Voor de ontwikkeling van hoogwaardige procesapparatuur is compliance essentieel. Volgens Jesper Willemsen, manager ICT, heeft Hosokawa Micron bv daarom gekozen voor DailyDrive. De DMS-oplossing van Like-IT waarmee multidisciplinaire projectteams veilig en eenvoudig kunnen samenwerken in het hele traject van offerte tot en met ontwikkeling.
Hosokawa Micron is een wereldwijde leverancier van procesapparatuur en -systemen voor de mechanische en thermische verwerking van droge en natte poeders voor onder andere de chemie, voedingsmiddelenindustrie, cosmetica, energie en milieu, pharma en kunststoffen. Jesper: “Onze klanten stellen hele specifieke en hoge eisen aan compliance. In de opportunityfase, voordat we apparatuur ontwikkelen of tijdens de orderfase moeten we bijvoorbeeld een non-disclosure agreement (NDA) ondertekenen en garanderen dat we onze processen en data op orde hebben.”
Databeveiliging
Het bedrijf beschikt in Doetinchem over uitgebreide faciliteiten voor R&D, testen, productie, loonverwerking en lifecycle services. “Van ontwikkeling tot en met de bouw werken de medewerkers aan geavanceerde procesoplossingen. Kwaliteitsborging is binnen ons bedrijf dan ook heel belangrijk.” Hosokawa Micron is onder andere ISO 9001- en ISO 14001 gecertificeerd en heeft recent de laatste audit voor ISO 27001 met succes doorlopen. Jesper: “Om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie te waarborgen, hebben we bijvoorbeeld kritisch moeten kijken hoe we intern met informatie omgaan en wie toegang heeft tot bepaalde data.”
“Like-IT legt met DailyDrive een extra schil over SharePoint waarmee rollen en rechten strak en eenvoudig te managen zijn.”
– Jesper Willemsen, Manager ICT
Het van oorsprong Japanse bedrijf werkte met een klassieke on-premise fileserver die onvoldoende functionaliteiten bood om veilig samen te werken in multidisciplinaire projectteams. Daarnaast was het technisch moeilijk te beheren. “We zijn Microsoft-georiënteerd en werken steeds meer in de Microsoft Cloud. Eigenlijk waren we er snel uit dat we SharePoint als DMS wilden gebruiken. Maar we kwamen erachter dat het lastig is om dat zelf goed in te richten. Daarom hebben we contact gezocht met Like-IT. Zij kunnen met DailyDrive een extra schil over het cloudplatform leggen waarmee rollen en rechten strak en eenvoudig te managen zijn. Bovendien hebben we met DailyDrive genoeg handvatten om in de toekomst software te integreren of gebruik te maken van bijvoorbeeld AI mogelijkheden”, vertelt hij.
Met één klik projectsites aanmaken
Voor de overstap op de SaaS-oplossing van Like-IT werd bij aanvang van een project handmatig een mappenstructuur aangelegd door een verkoopteam. Jesper: “In het begin is dat nog geen probleem, omdat maar een beperkt aantal mensen uit dat team toegang moet hebben. Als het project verder vordert en er ook engineers, procesmedewerkers en andere disciplines bij betrokken worden, dan is het al wat ingewikkelder. Veel mensen leveren input aan voor een offerte, maar niet iedereen hoeft toegang te hebben tot alle informatie. Om de toegangsrechten direct goed in te regelen, hebben we gekozen voor DailyDrive”, legt Jesper uit. DailyDrive stelt het bedrijf in staat om met één klik projectsites aan te maken in SharePoint met een eenduidige mappenstructuur. Voor elk project worden de documenten automatisch in de juiste map veilig opgeslagen en zijn makkelijk te delen met medewerkers met de juiste rechten.
Op 1 april is binnen de verkoopteams van Hosokawa Micron de eerste pilot met DailyDrive gestart met het inrichten van de templates voor alle projecten waar een NDA vereist is. Jesper: “We hebben zowel een template voor de opportunityfase, waarbinnen de offerte wordt opgesteld, als de orderfase wanneer de klant akkoord is gegaan. Beide hebben een eigen mappenstructuur. Voor iedereen die betrokken is, is direct duidelijk waar ze wat kunnen vinden.” Like-IT heeft hierbij rekening gehouden met de flexibiliteitseisen van het bedrijf. “Het mooie van DailyDrive is dat de uitrol van een project voor circa negentig procent geautomatiseerd gaat. De mappenstructuren en alle standaard rechten staan direct goed. Het overige variabele deel wat per project anders is, is flexibel in te richten. Dat deel controleert de IT-afdeling.”
“Bij Like-IT weten ze precies hoe SharePoint werkt.”
– Jesper Willemsen, Manager ICT
Een nieuwe manier van werken
Met de templates geeft DailyDrive het DMS, en daarmee de projecten, een standaard structuur. “We rollen dit gefaseerd uit. We beginnen met alle projecten waarbij een NDA om de hoek komt kijken. De volgende stap is dat we alle data van de verkoopteams in DailyDrive opnemen. Daarmee creëren we een eenduidige manier van werken.” Volgens de manager ICT moeten medewerkers wel even een weg vinden. “Voorheen gebruikten we gewoon de Windowsverkenner, nu werkt iedereen in de browser. In het begin is dat zoeken maar uiteindelijk werkt dat wel fijn.”
Jesper kijkt tevreden terug op de afgelopen maanden. “Daily Drive werkt gewoon goed en de interface ziet er mooi en overzichtelijk uit. Zelf SharePoint inrichten als DMS is gewoon heel lastig. Bij Like-IT hebben ze verstand van het platform. Ze sluiten aan bij de wensen van de klant.” De toepassing van DailyDrive bij Hosokawa Micron bewijst dat Like-IT niet alleen de accountancy en de sociale sector kan voorzien van een veilig DMS, maar ook de maakindustrie. “Wij merkten dat ze ons vraagstuk heel leuk vonden en daar enthousiast mee aan de slag zijn gegaan. Ze komen zelf met ideeën en dat is prettig samenwerken”, eindigt Jesper Willemsen.
