Sinds begin 2025 werkt De Twentse Accountants & Adviseurs met DailyDrive. Het documentmanagementsysteem maakt werken in Microsoft 365, SharePoint en Teams eenvoudig en biedt voldoende flexibiliteit en functionaliteit om ook in de toekomst aan de wensen van het kantoor te voldoen.
De Twentse Accountants & Adviseurs is een betrokken en nuchter accountantskantoor gevestigd in Ootmarsum en Rijssen. Het team van vijfentwintig financieel specialisten staat regionale klanten bij met een breed palet aan diensten. Patrick Kok, financieel adviseur en medeoprichter: “Wij richten ons op het mkb en helpen ondernemers niet alleen met samenstelwerkzaamheden maar ook met belastingzaken, salarisadministratie, financieringen en rendementsadvies.”
Gebruiksvriendelijke omgeving
Het kantoor gaat voor klanten graag een stap verder. Er gaat dan ook geen jaarrekening de deur uit zonder advies over de verdere mogelijkheden. Om een stap extra te kunnen zetten voor klanten, hecht het kantoor veel waarde aan goede ICT-voorzieningen. “We hebben een IT-partner die ons ondersteunt en werken inmiddels al een aantal jaren in de cloud. Op 1 januari 2025 zijn we overgestapt op het documentmanagementsysteem DailyDrive van Like-IT”, legt Patrick uit.
“Like-IT is gewoon bereikbaar, en dat is niet bij alle ontwikkelaars het geval”
– Patrick Kok
De overstap op SaaS-oplossing van Like-IT paste beter bij de cloud-first strategie van De Twentse en biedt verschillende voordelen volgens Patrick: “Ons vorige DMS sloot niet goed aan bij onze eisen. We hadden behoefte aan een gebruiksvriendelijke omgeving. We misten flexibiliteit en de inrichting kwam soms niet overeen met onze wensen.” De oplossing van Like-IT fungeert volgens hem als een schil over SharePoint en dat zorgt niet alleen voor een overzichtelijke structuur waarbinnen documenten altijd terug te vinden zijn, maar borgt ook de veiligheid. Bovendien is het DMS eenvoudig te koppelen met andere software waardoor bepaalde werkprocessen veel makkelijker zijn te automatiseren.
Samenwerking met Like-IT
De voordelen van DailyDrive hebben de besluitvorming om over te stappen aanzienlijk versneld. In de zomer van 2024 heeft het kantoor de eerste oriënterende gesprekken gevoerd en in het najaar is de implementatie gestart. “In de eerste sessies hebben we onze wensen besproken en samen met de ontwikkelaars ook gekeken naar de toekomst. Al snel bleek dat onze ideeën technisch haalbaar waren. Vervolgens is er een export gemaakt van de bestaande data en is die overgezet naar DailyDrive. Alle nieuwe data werd vanaf dat moment automatisch in de juiste map opgeslagen”, vertelt Patrick. Op het implementatieproces kijkt hij met een tevreden gevoel terug: “Like-IT is een kleine club mensen waar je prettig mee kunt samenwerken. Lopen we ergens tegenaan, dan is een WhatsAppbericht of e-mail voldoende. Je weet zeker dat het opgepakt wordt. Het team is gewoon goed bereikbaar, en dat is niet bij alle ontwikkelaars het geval.”
Optimaliseren en doorontwikkelen
SharePoint en DailyDrive bieden volgens Patrick voldoende handvatten voor fine tuning en doorontwikkeling: “We hebben de eerste maanden van het jaar gebruikt om het nieuwe DMS verder te optimaliseren. Implementatie kost tijd en medewerkers moeten wennen. Dat hebben we intern samen met Like-IT opgepakt.” Daarnaast kijkt het kantoor naar andere functionaliteiten binnen het DMS. “We willen een notificatiesysteem waarmee we automatisch een melding krijgen wanneer er stukken van de klant binnenkomen of wanneer specifieke opdrachten of rentetermijnen aflopen. Dat maakt het werk van de officemanagers makkelijker en stelt ons in staat om tijdig actie te ondernemen. Uiteindelijk hebben ook onze klanten daar profijt van.”
Efficiëntere communicatie met klanten
Met DailyDrive ziet De Twentse Accountants & Adviseurs nieuwe mogelijkheden om de samenwerking met klanten te verbeteren. “Momenteel worden documenten vaak nog via e-mail opgevraagd, maar dat zou ook rechtstreeks via SharePoint en DailyDrive kunnen. Het idee is eenvoudig: klanten ontvangen een uitnodiging en kunnen hun bestanden direct uploaden. Dat bespaart tijd en we kunnen werkprocessen veel efficiënter inrichten.”
Hoewel dit laatste nog toekomstmuziek is, passen dergelijke functionaliteiten binnen DailyDrive goed bij de ambities van het Twentse kantoor. “Het nieuwe DMS sluit naadloos aan bij de moderne manier van werken. Het draagt er in belangrijke mate aan bij dat we klanten actiever kunnen betrekken bij ons werk”, benadrukt Patrick Kok.
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Vraag dan een demo aan.
