Om kwalitatief hoogwaardige diensten te kunnen leveren aan klanten stelt Troost Accountants hoge eisen aan de betrouwbaarheid, veiligheid en stabiliteit van IT-systemen. Binnen het kantoor wordt het softwarelandschap flink onder handen genomen. Mede-eigenaar Maurice Ruivenkamp vertelt waarom het kantoor is overgestapt op DailyDrive, het documentmanagementsysteem voor de accountancy.
Met dertig medewerkers ondersteunt Troost Accountants mkb’ers met een breed pakket aan diensten: van het kiezen van de juiste rechtsvorm en overnames tot en met het opstellen van jaarrekeningen en financieringsaanvragen. Maurice Ruivenkamp is, naast de controlepraktijk, medeverantwoordelijk voor de IT: “In 2023 zijn we ons gaan oriënteren op een migratie naar de cloud. We hebben vervolgens Full Finance ingeschakeld om ons daarbij te helpen.” Via de partner voor administratie- en accountantskantoren is eerst gekeken naar Tess, het pakket voor relatiebeheer en practice management en Hix, ontwikkelaar van onder andere ondertekensoftware. “Tijdens die gesprekken zijn we ook in contact gekomen met Like-IT en hebben we kennisgemaakt met hun cloudbased documentmanagementsysteem DailyDrive.”
Softwarekoppelingen
DailyDrive is een SaaS-oplossing die naadloos integreert met Microsoft 365. Het geeft SharePoint veel extra functionaliteiten en direct beschikbare koppelingen met accountancysoftware als Exact Online, Hix en Tess. Juist die laatste twee speelden voor het kantoor een belangrijke rol om ook over te stappen op DailyDrive. “De integratie tussen het CRM-pakket, de ondertekensoftware en het DMS heeft wel enige tijd in beslag genomen. We liepen in de praktijk soms tegen zaken aan waarvan we vooraf de impact niet goed hadden ingeschat. Als er een probleem was met een document in het DMS moesten we ook kijken of de fout niet in een van de twee andere pakketten zat. Maar dat is uiteindelijk heel goed opgepakt.”
“De inrichting van DailyDrive klopt en het werkt gewoon goed.
Daar zijn we zeer tevreden over.”– Maurice Ruivenkamp
Hoewel het in de praktijk soms net even anders liep dan op papier, vindt Maurice dat de samenwerking met de softwareontwikkelaars voor alle partijen vruchten heeft afgeworpen. “Met drie collega’s van het kantoor zijn we bijna wekelijks rond de tafel gegaan om het project te begeleiden. De ontwikkelaars hebben ons geholpen, maar onze feedback heeft ook bijgedragen aan betere koppelingen tussen de drie pakketten.” Specifiek over de rol van Like-IT is hij zeer tevreden. “Die jongens hebben wel een prestatie geleverd. In oktober 2023 zijn ze het DMS gaan bouwen en inrichten en op 1 januari 2024 zijn we live gegaan.”
Het kantoor heeft bewust gekozen om eerst met de controlepraktijk over te stappen op DailyDrive. Maurice: “In de cloud is het bronsysteem Tess ingericht waar opdrachtbevestigingen worden aangemaakt. Die worden doorgestuurd naar Hix voor ondertekening. De koppeling met DailyDrive zorgt dat deze stukken automatisch worden opgeslagen in SharePoint. Voor onze praktijk wordt op dit moment Hyarchis gebruikt in combinatie met Unit4 FDS dat draait op een lokale server. Wel zijn we samen met Exact aan het kijken hoe we de combinatie met DailyDrive in de toekomst ook een plek in onze IT-infrastructuur kunnen gaan geven.”
Goede communicatie
Nieuwe software betekent een andere manier van werken en daar moeten medewerkers aan wennen. Maurice geeft een heel basaal voorbeeld: “Als we facturen versturen moet er een vinkje aangezet worden om een urenspecificatie mee te sturen. Doet een verantwoordelijk medewerker dat niet, dan wordt die specificatie niet verzonden. Daar moeten we betrokken medewerkers over informeren.” Om iedereen intern voor te bereiden zijn er op kantoor verschillende voorlichtingssessies georganiseerd. “Daar hebben we wel echt over nagedacht. In twee sessies konden medewerkers met de laptop op schoot onder andere vragen stellen aan het team van Like-IT. Waren er nog onduidelijkheden dan was daar op de tweede dag nog alle ruimte voor. Vervolgens zijn ze er vrijwel direct mee aan de slag gegaan.”
DailyDrive geeft Troost Accountants grip op het documentmanagement en brengt automatisch structuur en standaardisatie aan. Voor medewerkers is duidelijk waar documenten opgeslagen worden en zoeken en delen is een stuk eenvoudiger geworden. Dat bespaart het kantoor uiteindelijk veel tijd, tijd die nu besteed kan worden aan bijvoorbeeld klantadvies. “Aanpassingen in je softwarelandschap kosten best veel energie. Die investering moet je ervoor over hebben. We zijn superblij met DailyDrive. De inrichting klopt en het werkt gewoon goed. Daar zijn we zeer tevreden over. De communicatie is goed en ook al heeft het aan het begin soms geschuurd, zonder wrijving geen glans”, besluit Maurice.
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Vraag dan een demo aan.
