsoft 365.

Draait DailyDrive binnen onze eigen Microsoft 365-tenant?

Ja. DailyDrive wordt ingericht binnen de bestaande Microsoft 365-tenant van jouw accountantskantoor. Medewerkers blijven werken in de vertrouwde omgeving van SharePoint en Teams, zonder dat documenten naar een afzonderlijk extern documentplatform hoeven te worden verplaatst.

Blijven wij eigenaar van onze documenten en gegevens?

Ja. De documenten en klantgegevens blijven binnen de Microsoft 365-omgeving van jouw kantoor. Je houdt zelf de regie over de data, toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en het beleid rondom informatiebeheer.

Wat gebeurt er met onze bestaande documenten?

Vooraf brengen we de bestaande data, opslaglocaties en dossierstructuren in kaart. Vervolgens bepalen we welke documenten worden gemigreerd en hoe deze binnen de nieuwe DailyDrive-structuur terechtkomen. Daarbij kunnen documenten worden gekoppeld aan de juiste klant, metadata en toegangsrechten, zodat oude versnippering niet één-op-één wordt meegenomen.

Is DailyDrive ook geschikt voor mijn bedrijf?

Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan is DailyDrive dé geschikte oplossing om structuur te krijgen in jouw document management systeem. DailyDrive is voor iedereen die grip wilt krijgen op haar DMS. Denk aan accountantskantoren, hogescholen en meer.

Ik wil DailyDrive. Hoe gaan we van start?

Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive, dan doorlopen we samen de onderstaande stappen:

1. Een kennismakingsgesprek
2. Demo over DailyDrive
3. Offerte
4. Het opzetten van een pilot
5. Volledige integratie DailyDrive

Welke stappen worden doorlopen tijdens de pilot?

Mocht je aan de slag willen gaan met DailyDrive middels een pilot, dan zullen wij samen de onderstaande stappen doorlopen. Een pilot bieden wij fixed priced aan.

1. Volledige installatie van DailyDrive op eigen Microsoft 365 tenant
2. Inrichting a.d.h.v. gesprekken en functionele keuzes
3. Koppelingen inrichten
4. Proefdata inladen in dossiers
5. Twee dagdelen een ambassadeurstraining
6. Ondersteuning vanuit Like-IT gedurende de pilot
7. Toepassen van de huisstijl

Hoe verloopt de datamigratie?

Het uiteindelijke doel is om de bestaande data over te zetten in de nieuwe DailyDrive structuur. We verplaatsen de data en zorgen dat deze in de nieuwe structuur komt. Daarmee wordt de toegang tot de data voor de juiste medewerkers gegarandeerd en de beveiliging op orde gebracht. Het migreren van de data doen we met onze eigen slimme tools en ShareGate. Wij gaan de bestaande data nog in kaart brengen zodat we daarna een inschatting kunnen maken van de tijd die nodig is om de data naar DailyDrive te migreren.

Wat zijn de kosten voor een DailyDrive DMS?

Voor DailyDrive DMS betaal je een vast bedrag van € 22,50 per user per maand. Om gebruik te maken van DailyDrive DMS moet je minimaal 25 users hebben.

Wat zijn de kosten voor koppelingen?

De kosten per koppeling zijn € 99,-. De koppelingen die mogelijk zijn: Afas, Alure Online, Tess, Exact online, Exact Jaarrekening, Exact Samenstel, Hix, Simplicate, Dynamics CRM, Business Central.

Contact

Haal meer uit jouw Microsoft 365 omgeving en document beheer

Neem contact met ons op

Wij vertellen je graag meer over onze unieke oplossing, zodat jij in de toekomst eenvoudig en gestructureerd documenten beheert in Microsoft 365.

Neem contact op